Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'CTR - PEERS: Protection Enabling Environment and Resilience Services T05-EUTF-NOA-LY-08-03'.




 
Ref. Ares(2021)5020611 - 09/08/2021
EUROPEAN COMMISSION 
NEIGHBOURHOOD AND ENLARGEMENT NEGOTIATIONS 
 
 
  The acting Director-General  
Brussels,  
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2021/4090 
Dear Ms Pacciardi,  
I  refer  to  your  application  dated  19  June  20211,  registered  on  21  June  2021  following 
receipt of your postal address2. Your request concerns:  
Documents in relation to the implementation of the projects "CTR - PEERS: Protection 
Enabling Environment and Resilience Services T05-EUTF-NOA-LY-08-03":  

- In-depth Guidelines/minutes of meetings on how to carry out the activities generically 
indicated in the Action Fiches of project and in the Akvo platform. 
- Information concerning detailed activities that are being implemented under this 
project by CESVI and IMC. 
- Monitoring reports on performed activities. 
- Minutes of the meetings of the Operational Committee, as the body responsible for 
reviewing and approving the actions financed by the EUTF, and evaluating reports of the 
impact of this project on migrants and refugees. 
- Financial reports detailing the expenditure items of the 5,000,000 EUR budget so far 
invested in the project
.” 
I also refer to our emails of 12 June 20213 and 3 August 20214, by which we informed 
you  that  an  extended  time  limit  was  needed  for  the  purpose  of  internal  and  external 
consultations regarding your request.  
                                                 
1 Ref. Ares(2021)4035126. 
2 Ref. Ares(2021)4035640. 
3 Ref. Ares(2021)4514746. 
4 Ref. Ares(2021)4932861. 
Ms Agnese Pacciardi 
Via Vittorio Giambruni 2/4  
57128 Livorno 
Italy 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
  
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
Your  application  concerns  44  documents,  which  you  can  find  listed  in  Annex  ‘List  of 
documents’.  
Documents 6 to 15 are publicly available documents and you can find the relevant links 
to them in the annexed ‘List of documents’.  
As  regards  the  remaining  documents,  having  examined  them  under  the  provisions  of 
Regulation  (EC)  No  1049/20015  and  taking  into  account  the  opinion  of  third  parties 
concerned, I have decided that: 
-  Full access can be granted to documents 39 and 40; 
-  Partial access can be granted to documents 3, 4, 17, 18, 20, 21, 22, 25, 28 and 29 
as full disclosure is prevented by the exceptions to the right of access laid down in 
Article  4(2),  first  indent  (commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person, 
including intellectual property) and Article 4(1)(b) (protection of the privacy and 
integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
-  Access  must  be  refused  to  documents  1,  2,  5,  7,  16,  19,  23-27,  30-38,  41-44  as 
disclosure  is  prevented  by  the  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in 
Article  4(1)(a),  first  indent  (protection  of  the  public  interest  as  regards  public 
security), Article 4(1)(a), third indent (protection of the public interest as regards 
international relations), Article 4(2), first indent (commercial interests of a natural 
or legal person, including intellectual property),Article 4(1)(b) (protection of the 
privacy  and  integrity  of  the  individual)  and  Article  4(3),  second  subparagraph 
(protection of the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The justifications are as follows:  
1.  Protection of the public interest as regards public security 
Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security’. 
As regards the interests  protected by  Article 4(1)(a) of Regulation  (EC)  No 1049/2001, 
the General Court has ruled that, ‘it must be accepted that the particularly sensitive and 
fundamental nature of those interests, combined with the fact that access must, under that 
provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public  would 
undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which  must  thus  be  adopted  by  the 
institution a complexity and delicacy that call for the exercise of particular care. Such a 
decision requires, therefore, a margin of appreciation’6. 
In this context, it is important to mention that when (partial) access is given to documents 
as a result of an application submitted under Regulation (EC) No 1049/2001, this access 
is  automatically  granted  to  the public at large, and not  only to the  applicant  concerned. 
Taking  into  account  the  highly  volatile  and  complex  situation  in  Libya  at  the  moment, 
this fact is of particular importance.  
                                                 
5 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, Official Journal L 145 of 31 
May 2001, p. 43. 
6  Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  Client  Earth  v  European  Commission,  T-644/16, 
paragraph 23. 


