link to page 1  
DOCUMENT PARTIALLY ACCESSIBLE TO THE PUBLIC (27.11.2023) 
 
TECHNICAL INFORMATION NOTE 
 
 
Subject: Council document distribution 
 
(i)  How are Council documents distributed? 
 
There are two main systems for distributing unclassified documents to national governments 
and administrations for members and delegates participating in working 
party/Coreper/Council/European Council meetings: 
-  The Council Information Exchange platform (CIxP) 
-  Delegates Portal. 
 
 
(ii)  What is the Council Information Exchange Platform CIxP? 
CIxP is the  system for formal  distribution of European Council and Council documents to 
Member States’ administrations. It pushes all European Council and Council documents (i.e. 
CMs, STs, WKs, etc.) to one (in some cases two) central nodes in Member States, mostly 
located in Foreign Ministries.   It is a modern distribution  system  to replace the  outdated 
U32mail system pushing documents to Member States1.  
 
CIxP has been specifically designed to allow Member States to build onto it any internal 
software or interfaces for any internal onward transmission purposes Member States wish to 
use it for.  A number of Member States have already configured their CIxP node in order to 
feed national document management systems in their administrations according to their own 
needs.   
 
 
(iii)  What is Delegates Portal? 
Delegates Portal  is a service offered to delegates who are involved in meetings in the 
Council  to  facilitate  their work  in the Council  by making available  documents and other 
relevant information.  DELETED   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
(vii)  If we have Delegates Portal, why does the Council need CIxP? 
CIxP  allows  the GSC to  meet its legal obligation under Article 3 of the Council’s Rules of 
Procedure to send to Council members provisional agendas of the Council and other 
documents for which the delivery date is important  for calculating deadlines with legal 
consequences.  Each Member State must activate at least one CIxP access point, so that all 
required documents can be distributed and received on a specific date.  
 
1  DELETED 
1 
 

---

 
 
(iv)  To whom can Member States distribute Council documents? 
Council document distribution systems exist specifically to meet the direct working needs of 
members and delegates in national administrations attending  meetings  and preparing the 
work of the European Council and the Council.  It is entirely the prerogative of each Member 
State to determine which internal Council documents they forward to whom in their national 
context, while respecting the basic guidelines on handling Council documents.   
 
 
(v)  Can the Council distribute documents to national parliaments? 
According to the Treaties, including Protocols  No. 1  and 2, the Council has precise 
institutional obligations regarding the direct  forwarding  of specific documents to national 
parliaments.  The GSC respects this obligation by automatically forwarding  all such 
documents, using a specific system, to defined email addresses in all national parliaments.   
 
 
(vi)  What can Member States do with their CIxP node? 
The GSC has already provided delegations with extensive documentation, sample code and 
support to help them configure their CIxP nodes so they can distribute documents in national 
systems either as emails or in other formats.  This information has been provided through the 
Council’s Coordination Commit ee for Communication and Information Systems to 
designated technical contact points for CIxP in each Member State.   
 
 
(vii)  How to ensure a smooth transition? 
There are two ways in which it is possible for delegations, who wish to do so, to organise 
onward digital distribution of documents to specific entities in their national structures.  This 
can be done by: 
 
(i) 
transferring the documents to an  existing internal  national document  management 
system and using it to forward specific documents to such entities; or 
 
(ii)  configuring, under their own responsibility, their own CIxP node to organise onward 
distribution of specific  documents  to designated electronic mailboxes or designated 
databases in line with internal requirements in each Member State.  DELETED 
 
   
 
Member States which wish to pursue option (i ) would need  to  undertake the necessary 
internal IT development work (a matter of a few weeks) to ensure continuity in internal digital 
document distribution to relevant entities.  The aim should be to complete this for all by the 
same date.   
 
_______________ 
2 
 

---