This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Ylva Johansson and Charlotte Caubel'.


 
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 25.7.2023 
C(2023) 5173 final 
 
 
Ms Laura Kayali 
Politico 
Rue de la Loi 62 
1040 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 – EASE 2022/5604 

Dear Ms Kayali, 
I refer to  your email of 25 October 2022, registered on 26 October 2022, by which you 
submitted a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001ʼ). 
Please accept our apologies for the delay in replying to your request. 
1. 
  SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 29 September 2022, you requested access to, I quote: […] 
documents,  briefings,  minutes  and  any  other  relevant  documentation  about  the  meeting 
held  on  September  27,  2022  between  EU  Home  Affairs  Commissioner  Ylva  Johansson 
and France's Charlotte Caubel.’
 
The European Commission identified the following documents as falling under the scope 
of your request: 
                                                 
1   OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2   OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
  Flash  report  -  meeting  between  Ylva  Johansson  and  Charlotte  Caubel,  17 
September  2022,  registered  under  reference  number  Ares(2022)7167352 
(hereafter ‘document 1’); 
  Briefing  for  a  meeting  between  Ylva  Johansson  and  Charlotte  Caubel,  27 
September  2022,  registered  under  reference  number  Ares(2022)7166807 
(hereafter ‘document 2’). 
In its initial reply of 25 October 2022, the Directorate-General for Migration and Home 
Affairs: 
  Granted wide partial access to document 1, with the exception of some parts that 
were redacted based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and 
the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001; 
  Granted partial access to document 2, with the exception of some parts that were 
redacted based on the exceptions of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual) and  the  first  subparagraph of  Article 4(3) (protection 
of the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position  regarding 
document  2.  You  underpin  your  request  with  arguments,  which  I  will  address  in  the 
corresponding sections below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001  
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage.  
Following this review, I regret to inform you that I have to confirm the initial decision of 
the  Directorate-General  for  Migration  and  Home  Affairs  to  grant  partial  access  to 
document  2  based  on  the  exceptions  of  the  first  indent  of  Article  4(1)(a)  (protection  of 
the public interest as regards public security), Article 4(1)(b) (protection of privacy and 
the  integrity  of  the  individual)  and  the  first  subparagraph  of  Article  4(3)  (protection  of 
the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out 
below. 
2.1.  Protection  of  the  public  interest  as  regards  public  security  and  of  the 
decision-making process 
The first indent of Article 4(1)(a) of Regulation (EC) No 1049/2001 provides that ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security’

The  first  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that 
‘[a]ccess to  a document, drawn up by an institution  for internal use or received by an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 



 
institution’s  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure’

In  accordance  with  the  case-law  of  the  Court  of  Justice,  ‘a  European  Union  institution 
may take into account  cumulatively more than  one of  the grounds  for  refusal  set  out  in 
Article 4 of Regulation No 1049/2001 when assessing a request for access to documents 
held  by  it’
3.  In  the  present  case,  the  exceptions  relating  to  the  protection  of  the  public 
interest  as  regards  public  security  and  of  the  decision-making  process  are  closely 
connected. 
As  far  as  the  interests  protected  by  virtue  of  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 are concerned, the Court of Justice has confirmed that it ‘is clear from the 
wording  of  Article  4(1)(a)  
[of  Regulation  (EC)  No  1049/2001]  that,  as  regards  the 
exceptions to the right of access provided for by that provision, refusal of access by the 
institution is mandatory where disclosure of a document to the public would undermine 
the  interests  which  that  provision  protects,  without  the  need,  in  such  a  case  and  in 
contrast  to  the  provisions,  in  particular,  of  Article  4(2),  to  balance  the  requirements 
connected  to  the  protection  of  those  interests  against  those  which  stem  from  other 
interests’
4. 
The  Court  of  Justice  stressed  in  the  In  ‘t  Veld  ruling  that  the  institutions  ‘must  be 
recognised  as  enjoying  a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by 
[the exceptions provided for in 
Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001] could undermine the public interest’5. 
Consequently,  ‘the  Court’s  review  of  the  legality  of  the  institutions'  decisions  refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception 
[…] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’
6. 
Moreover, the General Court ruled that, as regards the interests protected by the above-
mentioned  Article,  […]  it  must  be  accepted  that  the  particularly  sensitive  and 
fundamental  nature  of  those  interests,  combined  with  the  fact  that  access  must,  under 
that  provision,  be  refused  by  the  institution  if  disclosure  of  a  document  to  the  public 
would undermine those interests, confers on the decision which must thus be adopted by 
the  institution  a  complexity  and  delicacy  that  call  for  the  exercise  of  particular  care. 

