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Ref. Ares(2023)4265410 - 20/06/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
HOME.D.5/PM 
Mr Sergi Riudalbàs 
 
By e-mail with acknowledgement of 
receipt: 
 
ask+request-12870-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your request for access to documents – EASE 2023/2275 
Dear Mr Riudalbàs, 
I  refer  to  your  request  for  access  to  documents,  registered  on  18  April  2023  under  the 
above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  all  documents,  including  but  not  limited  to,  opinions,  reports, 
presentations,  assessments  and  analysis  issued  by  the  European  Commission,  including 
its Directorate Generals and their working and expert groups, related to Germany's plans 
to  legalize  recreational  cannabis,  including  decriminalization,  non-profit  cannabis  clubs 
and  scientific  projects,  as  well  as  all  communications,  including  but  not  limited  to 
meetings,  minutes  of  meetings,  discussions  and  written  communications,  between  the 
European Commission,  including its  Directorate  Generals  and their  working  and  expert 
groups,  and  the  government  of  Germany  related  to  Germany's  plans  to  legalize 
recreational  cannabis,  including  decriminalization,  non-profit  cannabis  clubs  and 
scientific  projects,  since  their  first  announcement  in  the  ruling  coalition  agreement  in 
November 2021 until today. 
I assume that  your request  relates  to  documents which are up to  the date of  your initial 
application, i.e. 18 April 2023. 
I have identified the following documents as covered by your request: 
-  Email  exchange  of  31  October  and  7  November  2022  on  the  organisation  of  a 
meeting between me and Minister of State at the Bavarian Ministry of Health and 
Care Klaus Holetschek (Ares(2022)7660837), hereinafter ‘document 1’; 
-  Minutes  of  the  meeting  “Meeting  with  the  Bavarian  Minister  of  Health  Mr 
Holetschek”  of  17  November  2022  (Ares(2023)132936),  hereinafter  ‘document 
2’; 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 
-  Legal  opinion  shared  by  the  Bavarian  Minister  of  State  Klaus  Holetscheck 
(Ares(2023)1500132), hereinafter ‘document 3a, 3b and 3c’; 
-  Information  on  the  upcoming  publication  of  a  concept  paper  and  request  for  a 
meeting  by  Dr.  Thomas  Steffen,  State  Secretary  (Ares(2022)7403719), 
hereinafter ‘document 4a’ and ‘document 4b; 
-  Follow-up  letter  to  the  meeting  of  14  November  2022  by  Dr.  Thomas  Steffen, 
State Secretary (Ares(2022)8242711), hereinafter ‘document 5’;  
-  Meeting  report  -  Dr  Thomas  Steffen,  State  Secretary  of  the  German  Federal 
Ministry of Health - cannabis (Ares(2023)3260103), hereinafter ‘document 6’; 
-  Meeting  report  18/1/23  -  Dr  Thomas  Steffen,  State  Secretary  of  the  German 
Federal  Ministry  of  Health  –  cannabis  (Ares(2023)2628041),  hereinafter 
‘document 7’; 
-  Open  letter  from  Cansativa  (Ares(2022)7920572),  hereinafter  ‘document  8a  and 
8b’; 
-  Reply  to  the  Open  letter  from  Cansativa  (Ares(2022)7920572),  hereinafter 
‘document 9’;  
-  Meeting  organisation  with  Ms  Carmen  Wegge  (Ares(2022)7498533,  hereinafter 
‘document 10a’; 
-  Meeting  report  Carmen  Wegge  (Ares(2022)7773725),  hereinafter  ‘document 
10b’. 
 
Having examined the above-mentioned documents in accordance with the provisions of 
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 
2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents  (hereinafter:  ‘Regulation  (EC)  No  1049/2001’)1,  I  have  come  to  the 
conclusion that, due to the exception to the protection of privacy and the integrity of the 
individual laid  down in  Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, these cannot 
be disclosed in their entirety because they contain the following personal data: 
-  the names/initials and contact information of Commission staff members not part 
of the senior management;   
-  the names/initials and contact details of other natural persons;  
-  any other information relating to an identified or identifiable natural person.  
According to Article 9(1)(b) of the Data Protection Regulation2, these personal data may 
not be transferred unless you demonstrate that the transfer of the data is necessary for a 
specific purpose in the public interest and there is no reason to assume that the legitimate 
interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not express any 
particular  interest  to  have  access  to  these  personal  data  nor  do  you  put  forward  any 
arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in 
the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested 
documents,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has 
                                                 
