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Brussels, 11 January 2023
WK 274/2023 INIT
LIMITE
FIN

This is a paper intended for a specific community of recipients. Handling and
further distribution are under the sole responsibility of community members.
MEETING DOCUMENT
From:
General Secretariat of the Council
To:
Budget Committee
N° prev. doc.:
WK 10436/2022
Subject:
Financial Regulation revision (recast proposal): Commission's follow-up of the
EDPS opinion 14/2022
Delegations will find enclosed Commission's follow-up of the European Data Protection Supervisor's
opinion 14/2022 of 7 July 20221 on the proposal for a recast of the Financial Regulation.
WK 274/2023 INIT
ECOFIN.2.A     GT/AT/ab
LIMITE
EN

Follow-up of the European Data Protection Supervisor’s opinion 14/2022 
of 7 July 20221 on the proposal for a recast of the Financial Regulation   
 
This  non-paper  provides  a  preliminary  technical  assessment  of  the  potential  changes  to  the 
wording of the recast of the Financial Regulation2 in order to reflect the recommendations of 
the  European  Data  Protection  Supervisor  (EDPS).  The  non-paper  aims  at  facilitating  the 
decision-making process and is without prejudice to the position of the Commission on future 
legislative amendments.  
 
Recommendation 1: “to clarify the role of all entities that would be using and accessing 
any  personal  data  processed  by  the  single  integrated  IT  system  for  data-mining  and 
risk-scoring.” 
 
In  chapter  3.2  of  the  EDPS  opinion,  EDPS  comments  that  the  distinction  of  roles  of  the 
entities  is  not  sufficient  and  clear  enough.  The  opinion  also  presumes  that  apart  from  the 
Commission, the other entities using the system would be also controllers. However, part 1 of 
the  Record3  on  processing  of  personal  data  DPR-EC-00598.3  on  Arachne4  (hereinafter 
“Record  on  processing  of  personal  data  on  Arachne”)  mentions  that  the  Commission  is  the 
only  controller.  Other  entities  (e.g.  Member  States)  act  as  the  processors.  OLAF,  ECA  and 
EPPO act as recipients and they may get access  upon their request and on a "case by case" 
basis. 
 
Possible steps to take: 
 
Proposal for a modification of recital 27: 
“(…)  The  Commission  should  act  as  a  controller  and  be  responsible  for  the  development, 
management  and  supervision  of  the  single  integrated  IT  system  for  data-mining  and  risk-
scoring.  The  Commission,  tThe  Member  States,  the  persons  or  entities  implementing  the 
budget pursuant to Article 62(1) of this Regulation, shall act as processors. The processors, 
the  European  Anti-Fraud  Office  (‘OLAF’),  the  European  Court  of  Auditors  (‘ECA’),  the 
European  Public  Prosecutor’s  Office  (‘EPPO’)  and  other  Union  investigative  and  control 
bodies should have the necessary access to those data within the exercise of their respective 
competences.
  The  rules  related  to  the  recording,  storage,  transfer  and  processing  of  data 
should comply with applicable data protection rules.
” 
 
Proposal for additions to Article 36(7), third subparagraph: 
“The  Commission  shall  be  the  controller  within  the  meaning  of  Article  3(8)  of  Regulation 
(EU) 2018/1725 and shall be responsible for the development, management and supervision 
of the single integrated IT system for data-mining and risk-scoring, for ensuring the security, 
integrity and confidentiality of data, the authentication of the users and for protecting the IT 
system  against  mismanagement  and  misuse.  The  Member  States,  the  persons  or  entities 

                                                           
1 Proposal for a Regulation of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the 
general budget of the Union (recast) | European Data Protection Supervisor (europa.eu).
 
2 COM(2022)223 final of 16.5.2022. 
3 On the basis of Article 31 of Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 
October 2018, each controller is required to keep a record of processing operations. The Data Protection Officer 
of the  European Commission created a publicly available  register of all the  processing  operations on personal 
data  carried  out  by  the  Commission.  Apart  from  the  categories  requested  in  paragraph  1  of  Article  31  of 
Regulation (EU) 2018/1725, the register must contain information explaining the purpose and conditions of all 
processing operations, and shall be accessible to any interested person. 
4 DPO Public register (europa.eu). 

