Ref. Ares(2021)5133647 - 16/08/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
CLIMATE ACTION 
 
  Legal Affairs, Inter-Institutional  Relations & Communication 
Brussels  
clima.dg.01(2021)5706871 
 
Rachel Cox 
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Brussels 
Belgium 
 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/4912 
Dear Ms Cox, 
We refer to your e-mail dated 4 August 2021 in which you make a request for access to 
documents, registered on 6 August 2021 under the above-mentioned reference number. 
You requested access to: 
 
“All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand  written  or  electronic),  audio  or  video  recordings,  verbatim  reports,  operational 
conclusions, lines to take, briefings, and presentations—related to the meeting on 2021-
07-13  between  Frans  Timmermans  and  Koninklijke  Vereniging  MKB-Nederland  and 
Vereniging VNO-NCW”. 
 
The following documents fall within the scope of your application:  
 
Author 
Date 
Reference 
1 
e-mail 
exchange 
–  13, 16, and 29 June 
various authors 
Ares(2021)4230877 
2 
VNO-NCW  and  MKB-  15 June 2021 
Nederland 
Ares(2021)3913422 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

---

 
Following  an  examination  of  the  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, I regret to inform you that a complete disclosure of the documents is prevented 
by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual 
outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because it contains names and 
contact  details  of  other  natural  persons  and  other  information  relating  to  an  identified  or 
identifiable natural person. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for 
a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  where  there  is  no  reason  to  assume  that  the 
legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your  request,  you  do  not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the personal data contained in the documents, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned 
would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In  addition,  information/parts  of  the  document  remaining  outside  the  scope  of  your 
request have also been redacted. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
p.o. Alexandra Marten 
2 
Electronically signed on 12/08/2021 13:45 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

---