Ref. Ares(2021)6593277 - 26/10/2021
Bruxelles, le 16 janvier 2006
Procès-verbal
de la réunion de
la commission interinstitutionnelle sur l'accès aux documents
(Art. 15 du Règlement 1049/2001)
du 11 novembre 2005 au Parlement européen
Réunion au niveau des Secrétaires généraux
Participants :
Conseil :
- M. Hans BRUNMAYR, Directeur général
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Commission : - M. Enzo MOAVERO MILANESI, Secrétaire général adjoint
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Parlement : - M. Harald RØMER, Secrétaire général adjoint
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(secrétariat)
1. Adoption du projet d'ordre du jour
La réunion débute à 11 heures sous la présidence de M. RØMER qui rappelle l'objet
principal de cette réunion : préparation à la réunion de la commission des libertés
civiles, de la justice et des affaires intérieures du 23 novembre au cours de laquelle les
représentants des trois institutions ont été invités à répondre aux questions des
parlementaires sur le sujet de la transparence et des progrès accomplis dans le cadre
de l'accès du public aux documents.
1
A la demande de la Commission et du Conseil le projet d'ordre du jour est modifié.
La réunion débute par l'examen du point 3 : "Rapport d'évaluation de la Commission
sur la mise en œuvre des principes du règlement (CE) N° 1049/2001"
L'ordre du jour ainsi modifié est adopté.
2. Rapport d'évaluation sur la mise en œuvre des principes du règlement (CE) n°
1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du
Conseil et de la Commission (COM(2004)45 final) élaboré en conformité avec
l'article 17, paragraphe 2 du Règlement (CE) n° 1049/2001.
M. MOAVERO MILANESI, Secrétaire général adjoint, présente les principales
conclusions du rapport d'évaluation et souligne qu'il devrait constituer le point de
départ de toute réflexion sur la révision du Règlement.
Il n'y a pas de nécessité ni d'obligation juridique de modifier le Règlement à
court terme.
Le fonctionnement du régime d'accès aux documents peut être amélioré sans
modifier la législation; le rapport contient quelques recommandations à cet
égard.
La révision du Règlement devrait se faire en parallèle avec le processus de
ratification du traité constitutionnel de manière à mettre en phase le
changement de ce Règlement avec les nouvelles dispositions contenues dans la
Constitution. Il ne serait donc pas idéal de modifier le Règlement avant
l'entrée en vigueur de la Constitution.
La Commission se propose de lancer une consultation publique avant de
présenter des propositions concrètes de modification du Règlement.
M. MOAVERO MILANESI attire l'attention sur le fait que si on procède à une
révision du Règlement, il conviendrait d'intégrer certains éléments de la Convention
de Århus, qui concerne l'accès du public à l'information dans le domaine de
l'environnement.
Deux aspects pourraient être améliorés à l'occasion d'une révision éventuelle du
Règlement et en attendant, par une concertation interinstitutionnelle approfondie au
niveau de sa mise en œuvre.
Les demandes considérées comme "abusives" ou "excessives" devraient être
appréhendées d'une manière commune par les institutions afin de trouver une
issue au circuit infernal - demandes/réponse qu'induit ce type de demandes.
Les demandes émanant de personnes ayant un intérêt spécifique dans
l'obtention de certains documents : en l'absence de règles spécifiques et le
manque d'articulation claire entre plusieurs règlements, il conviendrait de
définir les lignes directrices selon lesquelles l'intérêt même légitime des
particuliers ne devrait pas être évoqué dans le cadre du Règlement 1049/2001.
En conclusion, M. MOAVERO MILANESI rappelle que le rapport de la Commission
est le fruit d'une collaboration étroite entre les services concernés des trois institutions
qu'il souhaite remercier publiquement.
2
M. BRUNMAYR, Directeur général, précise que le Conseil partage le point de vue
de la Commission sur son évaluation. Le Conseil est également d'avis qu'actuellement
une révision du Règlement n'est pas souhaitable. Sur la base du Règlement en
vigueur, le Conseil a su résoudre quelques problèmes d'application ou d'interprétation
rencontrés tout au début de sa mise en œuvre, puis développé une pratique efficace
comme le prouve l'adoption quasiment unanime par le Conseil des réponses aux
demandes confirmatives. Il subsiste quelques petits points de divergences entre
certains Etats membres et la grande majorité en ce qui concerne la publicité des avis
juridiques. La Cour de justice est appelée à trancher.