 
Some of the documents identified, or parts thereof, contain concrete information  whose 
disclosure would put at risk not only staff, partners and contractors but also project target 
groups,  consisting  mostly  of  vulnerable  population  such  as  detained  refugees  and 
migrants. Documents or part of documents to which access is refused contain information 
on  the  location  of  activities  implemented  by  partners  and  contractors  as  well  as  the 
whereabouts  of  the  reached  target  groups,  locations  of  members  and  representatives  of 
local Civil Society Organisations (CSOs) managing key community-led initiatives as part 
of  this  action.  Certain  areas  of  Libya  might  be  targeted  if  such  information  is  publicly 
disclosed.  Cross-referencing  of  information  in  the  listed  documents  with  data  available 
via  other  sources  creates  the  risk  of  them  being  targeted  or  attacked  in  a  context  of 
growing instability such as the one in Libya. 
Having  regard  to  the  above,  I  conclude  that  there  is  a  reasonably  foreseeable  and  non-
hypothetical risk that disclosure of certain documents, or parts thereof, would undermine 
the protection of the public interest as regards public security. Therefore, I consider that 
the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(a),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 is justified, and that access to certain parts of the documents or to some of the 
documents in question must be refused on that basis. 
2.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
As per settled case-law, the institutions ‘must be recognised as enjoying a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
covered  by  [the  exceptions  provided  for  in  Article  4(1)(a)  of  Regulation  1049/2001] 
could undermine the public interest’7. 
Consequently,  ‘the Court’s review of the legality of the institutions’ decisions refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’8. 
The  full  public  disclosure  of  the  documents  identified  as  falling  under  the  scope  of  the 
request would severely affect the international relations between the EU and the Libyan 
authorities,  given  the  content  of  the  documents  which  provide  insight  into  relevant 
actors’ involvement and decision-making on the ground and could thereby undermine the 
strategic planning for envisaged project activities funded by the EU. This could, in turn, 
further jeopardize the EU and the other partners’ ability to provide support to vulnerable 
migrants in Libya and ultimately impede future access to final beneficiaries. 
Some of the listed documents were drafted as  a part of bilateral exchanges between the 
EU and its partners or for internal purposes. Disclosing such documents, which were not 
designed for external communications purposes, might lead to misunderstandings and/or 
misrepresentations regarding the nature of the EU-funded activities in Libya. This could 
be broadly relayed and negatively impact established international relations with Libyan 
                                                 
7 Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, paragraph 63. 
8 Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, paragraph 40. 


 
authorities,  third  country  representatives  and  partner  organisations  which  could 
ultimately lead to a heightened security risk for all the stakeholders involved. 
Against this background, there is a risk that full disclosure of certain documents, or parts 
thereof,  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards  international 
relations.  I  consider  this  risk  as  reasonably  foreseeable  and  non-hypothetical,  given  the 
sensitivity of the issue and the relevance of the above-referred information in the current 
context in Libya. 
3.  Protection of the commercial interests of a natural or legal person, including 
intellectual property 
Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘the institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  […], 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Some  of  the  identified  documents  contain  sensitive  commercial  data  belonging  to  third 
parties,  which  are  not  public,  and  their  disclosure  would  undermine  the  integrity  of 
financial operations of the entities they belong to. I refer in particular to bank accounts of 
grant beneficiaries, the full proposal and the detailed budget. 
These documents  reflect the specific know-how and experience belonging to  the entity. 
That  know-how  was  taken  into  account  by  the  Commission  when  evaluating  the 
applications  submitted  under  the  call  for  proposals,  and,  therefore,  contributed  to  the 
attractiveness of awarding the contract to that entity. In turn, that information had a major 
impact  on  selection  of  the  application  of  this  specific  beneficiary  from  among  others 
participating in this call. The public disclosure of such information would undermine its 
"commercial  interests",  as  it  would  give  other  potential  applicants  in  future  calls  the 
possibility to copy from that application and use it to support their own application. 
In  this  context,  I  would  also  like  to  bring  to  your  attention  case  T-439/08,  Agapiou 
Josephides  v  Commission9,  where  the  General  Court  ruled  that  "methodology  and 
expertise […] highlighted as part of the […] application, […] relate to the specific know-
how […] and contribute to the uniqueness and attractiveness of applications in the more 
applications,  following  in  particular  a  comparative  review  of  proposed  projects.  Thus, 
particularly given the competitive environment in which [the project promoters] operate, 
it is necessary to consider that the information in question is confidential". 
Furthermore,  the  General  Court  in  its  Judgement  of  29  January  2013  in  case  T-339/10, 
Cosepuri v EFSA10, ruled that "[i]t follows from all the foregoing that EFSA did not err 
in  considering,  in  essence,  that  there  was  a  general  presumption  that  access  to  the  bids 
submitted  by  the  other  tenderers  would,  in  principle,  undermine  the  interest  protected. 
The  applicant  has  not  put  forward  any  evidence  to  justify  the  conclusion  that,  in  the 
present  case,  that  presumption  did  not  apply  to  the  documents  disclosure  of  which  was 
requested". 
 
