Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between DG AGRI and EuroCommerce'.



 
Ref. Ares(2023)1634438 - 07/03/2023
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
Directorate I – Legal, procedural and inter-institutional affairs 
  I.1 – Agricultural law and enforcement 
Brussels 07/03/2023 
AGRI.I.1/CCL/ib/Ares(2023) 2272613 
 
 
Ines Urman 
1 Long Lane London 
UK 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents 2023/1025 
Dear Ms Urman,  
We  refer  to  your  request  for  access  to  European  Commission  documents  registered  on 
14/02/2023 under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  All  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email 
correspondence,  attendance  lists,  agendas,  background  papers,  transcripts,  recordings 
and  minutes/notes)  relating  to  the  meeting  listed  below:  Between  EuroCommerce  and 
Cabinet member of Janusz Wojciechowski, Maciej Golubiewski, on 27/10/2020. 
We have  identified  the  documents  falling  within  the  scope  of  your  request.  You  will  find 
enclosed redacted copies of the aforementioned documents. 
With regard to the document listed above, a complete disclosure of the identified documents 
is prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the 
individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, because they contain 
the following personal data: 
–  the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining 
to the senior management;   
–  the names/initials and contact details of other natural persons;  
In your application, you indicate that your address is in the UK. Transfers of personal data 
from  the  Commission  to countries  that  are  not  members  of  the  European  Economic  Area 
(EEA), or to international organisations are regulated under Chapter V of the Data Protection 
Regulation (1).  
                                                 
(1)  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
 
 
According to Article 47(1) of this Regulation, a transfer of personal data to a third country or 
an international organization may take place where the Commission has decided that the third 
country, a territory or one or more specified sectors within that country, or the international 
organisation in question ensures an adequate level of protection and where the personal data 
are transferred solely to allow tasks within the competence of the controller to be carried out. 
Based  on  the  information  available,  the  country  of  your  residence  is  recognised  by  the 
Commission as ensuring an adequate level of protection. However, we would further like to 
inform  you  that  Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the 
transmission of these personal data, except if you prove that it is necessary to have the data 
transmitted to you for a specific purpose in the public interest and where there is no reason 
to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subject  might  be  prejudiced.  In  your 
request, you do not express any particular interest to have access to these personal data nor 
do you put forward arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a 
specific purpose in the public interest.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
You  may  reuse  public  documents,  which  have  been  produced  by  the  European 
Commission  or  by  public  and  private  entities  on  its  behalf  based  on  the  Commission 
Decision on the reuse of Commission documents. You may reuse the documents disclosed 
free of charge and for non-commercial and commercial purposes provided that the source 
is  acknowledged  and  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
documents. Please note that the Commission does not assume liability stemming from the 
reuse.  
Please note that document No 1.2 originating from a third party is disclosed to you based 
on Regulation (EC) No 1049/2001. However, this disclosure is without prejudice to the 
rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to  reproduce  or  exploit  the 
released document without the agreement of the originator, who may hold an intellectual 
property right on it. The European Commission does not assume any responsibility from 
their reuse.  
 
Document No 1.1 was drawn up for internal use under the responsibility of the relevant 
service  of  the  Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural  Development.  It  solely 
reflects  the  service’s  interpretation  of  the  interventions  made  and  does  not  set  out  any 
official position of the third parties to which the document refers, which was not consulted 
on its content. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as 
such. 
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 
7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  to  the  Secretariat-General  of  the 
Commission within 15 working days upon receipt of this letter. You can submit it in one of 
the following ways: 
2 

 
by  asking  for  a  review  via  your  portal (2)  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), 
or by mail: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, 
Document 
Management 
& 
Access 
to 
Documents 
(SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Electronically signed 
Cristina Carrasco Lorente 
Head of Unit 
 
                                                 
(2)  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request  
3 
Electronically signed on 06/03/2023 16:09 (UTC+01) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121