Le Conseil n'a pas de gros problèmes concernant les demandes excessives. Il y a un
ou deux "clients" qui dans le passé ont systématiquement demandé tous les documents
du secteur JAI. Maintenant il y a plus de 60% des documents (full document) de ce
secteur sur le Registre dès leur établissement. C'est le seul point qui concerne les
demandes excessives. Pour le Conseil, l'accès du public aux documents fonctionne
bien, le Registre est de plus en plus utilisé. Son public s'élargit et se diversifie. Tout
cela est très encourageant et très positif.
M. RØMER, Secrétaire général adjoint, apporte le soutien du Parlement au rapport
d'évaluation de la Commission. Il confirme qu'il n'y a pas de gros problèmes quant au
fonctionnement du Registre. Cependant, au sein de la commission des libertés civiles,
de la justice et des affaires intérieures, se dessine une volonté de réviser le Règlement
1049/2001. Et même si la Commission et le Conseil considèrent que le moment n'est
pas opportun de le faire, le Secrétariat du Parlement se doit de suivre les décisions
prises au niveau politique.
M. RØMER propose la constitution d'un groupe de travail technique au niveau des
Secrétaires généraux adjoints et/ou directeurs généraux en charge de la transparence
pour examiner ce qui peut être amélioré et harmonisé concernant les trois Registres et
démontrer ainsi qu'il y a des améliorations en cours ou possibles dans le cadre du
Règlement.
La Commission et le Conseil donnant leur accord, il est donc décidé :
d'entériner le rapport présenté par la Commission,
de constituer un groupe de travail technique chargé de réviser les trois
sites des Registres afin d'examiner les améliorations éventuelles, leur
harmonisation et l'établissement des liens entre eux.
Ce groupe de travail devrait être constitué afin d'être en mesure de travailler très
rapidement. Il serait opportun de présenter les travaux de ce groupe au niveau
politique lors de la réunion de la commission interinstitutionnelle qui devrait se tenir
au niveau politique au cours du premier semestre 2006.
3. Projet de rapport avec recommandations à la Commission relatif à l'accès aux
textes des institutions (2004/2125 (INI)). Rapporteur M. CASHMAN
M. RØMER précise qu'il ne s'agit pas dans ce projet de rapport uniquement de la
question de la révision du Règlement mais qu'il contient toute une série de demandes
3
faites aux différentes institutions afin qu'elles élargissent la gamme des documents
avec accès direct.
M. BRUNMAYR note que certaines parties du projet de rapport traitent de questions
qui ne relèvent pas du champ d'application de l'article 255 du Traité et que d'autres
concernent des modalités d'application du Règlement 1049/2001, qui peuvent être
traitées dans le cadre du groupe de travail qui vient d'être créé.
M. BRUNMAYR souligne que le projet de rapport anticipe implicitement
l'application des dispositions de l'article 50 du Traité constitutionnel quant à la
publicité des débats du Conseil en tant que législateur. Il s'agit d'un point qui a été
soulevé par la Présidence britannique et mentionné par le Premier ministre, M.
BLAIR, devant le Parlement européen. Lors du premier débat au COREPER, la ligne
définie à l'unanimité est qu'il ne convient pas de procéder par anticipation à la mise en
œuvre de certaines dispositions du Traité constitutionnel.
Par contre, le Conseil va examiner de quelle manière il est possible de rendre, dans le
respect des Règlements 1049/2001 et intérieur du Conseil, plus d'informations
accessibles au public. Ainsi est prévu l'affichage des votes en codécision, la
retransmission par des caméras de télévision interne au centre de presse, une salle
d'écoute pour le public intéressé, etc.
Par ailleurs le Conseil souhaite interpréter les dispositions actuelles de son Règlement
intérieur dans le sens que toute proposition de la Commission en codécision serait
présentée en délibération publique.