 

implementing the budget pursuant to Article 62(1) of this Regulation, shall act as processors. 
The processors, the European Anti-Fraud Office (‘OLAF’), the European Court of Auditors 
(‘ECA’),  the  European  Public  Prosecutor’s  Office  (‘EPPO’)  and  other  Union  investigative 
and control bodies shall have the necessary access to those data within the exercise of their 
respective competences.” 
 
Recommendation  2:  “to  clarify  the  type  of  the  IT  system  to  be  used,  in  particular 
whether  the  Commission  plans  to  base  the  system  on  the  already  existing  IT  system 
“Arachne” or to create a completely new IT system.” 
 
Paragraph  4  of  the  EDPS  opinion’s  Executive  summary  points  out  that  the  Proposal  lacks 
clarifications of the  IT system to  be used.  In  addition,  point 7 of the EDPS opinion further 
refers to Case C‑817/19 (paragraphs 183-187) to “indicate in a sufficiently clear and precise 
manner  the  database  concerned
”.  The  case-law  in  question  concerns  Directive  (EU) 
2016/6815,  which  provides  in  its  Article  6(3)(a)  that  “…PIU  ‘may’  compare  PNR  data 
against  the  databases
”.  The  Court  concluded  that  such  a  wording  created  lack  of  clarity 
concerning the purpose limitation. 
 
Article 36(6) of the Financial Regulation recast proposal clearly indicates that the created IT 
tool is used for the established purposes (our emphasis): 
For  the  purposes  of  point  (d)  of  paragraph  2,  the  following  data  shall  be  recorded  and 
stored  electronically  in  an  open,  interoperable  and  machine-readable  format  and  regularly 
made available in the single integrated IT system for data-mining and risk-scoring provided 
by the Commission
”. 
 
There is no need for further details on the IT data-mining tool with regards to this element of 
the  EDPS  opinion,  because  the  purposes  of  processing  are  clearly  indicated  in  Article 
36(2)(d).  Moreover,  identifying  with  precision  which  IT  tool  will  be  used  (i.e.  Arachne  or 
another one) does not seem appropriate, since for any change in the future as regards the name 
or the identification of the IT tool a change in the Financial Regulation would be required. 
 
In point 18 of the opinion, EDPS pointed out that the terms “open” and “interoperable” are 
not  further  clarified  in  the  Proposal.  The  term  “interoperable”  was  introduced  by  the  Inter-
institutional  Agreement  of  16  December  20206  in  its  point  32.  The  term  “open”  was 
introduced within the Common Provisions Regulation7 (Article 49(4) CPR). The recast of the 
Financial Regulation should be consistent with the applicable legal framework. Therefore, the 
terms “interoperable” and “open” cannot be deleted but may be further clarified. 
                                                           
5  Directive  (EU)  2016/681  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April  2016  on  the  use  of 
passenger  name  record  (PNR)  data  for  the  prevention,  detection,  investigation  and  prosecution  of  terrorist 
offences and serious crime, OJ L 119, 4.5.2016, p. 132–149. 
6  Interinstitutional  Agreement  between  the  European  Parliament,  the  Council  of  the  European  Union  and  the 
European  Commission  on  budgetary  discipline,  on  cooperation  in  budgetary  matters  and  on  sound  financial 
management,  as  well  as  on  new  own  resources,  including  a  roadmap  towards  the  introduction  of  new  own 
resources Interinstitutional Agreement of 16 December 2020 between the European Parliament, the Council of 
the European Union and the European Commission on budgetary discipline, on cooperation in budgetary matters 
and  on  sound  financial  management,  as  well  as  on  new  own  resources,  including  a  roadmap  towards  the 
introduction of new own resources, OJ L 433I , 22.12.2020, p. 28–46. 
7  Regulation  (EU)  2021/1060  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  24  June  2021  laying  down 
common provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund Plus, the Cohesion 
Fund, the Just Transition Fund and the European Maritime, Fisheries and Aquaculture Fund and financial rules 
for those and for the Asylum, Migration and Integration Fund, the Internal Security Fund and the Instrument for 
Financial Support for Border Management and Visa Policy, OJ L 231, 30.6.2021, p. 159–706. 