                                                 
9 Judgment of 21 October 2010 in 8, Kalliope Agapiou Joséphidès v European Commission and Education, 
Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA),
T-439/98. 
10  Judgment  of  29  January  2013  in  Cosepuri  Soc.  Coop.  pA  v  European  Food  Safety  Authority  (EFSA), 
Joined Cases T-339/10 and T-532/10, paragraph 101. 


 
This case-law applies mutatis mutandis also in the case of grants. 
The  exception  of  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  has  to  be 
read  in  light  of  Article  339  of  the  Treaty  on  the  Functioning  of  the  European  Union, 
which  requires  staff  members  of  the  European  Union  institutions  to  refrain  from 
disclosing information of the kind covered by the obligation of professional secrecy. 
Public  access  to  the  above-mentioned  information  would  undermine  the  commercial 
interests  of  the  grant  beneficiaries  concerned.  Therefore,  I  conclude  that  access  to  this 
data should be refused.  
4.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Complete  disclosure  of  the  documents  is  partly  prevented  by  the  exception  concerning 
the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001.  In  particular,  these  documents  contain  the  names, 
contact details and signatures of Commission staff members not pertaining to the senior 
management, as well as of staff members of other organisations. 
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation11  does  not  allow  the  transmission  of 
these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to 
you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume 
that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you 
do  not  express  any  particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data,  nor  do  you 
put  forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
5.  Protection of the decision-making process 
Article  4(3)  second  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘Access  to  a 
document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and  preliminary 
consultations within the institution concerned shall be refused even after the decision has 
been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Document  41  “Results  and  follow-up  actions  QRM  for  the  7th  meeting  of  the 
Operational  Commitee  of  the  Emergency  Trust  Fund  for  Africa  –  North  of  Africa 
Window”  contains  internal  exchanges  and  follow  up  points  between  different 
Directorates General of the European Commission as well as with the European External 
Action Service. The subject-matter of the document concerns a decision-making process 
                                                 
11 Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
which was finalised, (draft of Action Document) but concerning actions on the field that 
are fully ongoing and can evolve and be modified depending of the circumstances (e.g. 
the irruption of Covid-19).  
Hence,  the  disclosure  would  reveal  internal  opinions  and  internal  follow  up  points  on 
which were just intermediary step within the European Commission services, which are 
then completed with further steps not mentioned in the document. This could potentially 
cause confusion to the public, by placing in the public domain preliminary statements of 
staff  members  of  the  European  Commission  which  do  not  necessarily  reflect  the  final 
position of the Union.  
In addition, there is a real and non-hypothetical  risk of self-censorship by the European 
Commission  services,  which  monitor  the  relations  between  the  European  Union  and 
Libya and follow up the funding of the actions in the ground. Public access to the results 
and follow up actions discussed as an intermediate step before a final decision is taken, 
would bring a serious harm to the decision-making procedure concerned, as the staff of 
the  services  concerned  would  become  more  wary  to  share  their  views  openly  if  they 
knew that their opinions on this sensitive topic would be released to the public. 
Indeed, as the General Court has held, ‘the possibility of expressing views independently 
within an institution helps to encourage internal discussions with a view to improving the 
functioning  of  that  institution  and  contributing  to  the  smooth  running  of  the  decision-
making process’12.  
In light of the above, Document 41 should be protected in accordance with Article 4(3), 
second subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Partial Access 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested 
and  currently  withheld  but  this  was  deemed  impossible,  as  the  sensitive  elements  are 
integral to them. Please note that we cannot provide you with more detailed information 
on these documents without disclosing their substance which is protected  by the quoted 
exceptions laid down in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review its position. Such 
a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 

Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
                                                 
12   Judgment of 15 September 2016, Phillip Morris v Commission, T-18/15, paragraph 87.  



 
Yours sincerely, 
[e-signed] 
Maciej Popowski 
Encl.: 
List of documents  
Documents 3, 4, 17, 18, 20, 21, 22, 25, 28, 29, 39 and 40 

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