Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'meeting between the European Centre for International Political Economy and Trade officials'.




 
Ref. Ares(2021)6392614 - 19/10/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
Directorate D – The Americas, Agriculture and Food Safety 
  Latin America 
The Head of Unit 
 
Brussels,   
TRADE D.2 (2021) 6963168 
Ms Audrey Changoe 
Friends of the Earth Europe 
26 rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
 
 
By email only: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
Subject:   Your application for access to documents – GestDem 2021/5780 
Dear Ms Changoe, 
I refer to your e-mail dated 27 September 2021 in which you make a request for access to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No 1049/20011  (’Regulation 
1049/2001’),  registered  on  29 September  2021  under  the  above  mentioned  reference 
number.  
1.   SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application, you request access to: 
‘All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails  and 
presentations, as well as correspondence (i.e. any emails, correspondence, telephone call 
notes,  and/or  text  messages  including  WhatsApp  exchanges)  -  related  to  the  meeting 
between the European Centre for International Political Economy and Trade officials on 
15-06-2021 re. the EU Mercosur Trade Deal.’ 

 
 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents,  Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
2.   ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
With regard to this scope, we have identified 1 document which is enclosed as annex to 
this  reply.  The  document  is  a  report  of  the  meeting  between  the  European  Centre  for 
International  Political  and  Economy  and  Trade  officials  held  on  15-06-2021, 
Ares(2021)3926511. 
I  am  pleased  to  inform  you  that  nearly  full  access  is  given  to  the  requested  document 
where only personal data have been withheld.  
With  regard  to  the  document  referred  to  above,  a  complete  disclosure  of  the  identified 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001,  because  it 
contains the following personal data: 
-  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management;  
-  the names/initials and contact details of other natural persons.  
Pursuant  to  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001,  the  Commission  has  to  refuse 
access  to  a  document  where  its  ‘disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  [European 
Union] legislation regarding the protection of personal data’
.  
Article 9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation(EU) 2018/17252  does  not  allow  the 
transmission  of  these  personal  data,  except  if  you  prove  that  it  is  necessary  to  have  the 
data transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is no 
reason to assume that the legitimate interests of the data subject might be prejudiced.  
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. Consequently, I conclude that, 
pursuant  to  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the 
personal  data in  question,  as  the  need to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in the  public 
interest has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests 
of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
3.   POSSIBILITY OF CONFIRMATORY APPLICATION 
In  case  you  would  disagree  with  this  position,  you  are  entitled,  in  accordance  with 
Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  submit  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’), OJ L 205 of 21.11.2018, p. 39. 



 
European Commission  
Secretariat-General  
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (Unit SG C.1) 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200  
BERL 7/76  
1049 Brussels  
Belgium, 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours sincerely, 
 
 
Paolo GARZOTTI 
 
 
 
Enclosure: 
Disclosed document related to GestDem 2021/5780 – Report of the meeting 
between the European Centre for International Political and Economy and 
Trade officials held on 15-06-2021, Ares(2021) 3926511 (redacted)

Electronically signed on 18/10/2021 22:19 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482