 

 
Possible steps to take: 
 
a)  a definition of the term “interoperable” by adding a new paragraph 6a within Article 36: 
 
“For the purposes of this Article, “interoperability” shall mean the minimum necessary 
collection of data from and communication between various sources in order to have the 
data assessed and potential risks evaluated effectively.”
 
 
b)  an explanation of term “open” by adding a new paragraph 6b within Article 36: 
 
For the purposes of this Article, “open” shall mean a file format of data that is made 
accessible  and  readable  to  authorised  users  who  shall  have  access  only  to  the  data 
necessary for and proportionate to the exercise of their respective competences related to 
the objectives of point (d) of paragraph 2
. 
 
Recommendation 3: “to explicitly identify all the categories of data concerned, i.e. which 
data will be processed/brought into connection with the identification data mentioned in 
Article 36 paragraph 6 of the Proposal, as well as the sources of those data.” 
 
Paragraph 3.3. of the EDPS opinion indicates that an explicit list of data categories, as well as 
sources,  should  be  listed.  In  addition,  the  judgment  in  cases  C-92/09  and  C-93/09,  in  its 
paragraph 32, provides that the publication of personal data may take place only if categories 
are clearly defined, no adverse effect to the rights and freedoms of data subjects is established 
and there is a proper register of processing operations. 
 
Certain data categories are listed in Article 36(6). A wider list of data categories, as well as 
the sources, is included in point 3 of the Record on processing of personal data on Arachne. 
The  sources  are  sufficiently  addressed  in  the  Record  on  processing  of  personal  data  on 
Arachne, however an alignment between the list of data categories listed in Article 36(6) of 
the  Proposal  and  point  3  of  the  Record  on  processing  of  personal  data  on  Arachne  is 
necessary. 
 
Possible steps to take: 
 
a)  add the following data categories under a new point (c) of Article 36(6) of the proposal: 
(c) 
address, date of birth, function, information from regulatory and governmental 
authorities,  including  warnings  and  actions  against  individuals  and  companies,  money 
launderers, human traffickers, fugitives and other criminals, aggregated and proprietary 
information from public external trustworthy or contracted sources;” 
 
b)  in addition, due to the dynamic nature of the system, it is appropriate to add a new (third8) 
subparagraph  under  Article  36(6)  empowering  the  Commission  to  update  the  data  by  a 
delegated  act  so  that  the  Financial  Regulation  does  not  need  to  be  modified  with  every 
small change of the system: 
“The Commission is empowered to adopt delegated acts in accordance with Article 274 to 
update  the  personal  data  categories  listed  in  point  (c)  of  the  first  subparagraph  by 
amending, adding or removing any of such categories.” 
 
                                                           
8 A new second subparagraph is suggested under recommendation 4 below. 

 

Recommendation  4:  “introduce  appropriate  safeguards  to  ensure  the  quality  and 
accuracy  of  data,  particularly  in  case  those  other  data  would  be  collected  from  third 
parties.” 
 
Point 13 of the EDPS opinion raised the introduction of appropriate safeguards in cases when 
the data is collected from third parties. 
 
Point  3  of  the  Record  on  processing  of  personal  data  on  Arachne  includes  detailed 
information  about  what  third  parties/external  sources  are  used.  The  data  is  collected  from 
trustworthy  public  data  sources,  namely  from  Orbis  which  collects  public  data  and  UBO 
(Ultimate  Beneficial  Owner)  and  World  Compliance  Database-  Lexi  Nexis  which  collects 
data from regulatory and governmental authorities as well as sanction and media lists. 
 
Apart from the fact that the data stem from public sources, the external sources are bound by a 
contract  or a licence agreement  ensuring an adequate quality of public data sources used to 
produce ARACHNE database. Last but not least, the Controller makes regular verification of 
the data. 
 
