Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Lobby groups 1- COP26'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 14.12.2021 
C(2021) 9637 final 
 
 
Ms Belen Balanya 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2021/3564 
Dear Ms Balanya, 
 
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  4  October  2021,  registered  on  the  next  day,  by 
which  you lodge a confirmatory application in  accordance  with  Article 7(2) of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
 
Through your initial application of 31 May 2021, you requested access to, I quote,  
 
‘1-  all  correspondence  (including  email)  between  1st  january  2021  and  31st  May  2021 
between Commissioner Timmermans, President van der Leyen, and/or their cabinets and/or 
officials  from  DG  Clima  and  Secretariat  General  on  one  hand  and  representatives  of 
Concawe/FuelsEurope,  IOGP  (International  Association  of Oil  &  Gas Producers, Eurogas, 
Cefic (European Chemical Industry Council), Business Europe, ERT (European Roundtable 
of  Industrialists),  IETA  (International  Emissions  Trading  Association),  Hydrogen  Europe, 
CEPS,    Eurogas,  Kangaroo  Group,  American  Chamber  of  Commerce,  British  Chamber  of 
Commerce  |  EU &  Belgium  (Britcham),  ZEP  Zero Emissions Platform  , European Energy 
Forum,  Friends  of  Europe,  Bruegel,  International  Chamber  of  Commerce,  Global  Oil  and 
Gas  Industry  Association  for  Environmental  and  Social  Issues  (IPIECA),  Oil  Council, 
World  Petroleum  Council  and/or  Confindustria    on  the  other,  where  the  issues  of  COP26 
was addressed. 
                                                 

OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 

OJ L145, 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
2 - list  of meetings/videocalls/calls  between between 1st  january 2021 and 31st May 2021 
between Commissioner Timmermans, President van der Leyen, and/or their cabinets and/or 
officials  from  DG  Clima  and  Secretariat  General  on  one  hand  and  representatives  of 
Concawe/FuelsEurope,  IOGP  (International  Association  of Oil  &  Gas Producers, Eurogas, 
Cefic (European Chemical Industry Council), Business Europe, ERT (European Roundtable 
of  Industrialists),  IETA  (International  Emissions  Trading  Association),  Hydrogen  Europe, 
CEPS,  Eurogas,  Kangaroo Group, American Chamber of Commerce, British Chamber of 
Commerce  |  EU &  Belgium  (Britcham),  ZEP  Zero Emissions Platform  , European Energy 
Forum,  Friends  of  Europe,  Bruegel,  International  Chamber  of  Commerce,  Global  Oil  and 
Gas  Industry  Association  for  Environmental  and  Social  Issues  (IPIECA),  Oil  Council, 
World  Petroleum  Council  and/or  Confindustria    on  the  other,  where  the  issues  of  COP26 
was addressed. 
3 - minutes of the meetings/videocalls/calls mentioned above.’ 
 
In its initial  reply  of  13  September 2021,  the European Commission’s  Directorate-General 
for  Climate  Action  identified  49  documents  falling  within  the  scope  of  your  request  in  an 
annex  attached  to  the  decision.  It  granted  wide  partial  access  to  the  identified  documents, 
subject to the redaction of personal data under Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
As regards point ii) of  your request , the Directorate-General for Climate Action informed 
you that the list of meetings of the Executive Vice-President Timmermans, his Cabinet and 
the Director-General  of the Directorate-General  for Climate Action  with organisations and 
self-employed individuals is publicly available and provided you with the links.  
 
Indeed, the Members of the Commission shall make public information on all meetings held 
by them  and members of their Cabinet with  organisations or self-employed individuals on 
issues  relating  to  policy-making  and  implementation  in  the  Union  in  accordance  with  the 
Commission Decision 2104/839/EU, Euratom of 25 November 20143. The same obligation 
applies  to  officials  of  the  European  Commission  having  the  status  of  Director-General  in 
accordance with the Commission Decision 2104/838/EU, Euratom of 25 November 20144.  
 