                                                 
3   Judgment  of  the  General  Court  of  13  September  2013,  Netherlands  v  Commission,  T-380/08, 
EU:T:2013:480, paragraphs 26 and 34. 
4   Judgement of the  Court of Justice of 1 February 2007,  Sison  v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, 
paragraph 46. 
5   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  3  July  2014,  Council  v  In  ‘t  Veld,  C-350/12,  EU:C:2014:2039, 
paragraph 63. 
6   Judgment  of  the  General  Court  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v  Council, T-
264/04, EU:T:2007:114, paragraph 40. 


 
Such  a  decision  requires,  therefore,  a  margin  of  appreciation’7.  This  was  further 
confirmed by the Court of Justice8. 
Document  2  constitutes  a  briefing  for  Commissioner  Ylva  Johansson  ahead  of  her 
meeting with Charlotte Caubel, French State Secretary for Children and Families. It was 
drafted  by  the  European  Commission  in  the  context  of  the  implementation  of  the  EU 
strategy  to  fight  child  sexual  abuse9,  in  particular  in  the  context  of  the  Proposal  for  a 
Regulation of the European Parliament and of the Council laying down rules to prevent 
and combat child sexual abuse10 (hereafter ‘the Proposal’). The Secretariat-General notes 
that  the  European  Commission  adopted  the  Proposal  on  11  May  2022  and  that 
discussions  within  the  Council  or  its  preparatory  bodies  on  this  proposal  are  currently 
fully ongoing11. 
Child sexual abuse is a heinous crime that has serious life-long consequences for victims. 
Due to the rapid expansion of the digital world, this crime has become truly global. Child 
sexual  abuse  often  goes  undetected,  as  children  are  abused  by  perpetrators  within  their 
closest circle of trust, undercutting their basic confidence in those who are charged with 
protecting and supporting them. When the abuse is also recorded and shared online, the 
violation continues as long as perpetrators share these images and videos online, often for 
years. Victims have to live with the knowledge that the images and videos of the crimes 
showing  the  worst  moments  of  their  lives  are  being  circulated  and  anyone,  including 
friends or relatives, may see them. 
Prevention  and  combating  child  sexual  abuse  therefore  undoubtedly  qualifies  as  public 
security  in  the  meaning  of  the  first  indent  of  Article  4(1)(a)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
The  part  concerned  of  document  2  contains  information  and  views  on  applicability  of 
specific  provisions  of  the  Proposal  aimed  at  preventing,  detecting,  and  combating  child 
sexual  abuse.  These  sensitive  issues  were  discussed  during  the  meeting  held  between 
Commissioner Johansson and French State Secretary Caubel on 27 September 2022.  
The  Secretariat-General  considers  that  disclosure  of  the  respective  part  of  document  2 
would undermine the protection of public security to the extent that it reveals preliminary 
and  sensitive  information  on  applicability  of  specific  provisions  of  the  Proposal. 
Therefore, the legal  details  discussed during the meeting and  reflected in the respective 
part  of  the  document  requested  are  of  a  highly  sensitive  nature  and,  if  disclosed,  could 
serve  to  inform  perpetrators  of  specific  legal  provisions  under  consideration  regarding 
prevention  and  combating  child  sexual  abuse  material.  In  other  words,  the  Secretariat-
                                                 
7   Judgment  of  the  General  Court  of  11  July  2018,  ClientEarth  v  European  Commission,  T-644/16, 
EU:T:2018:429, paragraph 23. 
8   Judgment of the Court of Justice of 19 March 2020, ClientEarth v European Commission, C-612/18 P,  
EU:C:2020:223, paragraphs 68 and 83. 
9   https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-your-say/initiatives/12433-EU-strategy-to-fight-
child-sexual-abuse_en 
10   https://eur-lex.europa.eu/legal-
content/EN/TXT/?uri=COM%3A2022%3A209%3AFIN&qid=1652451192472 
11   https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/HIS/?uri=COM:2022:209:FIN 


