Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidance notices on the processing of access to documents requests'.


 
 
Council of the European Union 
General Secretariat 
 
Directorate-General Communication and Information - COMM 
Directorate Information and Outreach 
Information Services Unit / Transparency 
Head of Unit 
 
 
Brussels, 13 February 2023 
Mr Anas Ambri 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Ref. 23/0200-ws/vk 
Request made on:  22.01.2023 
Registered on: 
23.01.2023 
 
Dear Mr Ambri, 
Thank you for your request for access to documents of the Council of the European Union.1 
0F
 
We have identified a number of documents corresponding to your request, which you wil  be able 
to download via the following link: https://we.tl/t-49RaISPvmg 
 
You wil  see that some of the documents have been redacted in order to delete personal data 
and/or internal functional email addresses; furthermore, the documents are made available in PDF 
format, with data at metadata level or in hyperlinks expunged.2 
1F
 
Access to the deleted parts of the documents cannot be given for the reasons set out below. 
 
As regards personal data, the data concerned is necessary for the organisation of the work of the 
Council. 
 
Data protection rules at EU level3 provide that when the personal data collected is to be used for a 
2F
different purpose, including disclosure to the public, a balance needs to be established between 
 
1  
The General Secretariat of the Council has examined your request on the basis of the applicable rules: 
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council regarding public access to 
European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43) and the specific 
provisions concerning public access to Council documents set out in Annex II to the Council's Rules of Procedure 
(Council Decision No 2009/937/EU, OJ L 325, 11.12.2009, p. 35). 
2  
Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
3  
Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection 
of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data (OJ L 295 21.11.2018, p. 39). 
Rue de la Loi/Wetstraat 175 - B-1048 Bruxelles/Brussel - Belgique/België 
Tel. +32 (0)2 281 67 10 - www.consilium.europa.eu - xxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx 
1/2 
 
the public interest in having access to such data and the legitimate right of individuals to protect 
their personal data.4 
3F
 
After carefully considering all the principles related to this request, on balance the General 
Secretariat has concluded that disclosure of the personal data contained in the documents would 
undermine the protection of privacy and the integrity of the identified individuals.  As a 
consequence, the General Secretariat has to refuse access to the data concerned.5 
4F
 
Regarding functional email addresses, it is necessary to withhold them in order to prevent undue 
interference with the Council’s IT systems, which could endanger their safety and stability. 
Disclosure of this information would therefore undermine the protection of the public interest as 
regards public security.  As a consequence, the General Secretariat has to refuse access to 
relevant parts of the documents.6 
5F
 
Please note that some of the documents contain other, embedded documents, which you wil  not 
be able to access directly in the PDF versions made available to you.  You wil  find these 
embedded documents in a ZIP file with the same name as the main document (apart from the 
extension: .zip instead of .pdf). 
 
Finally, documents 7352/1/20 REV 1 and 7352/1/20 REV 1 ADD 1, as embedded in documents 
“Confirmatory for Dummies-FINAL” and “COVID19 – adoption procedure”, do not correspond to 
actually circulated Council documents.  They therefore need to be understood as fictitious 
examples. 
 
 
Pursuant to Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you may ask the Council to review this 
decision within 15 working days of receiving this reply.  Should you see the need for such a review, 
you are invited to indicate the reasons thereof. 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Fernando FLORINDO 
 
Enclosures: 20 
 
4  
Article 9 of Regulation (EU) No 2018/1725. 
5  
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
6  
Article 4(1)(a), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Rue de la Loi/Wetstraat 175 - B-1048 Bruxelles/Brussel - Belgique/België 
Tel. +32 (0)2 281 67 10 - www.consilium.europa.eu - xxxxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx 
2/2 
 

Document Outline