Le Conseil a lancé un projet de vidéo streaming. Il compte pouvoir appliquer le vidéo
streaming à tout débat ouvert et à toute délibération publique et cela se retrouverait
ensuite sur le site internet du Conseil. Le public pourra donc réellement suivre les
délibérations du Conseil.
Le Conseil souhaiterait également établir une très étroite collaboration avec le
Parlement. En effet, les activités des deux branches de la législation communautaire
devraient être retransmises sur un canal TV commun, comme c'est le cas dans les pays
où il y a deux chambres. Cela rejoint les propositions du projet de rapport de M.
CASHMAN et pourrait trouver sa réalisation dans le projet de chaîne TV du PE.
En ce qui concerne le traitement des documents classifiés, selon le Conseil, il n'y a
pas d'action à entamer parce que cela est déjà couvert par l'art. 4 du Règlement
1049/2001. Les règles de sécurité du Conseil et de la Commission n'ajoutent pas
d'exceptions supplémentaires au droit d'accès, elles définissent seulement le mode de
traitement des documents classifiés.
Quant à la proposition de restreindre la faculté des Etats membres de s'opposer à la
divulgation de leurs contributions et de leurs amendements dans le cadre du processus
législatif ou réglementaire, il faut rappeler que, lorsque ces contributions ou
amendements sont faits dans le cadre de l'activité législative du Conseil et ensuite
reflété dans un document du Conseil, cette position n'appartient plus à l'Etat membre,
mais devient une position du Conseil et son accessibilité est appréciée à la lumière des
art. 4 et 9 du Règlement 1049/2001. Certains Etats membres particulièrement
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transparents estimaient que leurs positions devraient être d'office publiques. Suite à de
longs débats à ce sujet au COREPER, la conclusion unanime a été de maintenir la
pratique selon laquelle on ne peut divulguer la position d'un Etat membre sans mettre
les autres Etats membres dans une position où ils seraient obligés de suivre cet Etat
membre.
Après l'adoption d'une position commune ou l'adoption définitive d'un texte législatif,
tous les documents en amont sont rétroactivement totalement accessibles. Tous ce qui
a été partiellement accessible le devient totalement. Selon le Conseil il n'y a pas lieu
de changer quoi que ce soit à cette pratique.
Le Conseil mentionne enfin que dans la pratique il a pris des mesures qui vont dans le
sens d'une plus grande transparence; par exemple la publication à la veille des
sessions du Conseil des ordres du jour provisoires, des listes des "points A", des notes
d'information à la presse, etc.
Selon M. MOAVERO MILANESI, la Commission estime qu'une révision du
Règlement telle qu'esquissée dans le rapport de M. Cashman n'est pas actuellement
indispensable. Il rappelle que la consultation publique à laquelle il a été fait référence
dans le rapport d'évaluation va être lancée par la Commission en 2006. Par ailleurs, le
Président de la Commission s'est également engagé à présenter d'ici la fin de son
mandat des propositions de révision du Règlement.
Sur un plan plus spécifique, M. MOAVERO MILANESI précise que certains
éléments du préambule du projet de rapport semblent aller trop loin dans
l'interprétation de l'article 255. D'un autre côté, toute une série de suggestions
pourrait être utilement reprise dans le cadre de l'application actuelle du Règlement
sans nécessité de modification législative.
En ce qui concerne la définition plus précise du "document administratif" souhaitée
par le rapporteur, la Commission pense qu'il n'est pas indispensable d'aller trop loin
dans le détail au risque de violer les fondements même du Règlement.
En ce qui concerne la question des documents classifiés, la Commission attire
l'attention des collègues des autres institutions sur le fait que la classification d'un
document ne le rend pas par définition inaccessible. Lorsqu'un document classifié est
transmis d'une institution à l'autre, cette dernière doit assurer le même type de
protection et appliquer des règles de sécurité similaires ou équivalentes.
En ce qui concerne la possibilité des Etats membres de restreindre l'accès aux
documents qu'ils envoient aux institutions, la Commission considère que si ces
documents sont envoyés dans le cadre du processus législatif, ils deviennent des
"documents Conseil". C'est donc un problème qui doit se régler au Conseil. Le
Conseil a fait connaître sa position et la Commission y adhère pleinement.
En ce qui concerne les documents envoyés à la Commission par les Etats membres, la
position de la Commission est qu'il faut leur laisser une certaine marge de manœuvre.