 
General  takes  the  view  that  disclosing  the  withheld  part  of  document  2  would  create  a 
situation in which public security would be negatively affected. 
In  themselves,  the  explanations  above  allow  understanding  why  access  to  the  withheld 
part  of  the  document  requested  has  to  be  refused.  The  institution,  when  dealing  with  a 
request for disclosure of certain information, is not required, in the statement of reasons 
for the confirmatory decision, to reveal information the effect of which would be, if that 
information  were  disclosed,  to  undermine  the  public  interest  covered  by  the  exception 
relied on by that institution12. 
The General Court confirmed in Case T-31/18 that, ‘[i]f such an obligation existed, the 
institution  
[…],  by  providing  those  explanations  on  the  use  which  may  be  made  of  the 
requested information, would itself create a situation in which, by its conduct, the public 
security which it is tasked with protecting, among other things, would be endangered’
13. 
In  the  present  case,  the  information  at  stake  is  of  a  sufficient  level  of  detail  and 
accordingly  there  is  a  reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical  risk  that 
disclosure  of  the  withheld  part  of  the  document  concerned  would  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security. 
Furthermore,  document  2  was  drawn  up  for  internal  use  by  the  relevant  services  of  the 
European Commission. The withheld part contains preliminary and sensitive information 
on  the  position  of  the  French  authorities  on  applicability  of  specific  provisions  of  the 
Proposal  and  solely  reflects  the  Commission's  interpretation  of  the  political  positions 
outlined  therein.  The  Secretariat-General  notes  that  these  positions,  raised  to  the 
Commission  by  the  French  authorities,  have  not  been  made  public.  This  section  also 
outlines  the  position  to  be  taken  by  the  Commission  in  political  discussions  within  the 
Council. 
Having conducted an assessment of the information contained in the document requested, 
the Secretariat-General considers that the withheld part of document 2 cannot be clearly 
dissociated from the ongoing negotiations on the Proposal within the Council.  
The disclosure of the withheld part of document 2 would compromise the position of the 
Member States and of the Commission in the ongoing decision-making process insofar as 
it  would  reveal  the  detailed  positions  of  France  and  of  the  Commission  on  the  specific 
provisions  of  the  Proposal,  while  no  similar  obligation  would  be  imposed  on  the  other 
Member  States.  The  integrity  of  the  ongoing  legislative  deliberations  would  thus  be 
seriously undermined. 
Therefore, disclosure of the withheld part of document 2 would, at this stage, jeopardise 
the decision-making process  in  the meaning of the first  subparagraph of  Article 4(3) of 
Regulation (EC) No 1049/2001. It could affect the exploration of different policy options 
                                                 
12   Judgment  of  the  General  Court  of  7  February  2018,  Access  Info  Europe  v  Commission,  T-852/16, 
EU:T:2018:71, paragraph 114. 
13   Judgment of the General Court of 27 November 2019, Luisa Izuzquiza and Arne Semsrott v European 
Border and Coast Guard Agency, T-31/18, EU:T:2019:815, paragraph 113. 


 
for  the  future.  Premature  sharing  of  isolated  pieces  of  information,  with  little  context, 
would also  serve to distort the picture,  rather than  giving them  a full overview with  all 
relevant  information.  The  risk  is  real  and  non-hypothetical  given  the  specific  and 
sensitive nature of the Proposal in question.  
Please  note  that  it  is  not  possible  to  give  more  detailed  reasons  justifying  the  need  for 
confidentiality  without  disclosing  the  document  concerned  and,  thereby,  depriving  the 
exception of its very purpose14. 
The Secretariat-General  would like to  recall that documents disclosed under Regulation 
(EC) No 1049/2001 are disclosed to the public at large (‘erga omnes’) and not only to the 
applicant who originally requested access. 
In  your  confirmatory  application,  you  state,  I  quote:  ‘I  respectfully  disagree  with  your 
assessment regarding the protection of the ongoing decision-making process and would 
please  ask  the  European  Commission  to  disclose  the  briefing  (document  2)  without  the 
redacted  parts.  […]  the  position  of  another  member  state,  ie  Germany,  is  very  much 
public  (see  here  https://urldefense.com/v3/__https://www.politico.eu/article/germany-
__;!!DOxrgLBm!Dqws79xuncFulxg4AwXr3oe9ut87Ep5iFCzhkwWzLx7gmCVNtXwRUs
GXXRibwWf_4yZ0OHqVgBPmeRmY0VHWbRJ4mSyWriYz55Hj$  
...)  which  has  not 
jeopardized  the  ongoing  decision-making  process  –  on  the  contrary,  it's  part  of 
democracy.’
 