Please note that the same obligation does not apply to lower-ranking officials, not forming 
part of the senior management of the European Commission.  
 
The  Directorate-General  for  Climate  Action  further  informed  you  that  since  your  request 
covers various topics, it has been split between different Commission services5. Please note 
that  the  present  confirmatory  decision  provides  the  review  of  the  reply  of  the  Directorate-
General for Climate Action. 
 
In your confirmatory application, you challenge the absence of additional documents, as far 
as  meetings  between  lower-ranking  Commission  officials  and  representatives  of  the 
                                                 
3   OJ L 343, 28.11.2014, p. 22–24 
4   OJ L 343, 28.11.2014, p. 19–21 
5   Gestdem 2021-3540 was handled by the Secretariat-General. 


 
companies in question are concerned. In particular you argue that ‘in [your] original request 
[you]  asked  for  meetings  also  of  officials  from  DG  Clima  and  Secretariat  General. 
Commissioners, members of Cabinets and Directors Generals are a very limited part of the 
Commission officials, and lobbyists meets even more often with lower level officials whose 
meetings  are  not  declared  […].  [You]  accordingly  urge  [the  Commission]  to  disclose  the 
requested information in the shortest time possible.’ 
 
Against  this  background,  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  carried 
out a renewed search for the documents requested.  
 
The  Secretariat-General  sent  you  a  clarification  request  regarding  the  scope  of  your 
confirmatory application on 11 October 2021 and a reminder on 14 October 2021, to which 
you  replied  on  7  November  2021.    You  specified  in  your  reply  that  your  confirmatory 
application is limited to  points ii) and iii) of  your initial application, concerning the list of 
meetings  of  lower-ranking  Commission  officials  with  representatives  of  the  companies  in 
question and the minutes of those meetings. 
 
Following this  renewed  search,  I  would like to  inform  you  that the  European  Commission 
does not hold any documents that would fall within the scope of your request in addition to the 
documents that were already identified and partially disclosed at the initial stage.   
 
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in  that  Regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution, 
that  is  to  say,  documents  drawn  up  or  received  by  it  and  in  its  possession,  in  all  areas  of 
activity of the European Union.  
 
The Court of Justice held that ‘the right of access to documents of the institutions applies 
only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution  concerned  and  […] 
Regulation  No 1049/2001  may  not  be  relied  upon  to  oblige  an  institution  to  create  a 
document  which  does  not  exist.  It  follows  that,  […],  an  application  for  access  that  would 
require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that  document  were  based  on 
information already appearing in existing documents held by it, falls outside the framework 
of Regulation No 1049/2001’6.  
 
Other  than  the  publicly  available  information  on  meetings  of  the  Director-General  – 
accessible  via  the  public  links  –  the  Directorate-General  for  Climate  Action  does  not  hold 
any minutes or a list of meetings of its staff, not forming part of the senior management of 
the  institution,  with  the  representatives  of  the  specific  organisations  and  self-employed 
individuals in which you are interested.  
 
The  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission)  that 
there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the  declaration  by  the  institution 
                                                 
6   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 



 
asserting  that  documents  do  not  exist7.  This  presumption  continues  to  apply,  unless  the 
applicant can rebut it by relevant and consistent evidence8. The Court of Justice, ruling on 
an appeal in Case C-440/18 P, has confirmed these conclusions9.   
 
In  your  confirmatory  application,  you  did  not  provide  evidence  that  the  institution  is  in 
possession  of  documents  corresponding  to  the  description  provided  in  your  confirmatory 
request. 
 
Given that the European Commission does not hold any additional documents falling within 
the scope of your application, it is not in a position to fulfil your request. 
 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely,  
 
 
 
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General 

 
                                                 
7   Judgment  of  the  General  Court  of  23  April  2018,  Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission,  T-468/16, 
EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 
8   Ibid
9   Order of the Court of Justice of 30 January 2019,  Verein Deutsche Sprache  v Commission, C-440/18 P, 
EU:T:2018:207, paragraph 14.