Possible steps to take: 
 
Introduce  a  second  subparagraph  under  Article  36(6),  right  after  the  list  of  categories  of 
personal data: 
“The Commission shall use trustworthy sources and shall regularly audit and review the data 
in order to safeguard its quality and accuracy.” 
 
Recommendation  5:  “regardless  of  whether  the  Commission  intends  to  make  use  of 
existing structures, to include in the Proposal itself a high level description of the IT tool, 
including data protection roles and responsibilities and relevant applicable safeguards.” 
 
Paragraph 19 of the EDPS opinion recommends inclusion of a high-level description of the IT 
tool. 
 
Possible step to take: 
 
Add a new subparagraph under Article 36(7) of the proposal allowing for an implementing act 
as regards technical specifications: 
 
“The Commission shall be empowered to adopt an implementing act setting out the uniform 
technical specifications of the IT data mining and risk-scoring tool referred to in point (d) of 
paragraph  2,  including  rules  in  relation  to  common  structure  of  the  IT  system,  security  of 
personal  data  and  interoperability  with  international  standards  and/or  technological 
systems.” 
 
Recommendation 6: “to apply additional safeguards for the non-published types of data. 
For instance, pseudonymisation of data should be considered.” 
 
The Commission shall consider pseudonymisation as additional safeguard during the revision 
of  the  Record  on  processing  of  personal  data  DPR-EC-05067.39  on  managing  award 
procedures for procurement, grants and the selection of experts. 
                                                           
9 DPO Public register (europa.eu). 

 

 
Recommendation 7: “to clarify whether electronic recording and storage of data would 
be done within the IT system for data-mining and risk-scoring or the IT system would 
only have access to data stored elsewhere.” 
 
Point  21  of  the  EDPS  opinion  states  that  the  electronic  recording  and  storage  of  data 
mentioned in Article 36(2)(d) does not  contain sufficient information in order to understand 
whether the data would be stored within the tool itself. 
 
Point  6  of  the  Privacy  statement  that  is  included  in  part  7  of  the  Record  on  processing  of 
personal  data  on  Arachne  indicates  that  the  data  is  stored  on  the  servers  of  the  European 
Commission.  In  addition,  the  data  is  stored  in  a  database  on  a  virtual  machine  hosted  on  a 
VMware  cluster  in  EC  datacenter  following  the  secured  standard  data  storage  protocols 
defined  by  DIGIT.  The  data  is  stored  on  VMDK  disks,  accessed  via  SCSI  protocol  of  the 
Operation System isolated from external access. 
 
Possible steps to take: 
 
The  Privacy  statement  linked  to  the  Record  on  processing  of  personal  data  on  Arachne 
include  all  the  necessary  information.  It  is  not  appropriate  for  the  Financial  Regulation  to 
include such a level of technical information. 
 
Recommendation  8:  “to  clearly  define  the  maximum  duration  for  which  the  data 
referred to in Article 36 of the Proposal may be stored and made available in the single 
integrated IT system for data-mining and risk-scoring provided by the Commission.” 
 
Chapter  3.5  and  point  22  of  the  EDPS  opinion  calls  for  inclusion  of  a  maximum  storage 
limitation. 
 
Point 4 of the Record on processing of personal data on Arachne and point 5 of the Privacy 
statement includes the maximum storage limitation of 10 years. 
 
The retention periods are followed by the Common Retention List SEC(2019)900/210, which 
indicates 10 years as a maximum retention period for: 
  Protection of the EU financial interest in regard to files of investigation in its part 4.7; 
  Information on programmes, projects and grants in its part 7; and 
  Financial management in its part 12.6. 
 
Possible steps to take: 
New paragraph 11 to be added to Article 36 of the proposal: 
 
“Data  shall  be  stored  for  the  period  necessary  and  proportionate  to  fulfil  the  purpose 
determined  in  point  (d)  of  paragraph  2.  The  maximum  possible  storage  period  shall  not 
exceed 10 years from the last payment claim for the period submitted to the Commission.” 

