Ref. Ares(2021)5033045 - 10/08/2021
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE AND CONSUMERS 
 
 
  Unit 01: Communication and strategic planning 
Brussels, 
JUST.01/AB/Ares(2021)5623071 
 
 
Ms Rachel COX 
Global Witness 
Rue Belliard 53 
1000 Brussels  
Belgium 
 
By e-mail: 
ask+request-9829-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2021/2972 
Dear Ms COX, 
 
We  refer  to  your  e-mail  of  26  April  2021  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 27 April 2021 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
“All  documents—including  but  not  limited  to  correspondence,  emails,  minutes,  notes 
(hand  written  or  electronic),  meeting  conclusions,  audio  or  video  recordings,  verbatim 
reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  briefings,  and  presentations—related  to 
the  meeting  on  24th  March  2021  between  Lucrezia  Busa  and  Wilmar  Europe  Trading 
BV”. 
Your application concerns the following documents: 
1.  Email  “Wilmar  -  written  feedback  on  Sustainable  Corporate  Governance”  with 
attachment  “Wilmar  Position  Paper  Corporate  Due  Diligence  03.2021”  (reference 
number Ares(2021)4963722); 
2.  Report of the meeting between Ms Lucrezia Busa and Wilmar on 24 March 2021 
(reference number Ares(2021)4961414). 
With  regard  to  the  documents  listed  above,  a  complete  disclosure  of  the  identified 
documents  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because they contain the following personal data: 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË 

---

 
-  the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   
-  the names/initials and contact details of other natural persons. 
Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation does not allow the transmission of these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and  where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not 
express any particular interest to have access to these personal data nor do you put forward 
any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not 
been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please  note  that  the  document  (reference  number  Ares(2021)4963722)  originating  from 
third parties is disclosed to you based on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this 
disclosure  is  without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,    which  may  limit 
your  right  to  reproduce  or  exploit  the  released  document  without  the  agreement  of  the 
originator, who may hold an intellectual property right on it. The European Commission 
does not assume any responsibility from their reuse.  
The  report  (reference  number  Ares(2021)4961414)  was  drawn  up  for  internal  use  under 
the  responsibility  of  the  relevant  service  of  the  Directorate-General  for  Justice  and 
Consumer.  It  solely  reflects  the  service’s  interpretation  of  the  interventions  made  and 
does  not  set  out  any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers, 
which was not consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission 
and cannot be quoted as such. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
According to standard operational procedure, the reply to a request for access to documents 
is usually sent by registered post. Please note, however, that due to the extraordinary health 
and security measures currently in force during the COVID-19 pandemic, which include the 
requirement for all Commission non-critical staff to telework, we are unfortunately not in a 
position to follow this procedure until further notice.  
2 

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We  would  therefore  appreciate  if  you  could  confirm  receipt  of  the  present  e-mail  by 
replying to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
 
Yours faithfully, 
 
 
Giles GOODALL 
Head of Unit 
 
(e-signed) 
 
3 
Electronically signed on 09/08/2021 15:46 (UTC+02) in accordance with article 11 of Commission Decision C(2020) 4482

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