Ref. Ares(2024)964426 - 08/02/2024
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
Directorate C – Transparency, Efficiency and Resources 
 
  SG.C.1-Transparency, Document Management and Access to Documents 
Brussels, 
 
Peter Teffer 
 
By email only with acknowledgment of 
receipt:   
ask+request-13938-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under Regulation 
(EC) No 1049/2001 – EASE 2024/0130 
 
Dear Mr Teffer, 
I  am  writing  in  reference  to  your  confirmatory  application  registered  on  9  January  2024, 
submitted in accordance with Article 7(4) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public 
access  to  European Parliament, Council and Commission  documents1 (hereafter 'Regulation 
(EC) No 1049/2001'). 
Due to a clerical error, we failed to register your initial request until 9 January 2024, the same 
day of your confirmatory request. We apologise for the inconvenience this may have caused 
to you. 
In your initial application, you requested access to: 
‘The number of full-time equivalent staff available to handle access to documents requests, 
per directorate-general (DG), per year since 2019. 
If such documents do not exist, I would like to ask that my request is considered as a request 
for information.’ 
The  initial  request  was  assigned  to  the  Secretariat-General.  As  you  did  not  receive  any 
communication  from  the  Commission  in  relation  to  your  request,  you  submitted  a 
confirmatory application on 8 January 2024. 
In relation to your requests, at initial and confirmatory levels, the Secretariat-General informs 
you that, after search for relevant documents, it could not find any document covering the full 
scope of your request.   
 
1  OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

---

 
Against  this  background,  the  Secretariat-General  will  close  your  confirmatory  application 
related  to  the  lack  of  initial  reply,  as  well  as  your  initial  request,  and,  as  you  expressly 
requested, will treat the case as a request for information. 
In reply to your request for information, please note that the organisation of the work related 
to access to documents in the Commission Directorates General is different from one to the 
other.  In  general,  each  Directorate  general  must  nominate  a  legal  coordinator  for  access  to 
documents.  Some  Directorates  general  also  nominate  administrative  coordinators  for  access 
to  documents.  These  persons  are  however  in  general  not  working  full-time  on  access-to 
documents issues. The number of these persons in the Commission amounts to date to 189. 
We do not have figures for the years before, 2023 to 2019.  
More specifically, the  current staffing of the Secretariat-General in the access to documents 
unit amounts  to  19 persons including  14 case-handlers, these persons working full  -time on 
access-to-documents  issues. For the previous years, as per your  request  from  2023 to  2019, 
the  numbers  are  as  follow:  2023  -  2022:  12  case-handlers;  2021:  9  case-handlers;  2020:  10 
case-handlers; 2019: 9 case-handlers. 
Yours sincerely, 
 
 
Mariusz Daca 
 
Deputy Head of Unit 
 
 
2 
Electronically signed on 08/02/2024 14:42 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

---