                                                           
10 SEC(2019)900/2 - EN (europa.eu). 

 

Annex: Summary table 
 
Title of 
Description of 
Recital/ 
Potential 
No.  
Assessment 
recommendation 
recommendation 
Article 
modifications/additions 

to  clarify  the  role  of  Chapter  3.2  of  the  EDPS  Part  1  of  the  Record11  on  Recital 27 
“(...)  The  Commission  should  act  as 
all  entities  that  would  opinion,  EDPS  comments  that  processing  of  personal  data  DPR-
a  controller  and  be  responsible  for 
be 
using 
and  the  distinction  of  roles  of  the  EC-00598.3 on Arachne12 mentions 
the  development,  management  and 
accessing 
any  entities is not sufficient and clear  the  Commission  is  the  only 
supervision  of  the  single  integrated 
personal 
data  enough.  The  opinion  also  controller.  Other  entities  (e.g. 
IT  system  for  data-mining  and  risk-
processed 
by 
the  presumes  that  apart  from  the  Member  States)  act  as  the 
scoring.  The  Commission,  tThe 
Member  States,  the  persons  or 

single  integrated  IT  Commission,  the  other  entities  processors. OLAF, ECA and EPPO 
entities  implementing  the  budget 
system 
for 
data- using  the  system  would  be  also  act  as  recipients  and  they  may  get 
pursuant  to  Article  62(1)  of  this 
mining 
and 
risk- controllers. 
access  upon  their  request  and  on  a 
Regulation,  shall  act  as  processors. 
scoring 
case by case basis. 
The  processors,  the  European  Anti-
Fraud 

Office 
(‘OLAF’), 
the 
European Court of Auditors (‘ECA’), 
the  European  Public  Prosecutor’s 
Office  (‘EPPO’)  and  other  Union 
investigative  and  control  bodies 
should  have  the  necessary  access  to 
those data within the exercise of their 
respective  competences.
  The  rules 
related  to  the  recording,  storage, 
transfer  and  processing  of  data 
should  comply  with  applicable  data 
protection rules.” 

 
 
 
 
Art.36.7 
“The  Commission  shall  be  the 
controller  within  the  meaning  of 

                                                           
11 On the basis of Article 31 of Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018, each controller is required to keep a record of 
processing operations. The Data Protection Officer of the European Commission created a publicly available register of all the processing operations on personal data carried out 
by the Commission. Apart from the categories requested in paragraph 1 of Article 31 of Regulation (EU) 2018/1725, the register must contain information explaining the purpose 
and conditions of all processing operations, and shall be accessible to any interested person. 
12 DPO Public register (europa.eu). 

 

Article  3(8)  of  Regulation  (EU) 
2018/1725  and  shall  be  responsible 
for  the  development,  management 
and  supervision  of  the  single 
integrated IT system for data-mining 
and  risk-scoring,  for  ensuring  the 
security, integrity and confidentiality 
of  data,  the  authentication  of  the 
users  and  for  protecting  the  IT 
system  against  mismanagement  and 
misuse.  The  Member  States,  the 
persons  or  entities  implementing  the 
budget  pursuant  to  Article  62(1)  of 
this  Regulation,  shall  act  as 
processors.  The  processors,  the 
European 

Anti-Fraud 
Office 
(‘OLAF’),  the  European  Court  of 
Auditors  (‘ECA’),  the  European 
Public Prosecutor’s Office (‘EPPO’) 
and  other  Union  investigative  and 
control  bodies  shall  have  the 
necessary access to those data within 
the  exercise  of  their  respective 
competences.” 


to  clarify  the  type  of  Paragraph  4  of  the  EDPS  The  text  of  Article  36(6)  of  the  n/a 
n/a 
the  IT  system  to  be  opinion’s  Executive  summary  proposal  leaves  no  doubt  that  the 
used,  in  particular  points out that the Proposal lacks  created  IT  tool  is  used  for  the 
whether 
the  clarifications of the IT system to  established 
purposes 
(our 
Commission  plans  to  be  used.  In  addition,  point  7  of  emphasis): 
base the system on the  the  EDPS  opinion  further  refers  “For  the  purposes  of  point  (d)  of 

