Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'DG HOME meetings and correspondence internally and with the EEAS and EP on the UAE visa waiver agreement'.




 
Ref. Ares(2021)5758262 - 21/09/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION and HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
HOME/C5 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Mrs Esther Bijl 
 Avenue Molière, 25B-1190 Brussels  
 
 
 
Advance copy by email:  
 ask+request-9795-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/ 
4721 

 
Dear Madam, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  24/07/2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 27/07/2021 under the above-mentioned reference number. 
You request access to following documents for the period between 1st January 2012 and 
31 December 2015: 
 
1.  List  of  all  meetings  between  DG  HOME  officials  related  to  the  visa 
waiver  agreement  with  the  United  Arab  Emirates  (UAE)  and  agendas, 
minutes, reports and other documentation of these meetings; 
2.  List  of  all  meetings  between  DG  HOME  officials  and  the  Offices  of 
Members of the European Parliament related to the visa waiver agreement 
with  the  UAE  and  agendas,  minutes,  reports  and  other  documentation  of 
these meetings; 
3.  List of all meetings between  DG HOME officials and European External 
Action Service (EEAS) officials related to the visa waiver agreement with 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
the UAE and agendas, minutes, reports and other documentation of these 
meetings; 
4.  All  correspondence  between  DG  HOME  officials  on  related  to  the  visa 
waiver agreement with the UAE including, but not limited to, e-mails, text 
messages, basis documents, memos or drafts; 
5.  All correspondence between DG HOME officials and Offices of Members 
of the European Parliament related to the visa waiver agreement with the 
UAE  including,  but  not  limited  to,  e-mails,  text  messages,  basis 
documents, memos or drafts.  
 
Regarding your request for lists of meetings, we regret to inform you that the Commission 
does  not  hold  any  documents  that  would  correspond  to  the  description  given  in  your 
application.  As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of 
access as defined in that Regulation applies only to existing documents in the possession 
of the institution. Given that no such lists are held by the Commission, the Commission 
is not in a position to fulfil your request. 
However  you  also  request  agendas,  minutes,  reports  and  other  documentation  of  these 
meetings.  
As far as point 1 and 4 of your request are concerned, we identified eight documents as 
relevant  for  the  sake  of  your  request.  Document  n°  1-8  are  listed  in  the  annex  to  this 
letter. 
Regarding  your request  under point 2, we identified nine documents as relevant for the 
sake of your request. Documents n° 9-17 are listed in the annex to this letter. 
Please  be  informed  that  the  European  Parliament  has  set  up  a Public  Register on  its 
website with the view to enhancing transparency on its activities and facilitating access to 
documents  by  individuals.  This  register  makes  directly  available  to  the  public  a  large 
number  of  documents  produced  and  held  by  the  Parliament.  Filter  function  tools  are 
available  on  the  webpage  to  facilitate  the  sorting  of  documents  by  year  and  category. 
Documents n°9 and n°11 are available on the following link: 
https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/LIBE-OJ-2014-02-12-1_FR.pdf 
https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/LIBE-OJ-2015-07-15-1_EN.pdf 
We  identified  one  document  as  relevant  for  the  sake  of  your  request  under  point  3.  
Document n° 18 is listed in the annex to this letter. 
Following  an  examination  of  the  requested  documents  (except  the  above  mentioned 
documents n°9 and n°11 which are publicly available) under the provisions of Regulation 
(EC) No 1049/2001 regarding public access to documents, I regret to inform you that the 
disclosure of the documents which you seek to obtain would undermine the protection of 
the public interest as regards international relations, as provided in Article 4(1)(a), third 
indent  of  the  Regulation  and  would  seriously  undermine  the  decision-making  process 
under  Article  4(3)  second  subparagraph  of  the  Regulation.  As  far  as  the  protection  of 
international relations is concerned, the EU Court has acknowledged that the institutions 


