Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Access to documents request: 2021-05-27 meeting between Karolina Herbout-Borczak and Panayiotis Pourgourides and BEL'.




Ref. Ares(2021)5475527 - 06/09/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
Resource management and better regulation 
  Better regulation 
Brussels  
SANTE.A.1 
 
Ms COX Rachel 
Global Witness 
Rue Belliard 53, 1000 
Belgium 
 
 
By email only: 
ask request-9831-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Madam,  
 
Subject: Your application for access to documents - Ref GestDem No 2021/4869 
 
We  refer  to  your  request  of  4  August  2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents registered on the same date under the above-mentioned reference number. 
We  also  refer  to  our  letter  of  25  August  2021  extending  the  time  limit  to  respond  to  your 
request according to Article 7(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
1. Scope of your request 
In your application, you ask on the basis of Regulation (EC) No 1049/20011 access to: 
All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand written or  electronic), audio or video recordings, verbatim reports, operational 
conclusions,  lines  to  take,  briefings,    and  presentations—related  to  the  meeting  on 
2021-05-27  between  Karolina  Herbout-Borczak  and    Panayiotis  Pourgourides  and 
BEL. 

 
2. Assessment of the documents 
We have identified 6 documents that fall within the scope of your request. 
You will find attached a table listing the identified documents and summarising the outcome 
of the assessment carried out on the basis of Regulation (EC) No 1049/2001. 
                                                 
1    Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43).   
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

Having examined the documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 we 
have come to following conclusion: 
  full access can be granted to document No 1bis; 
  partial access can be granted to the documents No 1, 2, 3, 4 and 5 as their full 
disclosure is prevented by one of the exceptions to the right of access laid down in 
Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
 
We enclose a copy of the documents 1bis and of the document No 1, 2, 3,4 and 5, redacted of 
the parts which cannot be disclosed as further explained below. 
You may reuse public documents, which have been produced by the European Commission 
or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission  Decision  on  the 
reuse  of  Commission  documents.
  You  may  reuse  the  documents  disclosed  free  of  charge 
and for non-commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged 
and that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Document  No  2  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
services  of  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety.  It  solely  reflects  the 
services’interpretation of the interventions made and does not set out any official position of 
the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It 
does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Please note that documents originating from third parties (document No 1, No 1bis, No 5) 
are disclosed to you based on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is 
without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,    which  may  limit  your  right  to 
reproduce or exploit the released documents without the agreement of the originator, who 
may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from their reuse.  
 
3. Protection of personal data 
Protection of the privacy and integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  -  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 

With regard to the documents No 1, 2, 3, 4 and 5 , a complete disclosure is prevented by the 
exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual outlined in 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons; 

other  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  including 
their job titles. 



Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation2 does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
 
Consequently,  we  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Therefore  the  above  listed  documents  are  disclosed  redacted  of  the  parts  containing 
personal data. 
 
4. Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully 
Carmen GARAU 
 
Enclosure: 
List with assessment and disclosed documents 
      
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons  with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39.  
 

Electronically signed on 06/09/2021 14:35 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482