 

already  existing  IT  to  Case  C‑817/19  (paragraphs  paragraph  2,  the  following  data 
system  “Arachne”  or  183-187)  to  “indicate  in  a  shall  be  recorded  and  stored 
to create a completely  sufficiently  clear  and  precise  electronically 
in 
an 
open, 
new IT system 
manner 
the 
database  interoperable 
and 
machine-
concerned”.  The  case-law  in  readable  format  and  regularly 
question  concerns  Directive  made  available  in  the  single 
(EU) 
2016/68113, 
which  integrated  IT  system  for  data-
provides  in  its  Article  6(3)(a)  mining  and  risk-scoring  provided 
that  “…PIU  ‘may’  compare  by the Commission”. 
PNR 
data 
against 
the   
databases”. 
The 
Court  There is no need for further details 
concluded  that  such  a  wording  on  the  IT  data-mining  tool  with 
created 
lack 
of 
clarity  regards  to  this  element  of  EDPS 
concerning 
the 
purpose  opinion,  because  the  purposes  of 
limitation. 
processing  are  clearly  indicated  in 
Article 
36(2)(d). 
Moreover, 
identifying with precision which IT 
tool  will  be  used  (i.e.  Arachne  or 
another  one)  does  not  seem 
appropriate, since for any change in 
the  future  as  regards  the  name  or 
the  identification  of  the  IT  tool  a 
change  in  the  Financial  Regulation 
would be required. 

to  clarify  the  type  of  In point 18 of the opinion, EDPS  The  term  “interoperable”  was  New 
“For the purposes of this  Article, 
the  IT  system  to  be  pointed  out  that  the  terms  introduced by the Inter-institutional  paragraph  6a  “interoperability”  means  the 
used,  in  particular  “open”  and  “interoperable”  are  Agreement of 16 December 202014  in Article 36 
minimum  necessary  collection  of 
                                                           
13  Directive  (EU)  2016/681  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  27  April  2016  on  the  use  of  passenger  name  record  (PNR)  data  for  the  prevention,  detection, 
investigation and prosecution of terrorist offences and serious crime, OJ L 119, 4.5.2016, p. 132–149. 
14 Interinstitutional Agreement between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on budgetary discipline, on cooperation in 
budgetary matters and on sound financial management, as well as on new own resources, including a roadmap towards the introduction of new own resources Interinstitutional 
Agreement of 16 December 2020 between the European Parliament, the Council of the European Union and the European Commission on budgetary discipline, on cooperation in 

 

whether 
the  not  further  clarified  in  the  in  its  point  32.  The  term  “open” 
data  from  and  communication 
Commission  plans  to  Proposal.  
was introduced within the Common 
between  various  sources  in  order 
base the system on the 
Provisions 
Regulation15, 
to  have  the  data  assessed  and 
already  existing  IT 
particularly  Article  49(4).  The 
potential 
risks 
evaluated 
system  “Arachne”  or 
recast  of  the  Financial  Regulation 
effectively.” 
to create a completely 
should  be  consistent  with  the 
new IT system 
applicable 
legal 
framework. 
Therefore, 
the 
terms 
“interoperable”  and  “open”  cannot 
be  deleted  but  may  be  further 
clarified. 
 
 
 
 
New 
“For the purposes of this  Article, 
paragraph  6b  “open”  means  a  file  format  of 
in Article 36 
data  that  is  made  accessible  and 
readable  to  authorised  users  who 
shall have access only to the data 
necessary  for  and  proportionate 
to  the  exercise  of  their  respective 
competences  related  to  the 
objectives  of  point  (d)  of 
paragraph 2
.” 

