Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'Article 15 Interinstitutional Committee'.




 
Ref. Ares(2021)6593277 - 26/10/2021
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C – Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels 
SG.C.1/ED   
By registered mail with AR 
Ms Helen Darbishire 
Access Info Europe 
Calle Cava de San Miguel 8, 4c  
28005 Madrid 
Spain 
 
Copy by email:  
xxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2021/5307 
Dear Ms Darbishire, 
I refer to  your request of 1 September 2021, registered on the same day, in which you 
make a request for access to documents, under the above-mentioned reference number.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You request access to, I quote:  
 ‘documents  relating  to  the  Interinstitutional  Committee  on  access  to  documents 
mandated by Article 15 of Regulation 1049/2001 […] copies of all documents in your 
possession  relating  to  this  Interinstitutional  Committee  from  the  period  of  the  past  20 
years since Regulation 1049/2001 was adopted.’ 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
The  Secretariat-General  of  the  European  Commission  has  identified  the  following 
documents as falling under the scope of your request: 
  Minutes of the constitutive meeting of the Interinstitutional Committee provided 
for  in  Article  15  of  Regulation  (EC)  n°  1049/2001  on  public  access  to 
documents held on Wednesday, 13 March 2002; 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
  Draft minutes of the meeting of the Interinstitutional Committee provided for in 
Article  15  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  public  access  to  documents 
held on Wednesday, 10 April 2002; 
  Draft minutes of the meeting of the Interinstitutional Committee provided for in 
Article  15  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  public  access  to  documents 
held on Tuesday, 9 July 2002 (document established on 12 December 2002); 
  Draft Minutes of the meeting of the Interinstitutional Committee provided for in 
Article  15  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  Public  Access  to  Documents 
held on Tuesday, 23 September 2003; 
  Draft Minutes of the meeting of the Interinstitutional Committee provided for in 
Article  15  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  Public  Access  to  Documents 
held on 11 November 2005 (document established on 16 January 2006); 
  Draft Minutes of the meeting of the Interinstitutional Committee provided for in 
Article  15  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  Public  Access  to  Documents 
held on Tuesday, 2 October 2007; 
  Interinstitutional  committee  on  Public  Access  to  Documents  -  Outcome  of 
discussions on 15 December 2009; 
  Interinstitutional  committee  on  Public  Access  to  Documents  –  working  group 
documents. 
Please  note  that  the  Interinstitutional  Committee  provided  for  in  Article  15  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 on Public Access to Documents has not met since 2009. 
I  can  inform  you  that  wide  partial  access  is  granted  to  the  documents  subject  to 
redactions  due  to  the  protection  of  personal  data  as  per  point  (b)  of  Article  4(1)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below.  
2.1.  Protection of the privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of […] 
privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)1,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community institutions and bodies and on the free movement  of such data2 (hereafter 
‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
                                                 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 

OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
 


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC3 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001 ‘requires that any undermining of privacy and the integrity of the 
individual must always be examined and assessed in conformity with the legislation of 
the Union concerning the protection of personal  data, and in  particular  with […] [the 
Data Protection] Regulation’.4 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion 
of private life’.5 
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  the  names,  functions,  contact 
details of persons, handwritten signatures. 
The names6 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, ‘personal data shall only be 
transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that 
it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 

OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk
, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 

European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
 


 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.7 This is 
also  clear  from  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU) 2018/1725,  which requires that the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission 
has to examine the further conditions for the lawful processing of personal data only if 
the first condition is fulfilled, namely if the recipient establishes that it  is necessary to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that the data subject’s legitimate interests might  be prejudiced and, in the affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request  for  access  to  documents,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to 
establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public 
interest. Therefore, the European Commission does not have to examine whether there 
is a reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to  assume that the legitimate interests of 
the data subjects concerned would be prejudiced by the disclosure of the personal data 
reflected  in  the  requested  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that 
such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is 
no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  point  (b)  of  Article  4(1)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
include the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding 
public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have  considered 
the possibility of granting (further) partial access to the documents requested.  
                                                 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
 



 
However, for the reasons  explained above, no  wider partial  access  is  possible without 
undermining the interests described above. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
In accordance with  Article 7(2) of Regulation  (EC) No  1049/2001,  you are entitled to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
 
BERL 7/076   
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.  
Yours sincerely, 
Tatjana Verrier 
Director 
Enclosures: 8 documents 
 

Electronically signed on 18/10/2021 14:13 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

Document Outline