European Ombudsman 
 
Job Title: Head of the Registry 
 
Job holder: 
 
Peter BONNOR 
Directorate:    
A 
Unit:    
 
Registry 
Reports to:  
 
Joao SantʹAnna, Director A 
Last updated on: 
06.09.2012 
The Head of the Registry is responsible for the overall daily management of the human 
resources of the unit with an eye to ensuring the handling of complaints which are 
outside the Ombudsmanʹs mandate and for managing the Institution’s central IT 
registration tool for all correspondence and internal documents related both to 
complaint handling and other matters. He also acts as Information officer, responds to 
citizensʹ requests for access to documents and/or information, and manages the 
Ombudsmanʹs archives and library.  
Main managerial responsibilities 
1. Dealing with complaints from citizens 
  Handling of all complaints that are outside the Ombudsman’s mandate.  
  Ensuring the registration of all complaints, inquiry and query related 
documents and data, and the maintenance and continuous 
improvement of the Ombudsman’s IT case management infrastructure. 
  Ensuring the regular updating of the registration manual, and 
contributes to the directors’ regular updating of the Ombudsman’s case 
handling manual.  
2. Dealing with requests from citizens as the Ombudsman’s Information 
Officer 
  The Institution’s public register and the related IT infrastructure. 
  Responding to requests for access to documents whenever such requests 
are not more appropriately dealt with by another person or service.  
  Replying to the bulk of regular requests for factual information from 
citizens, and for ensuring the good functioning of the Institution’s 
switchboard. 
 
1 avenue du Président Robert Schuman
T. + 33 (0)3 88 17 23 13 
www.ombudsman.europa.eu 
 CS 30403 
F. + 33 (0)3 88 17 90 62 
xx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx 
F - 67001 Strasbourg Cedex 

---

 
3. Dealing with the registration and archiving of documents 
  The Head of the Registry keeps information on the short and long term 
record keeping of all the Institution’s services, and provides appropriate 
guidance to the services for their record keeping tasks.  
  The Institution’s central IT registration tool for correspondence and 
internal documents not related to the handling of complaints, inquiries 
and queries. 
  The historical archiving of the Institution’s documents. Responsible for 
the Institution’s participation at the EU institutions’ inter‐institutional 
archives group. Responsible for maintaining the Ombudsman’s 
collection of external publications. 
  
 
2
 

---

Document Outline

• Job Title: Head of the Registry
• Main managerial responsibilities
  • 1. Dealing with complaints from citizens
  • 2. Dealing with requests from citizens as the Ombudsman’s Information Officer
  • 3. Dealing with the registration and archiving of documents

---