Par exemple l'efficacité des procédures d'infraction au droit communautaire dépend
largement de la discrétion avec laquelle la Commission est en mesure de traiter ces
documents. La Cour de justice, en particulier dans l'arrêt "PETRIE" a donné les
éléments essentiels et suffisants pour répondre positivement aux souhaits contenus
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dans la proposition de M. CASHMAN sans recourir à une modification du
Règlement.
Enfin, en ce qui concerne les remarques portant sur le Registre et les règles
d'archivage, la Commission trouve les suggestions très positives et que des mesures
peuvent déjà être prises notamment dans le cadre des travaux du groupe qui vient
d'être institué et sans recours à une modification législative.
M. RØMER rappelle que si le Parlement adopte le rapport CASHMAN en l'état, cela
veut dire qu'il entend que le Règlement soit modifié.
Tout en annonçant sa venue lors de la réunion de la commission des libertés civiles,
de la justice et des affaires intérieures le 23 novembre 2005, M. MOAVERO
MILANESI suggère que si l'intervention de la Commission devait avoir un contenu
politique et non purement technique, il eut été préférable de faire venir le
Commissaire responsable. Il demande par ailleurs ce que l'on attend de la
Commission à propos du projet TRANS-JAI dont il est question dans la lettre du
Président de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures.
Si l'objet essentiel de la réunion est une information sur ce sujet, il faudrait
comprendre exactement dans quelle mesure elle est liée au Règlement 1049/2001 et
sur base de cette compréhension apprécier s'il est opportun d'avoir un interlocuteur à
caractère technique ou un interlocuteur à caractère politique.
Pour le Conseil, la demande substantielle de la commission des libertés civiles, de la
justice et des affaires intérieures est l'ouverture des délibérations du Conseil. M.
CASHMAN a réitéré cette demande car il est convaincu que lorsque le Conseil
délibérera en public en tant que législateur, cela donnera un nouveau souffle à
l'adhésion des citoyens au projet européen.
A ce sujet, le Conseil a été interpellé trois fois au cours des deux derniers mois par des
membres du Parlement qui siègent aussi à la commission des libertés civiles, de la
justice et des affaires intérieures. Les questions portaient sur ce que compte faire le
Conseil pour améliorer la transparence et la publicité de ses débats et, plus
spécifiquement adressé à la Présidence britannique, quel était son programme sur la
transparence pendant son mandat ?
Le Conseil a répondu à chaque fois que la question était à l'examen mais que d'une
part, il n'était pas question de procéder par anticipation à la mise en œuvre même
partielle du traité constitutionnel et que d'autre part, l'amélioration des règles
existantes était en cours.
Concernant le projet TRANS-JAI, M. RØMER précise qu'il s'agit d'un projet qui date
déjà de plusieurs années et la commission des libertés civiles, de la justice et des
affaires intérieures s'inquiète de son exécution plus ou moins rapide. L'objectif est
d'avoir une grande base de données contenant tous les documents de chaque
procédure JAI qui peuvent être consultés on line et mise à jour quotidiennement. En
l'état actuel des choses, la phase opérationnelle n'est pas prévue avant 2007.
M. MOAVERO MILANESI précise qu'à ce sujet, la Commission a prévu une
contribution technique spécifique.
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M. BRUNMAYR confirme que Conseil coopère pleinement au projet et espère que le
prototype va fonctionner.
4. Présentation du nouveau Registre Comitologie de la Commission européenne
M.
, responsable de la Comitologie à la Commission, fait une
démonstration du Registre de la Comitologie séparé du Registre général des
documents de la Commission. La page d'accueil décrit la fonction de Registre.
La Commission est en train de préparer une version améliorée du Registre (version
2.0) pour tenir compte notamment du chargement des nouveaux comités et aussi
améliorer la présentation et la fonctionnalité de la recherche. La Commission compte
mettre en œuvre cette nouvelle version vers la fin de l'année/début de l'année
prochaine.
Les documents du ressort de la Comitologie sont transmis officiellement au greffe du
PE (DG Présidence) dans le cadre du droit de regard ou à titre d'information de celui-
ci.