 
enjoy a wide discretion when considering whether access to a document may undermine 
that public interest1.  
Indeed, the information  contained in  these  documents relates to  the negotiations for the 
adoption  of  an  act  legally  binding  for  the  parties,  the  Visa  Waiver  Agreement  with  the 
United Arab Emirates (UAE).  
On  6  May  2015,  the  EU  and  the  UAE  signed  a short-stay  visa  waiver 
agreement.   The agreement will  be  provisionally  applied  until  its  final ratification.  To 
date, the agreement is ratified by the European Parliament and but not yet by the UAE’s 
authorities.  The  documents  which  you  seek  to  obtain  relate  to  negotiations  and 
conclusion  of  an  international  agreement  which  have  not  come  to  a  full  ratification  by 
UAE.  The  disclosure  of  such  information  which  reveal  views  and  policy  options  in 
sensitive matter could prejudice the conclusion of the ratification process between the two 
parties,  and  negatively  affect  the  position  of  the  EU  in  the  context  of  future  similar 
negotiations with other partners.  
Disclosure  of  documents  under  point  1,  2,  3  and  4  to  the  general  public  would  be 
detrimental to the Union’s relations with the UAE and harm the possibility to maintain 
the environment of mutual trust, thus negatively affecting the possibility of holding such 
dialogues  in  the  future,  or  their  substance.  A  public  release  of  such  information  could 
jeopardise both the EU's relations with the UAE and the aims of the bilateral dialogue. 
The  General  Court  has  acknowledged  in  a  recent  judgment  that  the  way  in  which  the 
authorities  of  a  third  country  perceive  the  decisions  of  the  European  Union  is  a 
component of the relations established with that third country. Indeed, the pursuit and the 
quality of those relations depend on that perception2. 
At  the  outset,  I  must  underline  that  the  refused  documents  were  drawn  up  for  purely 
internal  purposes  within  the  Commission  in  the  context  of  consultations  in  view  of  the 
negotiation  of  the  Visa  Waiver  Agreement  with  the  UAE.  More  precisely,  it  makes  a 
detailed  analysis  of  the  different  options  the  Commission  might  consider  when 
negotiating  the  Visa  Waiver  Agreement  and  it  also  contains  references  to  individual 
positions  or  comments  of  Member  States  on  some  sensitive  questions.  Moreover,  in  its 
nature,  briefings  reflect  the  opinions  of  the  authors,  destined  for  internal  use,  do  not 
reflect  an  official  position  by  the  Commission  or  the  EU  and  do  not  necessarily 
correspond to the positions taken by the Commission. 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested and 
came to the conclusion that access to an expunged version of the documents is not possible, 
as the abovementioned exceptions apply to the entire document and the documents would 
be meaningless after expunging the sensitive information. 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies unless 
there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  document.  I  have  examined 
whether there could be an overriding public interest in disclosure, but that I have not been 
able to identify such an interest.  
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance  of  25  April  2007,  in  Case  T-264/04,  WWF  European  Policy 
Programme v Council, EU:T:2007:114, paragraph 40. 
2  Judgment  of  the  General  Court  of  27  February  2018,  Case  T-307/16,  CEE  Bankwatch  Network  v 
European Commission, EU:T:2018:97, paragraph 90. 


 
Regarding your request  under point 5 we inform you that the Commission does not hold 
any relevant documents that would correspond to the description given in your application. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  Regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. Given that no such documents, corresponding to the description given in your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/288 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
 
 
Monique Pariat 
 
 
 
 
 
 
Annex: List of 18 documents requested  
 
 
 


 
List of documents:  
 
 
1.  Briefing for the Director General Mr Stefano MANSERVISI for Meeting 26 June 
2012 with H.E. Mr Sulaiman Hamid Almazroui Ambassador of the United Arab 
Emirates (Ares(2012)759320) 
 
2.  Meeting report of informal lunch briefing with UAE (Ares(2021)5025686) 
 
3.  Briefing  for  the  Director  General  Mr  Stefano  MANSERVISI  for  Meeting  11 
February    2013  with  UAE  Minister  of  State  for  Foreign  Affairs, 
(Ares(2021)4961195) 
 
4.  E-mail  dated  12  February  2012  -  Meeting  report  of  Meeting  11  February    2013 
(Ares(2021)5025686) 
 
5.   Briefing  for  Mrs  Asenius.  Meeting  with  UAE  on  13  February  2013  
(Ares(2021)5025686) 
 
6.  Briefing for the Director General Mr Stefano MANSERVISI for Meeting 26 July  
2013 with UEA civil aviation (Ares(2021)5025686) 
 
7.  E-mail  dated  5  November  2014  –  Flash  report  negotiation  meeting  with  UEA 
(Ares(2021)5025686) 
 
8.  Briefing for the Director Belinda Pyke for Signing of visa waiver agreement with 
the United Arab Emirates (Ares(2021)5025686) 
 
 
 
 
9.  12  February  2014_Agenda  of  the  European  Parliament  Committee  on  Civil 
Liberties, Justice Home Affairs (Ares(2021)4958696) 
 
10. 12  February  2014_DG  HOME  email  flash  report  from  the  meeting 
(Ares(2021)4958696) 
 
11. 16 July 2015_Agenda of the European Parliament Committee on Civil Liberties, 
Justice and Home Affairs (Ares(2021)4958696) 
 
12. 16  July  2014_DG  HOME  e-mail  flash  report  from  the  meeting 
(Ares(2021)4958696) 
 
13. 19  September  2015_DG  HOME  e-mail  flash  report  from  the  meeting  of  the 
European  Parliament  Committee  on  Civil  Liberties,  Justice  and  Home  Affairs 
(Ares(2021)4958696) 
 
14. 8 January 2014_DG HOME e-mail flash report of trilogue of the Parliament, the 
Council and the Commission meeting dated 08/01/2014 to discuss the amendment 
to Regulation 539/2001 concerning the lists of countries (Ares(2021)4958696) 
 



 
15. 28  January  2014_DG  HOME  e-mail  flash  report  of  trilogue   of  the  Parliament, 
the Council and the Commission  dated 28/01/2014 to  discuss the amendment to 
Regulation 539/2001 concerning the lists of countries (Ares(2021)4958696) 
 
16. 04  February  2014  DG  HOME  e-mail  flash  report  of  trilogue  of  the  Parliament, 
the Council and  the Commission  dated 04/02/2014 to  discuss the amendment to 
Regulation 539/2001 concerning the lists of countries (Ares(2021)4958696) 
 
17.  15 March 2013 E-mail Report form Meeting DG HOME with EP rapporteur 
 
 
 
 
18. Briefing  for  EEAS  for  the  Gulf  Cooperation  Council  (GCC)  and  the  EU    Joint 
Cooperation Committee, Regional Directors meeting, Brussels, 24-25 April 2013 
(Ares(2013)716599) 
 
 
 
 
 

Electronically signed on 20/09/2021 19:12 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482