In relation to the above, the mere fact that other Member State has voluntarily made its 
political positions on specific provisions of the Proposal public is irrelevant. 
Furthermore, in your confirmatory application, you state, I quote: ‘The court of justice of 
the EU itself does  not  seem to  think that what  are designed to  be closed-door meetings 
should 

remain 
under 
closed 
doors 
(see 
here 
https://urldefense.com/v3/__https://www.euractiv.fr/section/justice-
__;!!DOxrgLBm!Dqws79xuncFulxg4AwXr3oe9ut87Ep5iFCzhkwWzLx7gmCVNtXwRUs
GXXRibwWf_4yZ0OHqVgBPmeRmY0VHWbRJ4mSyWrvRvZ4RI$  
...).  The  context  is 
different but the philosophy behind the decision is the same.’
 
Contrary to  your claim, the Secretariat-General would like to point out that the General 
Court  recognised  in  Case  T-93/11  that  the  preparatory  nature  of  certain  documents 
permitted the inference that the documents were internal documents within the terms of 
Article 4(3) of Regulation (EC) No 1049/200115. 
Consequently, the Secretariat-General must conclude that the withheld part of document 
2 must be protected under the exceptions laid down in the first indent of Article 4(1)(a) 
(protection of the public interest as regards public security) and the first subparagraph of 
                                                 
14   To that effect, see judgment of the General Court of 24 May 2011, Navigazione Libera del Golfo Srl v 
Commission,  Joint  Cases  T-109/05  and  T-444/05,  EU:T:2011:235,  paragraph  82;  Judgment  of  the 
General  Court  of  8  February  2018,  Pagkyprios  Organismos  Ageladotrofon  v  Commission,  T‑74/16, 
EU:T:2018:75, paragraph 71. 
15   Judgment of the General Court of 7 June 2013, Stichting Corporate Europe Observatory v European 
Commission, T‑93/11, EU:T:2013:308, paragraph 33. 


 
Article  4(3)  (protection  of  the  decision-making  process)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001. 
2.2.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  
[…] 
privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community 
legislation regarding the protection of personal data’

In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)16,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data17 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  
[…]  [the 
Data  Protection]  Regulation’18.  Likewise,  in  the  Psara  judgment,  the  General  Court 
added that Article 4(1)(b) ‘establishes a specific and reinforced system of protection of a 
person  whose  personal  data  could,  in  certain  cases,  be  communicated  to  the  public 
[…]19. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision 
No 1247/2002/EC20 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person 
[…]
                                                 
16   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’)  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
17   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1.  
18   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
19  Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European 
Parliament, T-639/15 to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 65. 
20   OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 


 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional 
[…] nature from the notion of 
private life’
21. 
Document 2 contains personal data such as names and functions of staff members of the 
European  Commission  who  do  not  form  part  of  the  senior  management  and  of  persons 
external to the European Commission who are not public figures. 
The names of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/172522.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘the recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’

Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data23. This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
                                                 