to  explicitly  identify  Paragraph  3.3.  of  the  EDPS  Certain data categories are listed in  New point (c)  “(c)  address,  date  of  birth, 
all  the  categories  of  opinion indicates that an explicit  Article  36(6).  A  wider  list  of  data  under 
the  function, 
information 
from 
data  concerned,  i.e.  list of data categories, as well as  categories, as well as the sources, is  first 
regulatory  and  governmental 
which  data  will  be  sources  should  be  listed.  In  included  in  point  3  of  the  Record  subparagraph  authorities,  including  warnings 
processed/brought 
addition,  the  judgment  in  cases  on  processing  of  personal  data  on  of 
Article  and  actions  against  individuals 
                                                                                                                                                                                                                                                                                             
budgetary  matters  and  on  sound  financial  management,  as  well  as  on  new  own  resources,  including  a  roadmap  towards  the  introduction  of  new  own  resources,  OJ  L  433I  , 
22.12.2020, p. 28–46. 
15 Regulation (EU) 2021/1060 of the European Parliament and of the Council of 24 June 2021 laying down common provisions on the European Regional Development Fund, the 
European Social Fund Plus, the Cohesion Fund, the Just Transition Fund and the European Maritime, Fisheries and Aquaculture Fund and financial rules for those and for the 
Asylum, Migration and Integration Fund, the Internal Security Fund and the Instrument for Financial Support for Border Management and Visa Policy, OJ L 231, 30.6.2021, p. 
159–706. 

 

into  connection  with  C-92/09  and  C-93/09,  in  its  Arachne. 
36(6)  and  a  and 
companies, 
money 
the identification data  paragraph  32,  provides  that  the  The 
sources 
are 
sufficiently  new 
(third)  launderers,  human  traffickers, 
mentioned  in  Article  publication of personal data may  addressed  in  the  Record  on  subparagraph  fugitives  and  other  criminals, 
36 paragraph 6 of the  take  place  only  if  categories  are  processing  of  personal  data  on  under 
that  aggregated 
and 
proprietary 
Proposal,  as  well  as  clearly  defined,  no  adverse  Arachne,  however  an  alignment  same 
information  from  public  external 
the  sources  of  those  affect to the rights and freedoms  between  the  list  of  data  categories  provision 
trustworthy 
or 
contracted 
data 
of  data  subjects  is  established  listed  in  Article  36(6)  of  the  (see  also  the  sources; 
and  there  is  a  proper  register  of  Proposal and point 3 of the Record  new  second   
processing operations. 
on  processing  of  personal  data  on  subparagraph  “The  Commission  is  empowered 
Arachne is necessary. 
suggested 
to  adopt  delegated  acts  in 
under 
accordance  with  Article  274  to 
recommendat update 
the 
personal 
data 
ion 4 below) 
categories listed in point (c) of the 
first  subparagraph  by  amending, 
adding  or  removing  any  of  such 
categories.”
 

introduce appropriate  Point  13  of  the  EDPS  opinion  Point 3 of the Record on processing  New  second  “The  Commission  shall  use 
safeguards  to  ensure  raised  the  introduction  of  of  personal  data  on  Arachne  subparagraph  trustworthy  sources  and  shall 
the 
quality 
and  appropriate  safeguards  in  cases  includes detailed information about  under  Article  regularly  audit  and  review  the 
accuracy 
of 
data,  when  the  data  is  collected  from  what  third  parties/external  sources  36(6) 
data  in  order  to  safeguard  its 
particularly  in  case  third parties. 
are used. The data is collected from 
quality and accuracy.” 
those 
other 
data 
trustworthy  public  data  sources, 
would  be  collected 
namely  from  Orbis  which  collects 
from third parties 
public  data  and  UBO  (Ultimate 
Beneficial  Owner)  and  World 
Compliance  Database-  Lexi  Nexis 
which collects data from regulatory 
and  governmental  authorities  as 
well as sanction and media lists. 
 
Apart  from  the  fact  that  the  data 
stem  from  public  sources,  the 
10 
 

external  sources  are  bound  by  a 
contract  or  a  licence  agreement 
ensuring  an  adequate  quality  of 
public data sources used to produce 
ARACHNE  database.  Last  but  not 
least,  the  Controller  makes  regular 
verification of the data. 