(1)  OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
(2)  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39). 
2 
 
not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
Against this background, the attached documents are communicated to you in a redacted 
version  from  which  personal  data  have  been  removed.  Please  note  that  some  of  these 
documents  are  originating  from  third  parties  and  disclosed  on  the  basis  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001.  However,  such  disclosure,  and  in  particular  of  document  3c,  is 
without  prejudice  to  the  rules  on  the  protection  of  intellectual  property,  according  to 
which reproduction or exploitation of the released document may require the consent of 
the  person  holding  the  copyright  in  the  document.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from their reuse.   
Moreover, documents 2 and 10b were drawn up for internal use under the responsibility 
of  the  relevant  service  of  the  Directorate-General  for  Migration  and  Home  Affairs.  It 
solely  reflects  the  author's  interpretation  of the interventions made and does not  set  out 
any  official  position  of  the  third  parties  to  which  the  document  refers,  which  was  not 
consulted on its content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that 
document 2 and 5 may be only partially disclosed. Some parts of the document have been 
blanked out as their disclosure is prevented by the exception to the right of access laid down 
in the first subparagraph of Article 4(3) of this Regulation. 
The redacted part of the documents you requested relates to a decision not yet taken by 
the Commission. 
The disclosure of the redacted part of the documents would undermine the Commission’s 
decision-making process with regard to Germany’s current plans to legalise cannabis by 
revealing  preliminary  views  and  policy  options  that  are  still  under  consideration.  The 
Commission services must be able to examine all existing options to prepare a decision 
without  external  pressure.  Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(3)  first 
subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  applies  to  the  redacted  part  of  these 
documents. 
Moreover, having examined the requested documents 6 and 7 under Regulation (EC) No 
1049/2001,  I  regret  to  inform  you  that  your  request  cannot  be  granted,  as  disclosure  of 
the documents concerned cannot be granted due to the exception laid down in Article 4 
of that Regulation. 
The documents you requested relate to a decision not yet taken by the Commission. 
The disclosure of the requested documents would undermine the Commission’s decision-
making process with regard to Germany’s current plans to legalise cannabis by revealing 
preliminary  views  and  policy  options  that  are  still  under  consideration.  This  is 
particularly  the  case  as  scientific  evidence  on  this  issue  is  expected,  which  should  feed 
into the decision-making process. The Commission services must be able to examine all 
existing options to prepare a decision without external pressure. Therefore the exception 
laid down in Article 4(3) first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to 
these documents. 
3 
 
We have considered whether partial access could be granted to the documents requested. 
Documents 6 and 7 are fully covered by the exception laid down in the first subparagraph 
of Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The  exceptions  laid  down  in  Articles  4(2)  and  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
shall  apply  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  In  this  context,  it 
was examined whether there could be an overriding public interest in disclosure.  Such an 
interest could not be identified in this regard. Therefore, no partial access to documents 6 
and 7 is granted. 
In the light of the above, please find attached documents 1–5 and 8a–10b, some of them 
in a redacted version. 
You  may  reuse  public  documents,  which  have  been  produced  by  the  European 
Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission 
Decision  on  the  reuse  of  Commission  documents.  You  may  reuse  the  documents 
disclosed free of charge and for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or message 
of the documents. Please note that the Commission  does not  assume liability stemming 
from the reuse. 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory application should be addressed to the Secretariat-General of the Commission 
within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of the following 
ways: 
by  asking  for  a  review  via  your  EASE  portal (3)  account  (available  only  for  initial 
requests submitted via the portal account) 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Finally, I note that your request has been submitted outside the EASE portal. Therefore,  
I would appreciate, if you could acknowledge receipt of the present letter by sending 
an email to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
Yours faithfully, 
                                                 
(3) https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
4 

 
Monique PARIAT 
Enclosure: 
Document 1 - Redacted - Email Austausch 
 
Document 2 - Redacted - Meeting report - Klaus Holetschek 
 
Document 3a - Redacted - Rechtsgutachten zur Cannabislegalisierung 
 
Document 3b - Schreiben von Staatsminister Holetschek 
 
Document 3c - Rechtsgutachten zur Cannabislegalisierung 
 
Document 4a - Redacted - Letter State Secretary Dr Steffen 
 
Document 4b - Letter State Secretary Dr Steffen - Controlled dispensing 
of recreational cannabis to adults 
 
Document 5 - Redacted - WG_ Letter State Secretary Dr Steffen - 
Controlled dispensing of recreational cannabis to adults 
 
Document 8a - Open letter from Cansativa 
 
Document 8b - Open letter from Cansativa 
 
Document 9 - Reply to the open letter from Cansativa 
 
Document 10a - Redacted - Meeting organisation Carmen Wegge 
 
Document 10b - Redacted - Meeting report Carmen Wegge 
  
5 
Electronically signed on 20/06/2023 10:35 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121