La Commission a envoyé récemment au Parlement un document qui décrit un système
d'accès privilégié du Parlement au Registre Comitologie de la Commission. Celle-ci
attend une réaction du Parlement afin de connaître ses intérêts et ses idées sur l'accès à
ce type de documents. Il sera fait ensuite une étude de faisabilité.
Pour les projets de mesures, le processus décisionnel de la Commission et des comités
a dû être protégé. Une interprétation générale a donc été donnée à l'article 4, par. 3 du
Règlement 1049/2001. La Commission a donc défini les méthodes de traitement de ce
type de documents par une communication du Président au Collège, celle-ci
approuvée par le Collège des commissaires.
M. RØMER remercie pour cette présentation et annonce que le Parlement va étudier
la proposition. Il souligne toutefois qu'il a été constaté que le statut de certaines
propositions dans le Registre et le statut indiqué au moment de l'envoi de la
notification au Parlement ne correspondaient pas toujours. Il s'agit sans doute de
problèmes techniques que la Commission peut régler.
M.
, (DG Présidence) intervient en précisant que le Parlement est ouvert à
toute coopération avec la Commission dans ce domaine. Toutefois la mise en place du
nouveau système d'accès privilégié du Parlement ne saurait remplacer la notification
officielle des projets de mesures de comitologie, qui ouvre droit aux délais de réaction
pour le Parlement européen. Il conviendrait ainsi de séparer la notion d'accès
privilégié du Parlement à ce Registre de la notion de la notification officielle au PE.
5. Utilisation des langues additionnelles dans les Registres des trois institutions
M. RØMER rappelle que le Conseil a pris le 13 juin 2005 la décision de recourir à
des langues additionnelles.
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M. BRUNMAYR précise que cette décision est le résultat des négociations entre le
Conseil et le gouvernement espagnol qui ont abouti à la reconnaissance de l'emploi,
sous certaines conditions, de langues additionnelles au sein du Conseil. Un
"arrangement administratif" vient d'être signé avec le gouvernement espagnol,
prévoyant que les ministres espagnols ont le droit de s'exprimer en catalan, en galicien
ou en basque.
Les citoyens espagnols qui souhaitent utiliser ces langues pourront également
s'adresser dans ces langues au Conseil qui aura recours pour la traduction à un service
créé à cet effet par le gouvernement espagnol.
Les actes législatifs en codécision ainsi que les réponses du Conseil doivent être mis à
disposition aussi dans ces autres langues. Ces documents seront traduits dans les
langues additionnelles sur demande via le service créé par les autorités espagnoles.
La possibilité de créer une rubrique spéciale dans le Registre du Conseil a été écartée.
Le multilinguisme du Registre est maintenu mais limité aux langues officielles de
l'Union européenne, c'est-à-dire 21 langues, l'irlandais se rajoutant au 1er janvier
2007.
En conclusion "l'arrangement administratif" entre le Conseil et le Royaume d'
Espagne ne modifie en rien les dispositions en matière de langues ni en matière de
délais contenus dans le Règlement 1049/2001.
En ce qui concerne le courrier, il faut distinguer le courrier à caractère général et les
échanges de correspondance susceptibles d'avoir des effets juridiques. Pour toute
correspondance ayant des effets juridiques le régime linguistique officiel sera
appliqué.
M. BRUNMAYR précise que le coût en est entièrement supporté par l'Espagne.
M. RØMER précise que le Parlement a déjà été approché par les autorités espagnoles
en vue de négocier un "arrangement administratif". La grande difficulté pour le
Parlement n'est pas tant la traduction de documents que l'organisation de la plénière.
Le Parlement regrette de ne pas avoir été consulté avant que le Conseil ne prenne
cette décision et souhaite être tenu au courant des développements ultérieurs.
Une copie de "l'arrangement administratif" entre le Conseil et les autorités espagnoles
est remise à M. RØMER. La Commission remettra également une copie de
"l'arrangement administratif" que la Commission entend signer prochainement avec
les autorités espagnoles.
6. Divers
Pas de points divers.
M. RØMER remercie les participants de leur présence et pour la discussion qui s'est
déroulée comme toujours dans un climat très amical.
La réunion est clôturée à 12 h 40.
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