regardless  of  whether  Paragraph  19  of  the  EDPS  To  include  a  new  indent  under  New 
“The  Commission  shall  be 
the 
Commission  opinion  requires  inclusion  of  a  paragraph  7  of  Article  36  of  the  subparagraph  empowered 
to 
adopt 
an 
intends to make use of  high-level  description  of  the  IT  Proposal  to  be  added  with  the  under  Article  implementing  act  setting  out  the 
existing  structures,  to  tool 
possibility 
to 
create 
an  36(7) 
uniform technical specifications of 
include 
in 
the 
implementing  act  with  these 
the  IT  data  mining  and  risk-
Proposal  itself  a  high 
regards 
scoring  tool  referred  to  in  point 
level  description  of 
(d)  of  paragraph  2,  including 
the  IT  tool,  including 
rules  in  relation  to  common 
data  protection  roles 
structure of the IT system, security 
and 
responsibilities 
of 
personal 
data 
and 
and 
relevant 
interoperability with international 
applicable safeguards 
standards  and/or  technological 
systems.”
 

to  apply  additional  Point  20  of  the  EDPS  opinion  The  Commission  shall  consider  n/a 
n/a 
safeguards  for  the  relates  to  Article  38  of  the  pseudonymisation  as  additional 
non-published  types  Proposal 
and 
concerns 
a  safeguard during the revision of the 
of  data.  For  instance,  recommendation 
to 
apply  Record  on  processing  of  personal 
pseudonymisation  of  additional  safeguards  for  the  data DPR-EC-05067.316. 
data 
should 
be  non-published types of data. 
considered 

to  clarify  whether  Point  21  of  the  EDPS  opinion  Point  6  of  the  Privacy  statement  n/a 
n/a 
electronic  recording  states 
that 
the 
electronic  that  is  included  in  part  7  of  the 
and  storage  of  data  recording  and  storage  of  data  Record  on  processing  of  personal 
                                                           
16 DPO Public register (europa.eu) 
11 
 

would  be  done  within  mentioned  in  Article  36(2)(d)  data  on  Arachne  indicates  that  the 
the  IT  system  for  does  not  contain  sufficient  data  is  stored  on  the  servers  of  the 
data-mining  and  risk- information 
in 
order 
to  European Commission. In addition, 
scoring  or  the  IT  understand  whether  the  data  the data is stored in a database on a 
system  would  only  would  be  stored  within  the  tool  virtual  machine  hosted  on  a 
have  access  to  data  itself. 
VMware  cluster  in  EC  datacenter 
stored elsewhere 
 
following the secured standard data 
storage  protocols  defined  by 
DIGIT.  The  data  is  stored  on 
VMDK  disks,  accessed  via  SCSI 
protocol  of  the  Operation  System 
isolated from external access. 
It  is  not  appropriate  for  the 
Financial  Regulation  to  include 
such 

level 
of 
technical 
information. 

to  clearly  define  the  Chapter  3.5  and  point  22  of  the  Point  1.5  of  the  DPIA,  point  4  of  New 
“Data  shall  be  stored  for  the 
maximum 
duration  EDPS opinion calls for inclusion  the  Record  on  processing  of  paragraph  11  period 
necessary 
and 
for  which  the  data  of a maximum storage limitation  personal  data  and  point  5  of  the  under  Article  proportionate to fulfil the purpose 
referred  to  in  Article 
Privacy  statement  includes  the  36 
determined  in  point  (d)  of 
36  of  the  Proposal 
maximum  storage  limitation  of  10 
paragraph  2.  The  maximum 
may  be  stored  and 
years. 
possible  storage  period  shall  not 
made  available  in  the 
 
exceed  10  years  from  the  last 
single  integrated  IT 
The  retention  periods  are  followed 
payment  claim  for  the  period 
system 
for 
data-
by  the  Common  Retention  List 
submitted to the Commission.” 
mining 
and 
risk-
SEC(2019)900/217,, which indicates 
scoring  provided  by 
10  years  as  a  maximum  retention 
the Commission 
periods for: 
  Protection  of  the  EU  financial 
interest  in  regard  to  files  of 
                                                           
17 SEC(2019)900/2 - EN (europa.eu). 
12 
 

investigation in its part 4.7; 
  Information  on  programmes, 
projects and grants in its part 7; 
and 
  Financial  management  in  its 
part 12.6. 
 
13 
 

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