Ref. Ares(2024)8133692 - 15/11/2024
EUROPEAN COMMISSION
DIRECTORATE-GENERAL FOR ENERGY
Directorate TF – Energy Platform Task Force (EPTF)
TF.3 – International Relations
Brussels 
ENER.TF.3/CL/MC
Mr Luis Miguel Hurtado 
Coronado
Sant Isidre St. 14E
43110 La Canonja
Tarragona
By email: ask+request-15058-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx
Subject:
Proposal for fair solution
Dear Mr Hurtado Coronado,
We  are  writing  to  you  concerning  your  request  for  access  to  Commission 
documents registered on 08/10/2024 under case number 2024/5318.
Your request concerns in particular:
“All  the  written  and  verbal  correspondence,  documents,  drafts,  informal  and 
notes produced and/or exchanged between any of the DG Ener's officials and any 
of the members of the EU Delegation in Baku between February 1st, 2022 and 
October  8th  2024.  It  is  of  particular  interest  any  document  (correspondence, 
notes  or  draft)  concerning  the  signature  in  July  2022  of  a  Memorandum  of 
Understanding between Azerbaijan and the EU.”
Your application concerns a very large number of documents, which need to be 
assessed  individually.  Such  a  detailed  analysis  cannot  be  carried  out  within  the 
normal time limits set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001.
The  handling  of  your  request  involves  the  assessment  of  very  voluminous 
documents  originating  from  third  parties.  The  analysis  of  these  documents, 
together with the need to consult the third parties concerned in accordance with 
Article 4(4), cannot be expected to be completed within the normal time limits 
set out in Article 7 of Regulation (EC) No 1049/2001. 
However,  Article  6(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  also  provides  for  a 
possibility  to  confer  with  an  applicant  informally  with  a  view  to  finding  a  fair 
     

---

solution when an application relates to a very long document or concerns a very 
large number of documents. 
In  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  such  a  solution  can  only 
concern the content, or the number of documents requested, not the deadline 
for replying 1. This means that the scope of the request must be reduced in a way 
that would enable its processing within the extended deadline of 15 + 15 working 
days.
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the 
objective  of  your  application  and  your  specific  interest  in  the  documents 
requested 2, and whether you could narrow down the scope of your application  
(i.e. the subject matter(s) and/or timeframe covered), so as to reduce it to a more 
manageable number of documents. 
According to our first estimates, the handling of your request would take more 
than  30  working  days  counting  from  the  date  of  its  registration  taking  into 
account the following steps:
-
identification of the documents falling under your request;
-
retrieval and establishment of a complete list of the documents identified;
-
scanning of the documents;
-
assessment of the content of the documents in light of the exceptions of 
Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001;
-
third-party / Member State consultations under Article 4(4);
-
final assessment of the documents in light of the comments received;
-
drafting of the reply;
-
redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several 
exceptions apply;
-
internal review and approval of the draft decision; and
-
preparation of the reply and the documents for dispatch (scanning of the 
redacted versions, administrative processing etc.);
In this sense, we invite you to reconsider the request made and narrow its scope 
in  the  light  of  the  above  explanations.  According  to  our  first  estimates,  a 
maximum of  20 documents could possibly be dealt within the extended deadline 
of 30 working days counting from the date of registration of your request. 
In order to enable us to respect the time-limits of Regulation (EC) No 1049/2001, 
please reply to this proposal for a fair solution within five working days at the latest.
1
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,    Strack  v  European  Commission,
C-127/13,(hereinafter referred to as the ‘Strack v Commission judgment’), EU:C:2014:2250, 
paragraphs 26-28.
2
Strack v Commission judgment , paragraph 28; Judgment of the General Court (then 'Court 
of  First  Instance')  of  22  May  2012,   EnBW  Energie  Baden-Württemberg  v  European 
Commission, T-344/08, EU:T:2012:242, paragraph 105.
2

---

In the absence of a reply within five working days, we will restrict the scope of your 
application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 30 
working days.
Kind regards,
ENER ACCESS TO DOCUMENTS
     
     
 
3

---