21   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
22  European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 
23   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  C-
615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  document,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  the  Secretariat-General  concludes  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the 
need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  the  first  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such 
an  interest  must,  firstly,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure.  It  is  for  the  applicant  to  put  forward  specific  circumstances  that  show  that 
there  is  an  overriding  public  interest,  which  justifies  the  disclosure  of  the  documents 
concerned24. 
According  to  the  case-law,  the  applicant  must,  on  the  one  hand,  demonstrate  the 
existence  of  a  public  interest  likely  to  prevail  over  the  reasons  justifying  the  refusal  of 
access to the documents concerned and, on the other hand, demonstrate precisely in what 
way  disclosure  of  the  documents  would  contribute  to  assuring  protection  of  that  public 
interest  to  the  extent  that  the  principle  of  transparency  takes  precedence  over  the 
protection of the interests that motivated the refusal25. 
As  a  preliminary  remark,  the  Secretariat-General  would  like  to  underline  that  the 
European  Commission  has  made  significant  efforts  to  increase  the  transparency  of  its 
work on fighting child sexual abuse26. 
In your confirmatory application, you state that, I quote: ‘The position of member states 
on  legislation  that  will  affect  450  million  people  is  of  utter  public  interest,  especially 
when  said  legislation  has  proven  controversial  and  is  meeting  opposition  from  digital 
rights NGOs and MEPs 
[…]
                                                 
24   See  e.g.  judgment  of  the  General  Court  of  5  December  2018  in  Case  T-312/17,  Campbell  v 
Commission, EU:T:2018:876, paragraph 58. 
25    Judgment  of  the  General  Court  of  9  October  2018,  Anikó  Pint  v  European  Commission,  T-634/17, 
EU:T:2018:662, paragraph 48; Judgment of the General Court of 23 January 2017, Association Justice 
&  Environment, z.s
  v European Commission, EU:T:2017:18, paragraph 53; Judgment of the General 
Court  of  5  December  2018,  Falcon  Technologies  International  LLC  v  European  Commission,  T-
875/16, EU:T:2018:877, paragraph 84. 
26   https://ec.europa.eu/home-affairs/policies/internal-security/child-sexual-abuse/eu-strategy-more-
effective-fight-against-child-sexual-abuse_en; 
https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/have-
your-say/initiatives/12726-Fighting-child-sexual-abuse-detection-removal-and-reporting-of-illegal-
content-online_en; 

https://home-affairs.ec.europa.eu/whats-new/campaigns/legislation-prevent-and-
combat-child-sexual-abuse_en  


 
Having  analysed  your  arguments,  the  Secretariat-General  considers  that  they  do  not 
demonstrate any pressing need for the public to obtain access to the redacted parts of the 
document requested. 
Please note that general considerations or references to transparency do not demonstrate 
a  pressing  need  for  the  disclosure  of  the  documents  requested  and  cannot  provide  an 
appropriate basis for establishing that a public interest prevails over the reasons justifying 
the refusal to disclose the documents in question27. 
The  fact  that  the  document  in  question  concerns  an  issue  which  is  of  interest  to  non-
governmental  organisations,  elected  representatives  and/or  the  wider  public  does  not 
mean that there is an overriding public interest in disclosing said document. Nor does the 
mere reference to the fact that the document concerns a legislation that is of controversial 
nature constitute an overriding public interest in disclosure. 
In  light  of  the  above,  the  Secretariat-General  must  conclude  that  the  arguments  you 
invoke do not demonstrate that the disclosure of the withheld parts of document 2 would 
contribute,  in  a  concrete  manner,  to  the  protection  of  any  public  interest  that  would 
override the public interest protected by the first subparagraph of Article 4(3) (protection 
of the decision-making process) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The Secretariat-General has thus not been able to identify any public interest capable of 
overriding  the  interest  protected  by  the  first  subparagraph  of  Article  4(3)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001.  On  the  contrary,  the  Secretariat-General  considers  the  overriding 
public  interest  to  be  better  served  by  ensuring  the  protection  of  the  ongoing  decision-
making process. 
Please note that Article 4(1)(a) and Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 do 
not  include  the  possibility  for  the  exceptions  defined  therein  to  be  set  aside  by  an 
overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  Secretariat-
General has considered the possibility of granting further partial access to the document 
requested. 
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  further  partial  access  is  possible  without 
undermining  the  interests  described  above.  The  protected  parts  are  covered  in  their 
entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
 
 
                                                 
27    Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  14  November  2013,  Liga  para a  Protecção  da  Natureza  (LPN) 
and  Republic  of  Finland  v  European  Commission,  Joined  Cases  C-514/11  P  and  C-605/11  P, 
EU:C:2013:738, paragraph 93. 
10 


 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General 

 
11 

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