Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting documents'.



 
Ref. Ares(2024)5951604 - 21/08/2024
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR TRADE 
 
 
  The Director-General 
Brussels  
TRADE/SW/R.3(2024)6376220 
Ms Margarida Da Silva  
KNSM-laan 17  
1019 LA Amsterdam 
THE NETHERLANDS   
By email only – with request for 
explicit acknowledgment of receipt 
by email reply:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for public access to documents – EASE 2024/3668 
Dear Ms Da Silva,  
I  refer  to  your  email  application  dated  8 July 2024,  registered  on  9 July 2024  under  the 
above-mentioned EASE reference number, in which you make a request for public access 
to documents under Regulation (EC) No 1049/20011 (‘Regulation 1049/2001’). 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You have requested public access to the following documents: 
‘All  documents,  including  but  not  limited  to  attendance  lists,  agendas,  background 
papers,  minutes/notes  and  email  correspondence  about  or  summarising,  the  following 
meetings: 
–  16/10/2023  –  Valdis  Dombrovskis  (Executive  Vice-President)  –  Keidanren  (Japan 
Business Federation)  
–  06/06/2023  –  Elina  Melngaile  (Cabinet  member),  Kevin  Keary  (Cabinet  member)  – 
Daiichi Sankyo Europe GmbH  
– 01/03/2023 – Kevin Keary, Cristina Rueda Catry – European Services Forum  
– 22/03/2024 – Michael Hager – Intel Corporation.’ 
 
 
 
1   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË – Tel. +32 22991111 
Office: CHAR 07/067 – Tel. direct line +32 229-60143 
 
xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
We have identified 11 documents falling within the scope of your request: 
01 – Ares(2023)4050951 – Meeting request – Keidanren – 16.10.23; 
02 – Ares(2023)4050951 – Meeting request – Keidanren – Attachment 1 – CV; 
03 – Ares(2023)4050951 – Meeting request – Keidanren-Attachment 2 – Member list; 
04 – Ares(2023)7727225 – Meeting minutes – Keidanren – 16.10.23; 
05 – Ares(2023)4334503 – Meeting request – Daiichi – 06.06.23; 
06  –  Ares(2023)4334503  –  Meeting  request  –  Daiichi  –  Attachment  –  Company 
introduction; 
07 – Ares(2023)4334325 – Meeting minutes – Daiichi – 06.06.23; 
08 – Ares(2023)385463 – Meeting request – ESF – 01.03.23; 
09 – Ares(2023)1733079 – Meeting minutes – ESF – 01.03.23; 
10 – Ares(2024)1388126 – Meeting request- Intel Corporation – 22.03.24; 
11 – Ares(2024)5443732 – Meeting minutes – Intel Corporation – 22.03.24. 
For  details  and  numbering  kindly  refer  to  the  enclosed  Annex  ‘List  of  identified 
documents and type of disclosure’. 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
Having examined the requested documents under the applicable legal framework, partial 
access is granted to documents 01, 03-04 and 07-10, with only personal data redacted 
in  application  of  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001,  and  partial  access  to 
document 06  with  some  parts  redacted  under  Article 4(2)(a)  of  Regulation 1049/2001 
(protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property). In addition to personal data, document 05 has been also redacted under Article 
4(2)(a)  of  Regulation  1049/2001  and  document  11  under  Article  4(1)(a),  third  indent 
(protection of international relations). 
Document  02  is  entirely  withheld,  as  there  would  be  no  meaningful  content  remaining 
after the redaction of the sensitive personal data Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001. 
For further details please see below under points 2.1 to 2.4.  
Copies of the accessible documents in their redacted version are enclosed to the present 
reply letter. 
2.1.   PROTECTION  OF  THE  PRIVACY  AND  INTEGRITY  OF  THE  INDIVIDUAL  – 
ARTICLE 4(1)(B) OF REGULATION 1049/2001  
2.1.1.  ‘Personal data’ 
Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
2 
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation (EU)  No 2018/17252  (hereafter 
‘Regulation 2018/1725’ or ‘Data Protection Regulation’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data means ‘any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data.3 Please note in this respect that the 
names,  signatures,  functions,  email  addresses,  telephone  numbers  etc.,  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data4, as well 
as those of individuals belonging to third parties.  
We  disclose  documents 01,  03-05  and  07-11  only  partially,  as  they  contain  certain 
personal  data,  which  must  be  redacted  in  accordance  with  Article 4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001, namely: 
–  the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining 
to the senior management; 
–  the  names/initials  and/or  contact  details  of  other  natural  persons  –  other  than 
Commission staff members;  
–  other information relating to an identified or identifiable natural person. 
2.1.2.  Question of ‘transfer’ of personal data and conclusion 
Article 9(1)(b)  of  Regulation 2018/1725  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you 
for a specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that 
the legitimate interests of the data subject  might  be prejudiced.  In your request,  you do 
not express any particular interest to have access  to these personal data, nor do you put 
forward  any  arguments  to  establish  the  necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article 4(1)(b)  of  Regulation 1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated  and  as  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data 
concerned. 
 
 
 
2   Regulation  (EC)  No 1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents (Official Journal 
OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
3  Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, OJ L 295, 21.11.2018, p. 39. 
4  Judgment  in  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  case  C-434/16,  ECLI:EU:T:2018:560, 
points 33-35.  
3 
 
2.2.  PROTECTION  OF  COMMERCIAL  INTERESTS  (DOCUMENTS 5  AND  6)  –   
ARTICLE 4(2), FIRST INDENT OF REGULATION 1049/2001  
2.2.1.  Relevance of Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001 in relation to 
document 1 
Article 4(2),  first indent  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
While not all information concerning a company and its business relations can be regarded 
as  falling  under  the  exception  of  Article 4(2),  first  indent5,  it  appears  that  the  type  of 
information covered by the notion of commercial interests would generally be of the kind 
protected under the obligation of professional secrecy6. Accordingly, it must be information 
that  is  ‘known  only  to  a  limited  number  of  persons’,  ‘whose  disclosure  is  liable  to  cause 
serious  harm  to  the  person  who  has  provided  it  or  to  third  parties’  and  for  which  ‘the 
interests liable to be harmed by disclosure must, objectively, be worthy of protection’7. 
Documents  05  and  06  refer  to  publicly  undisclosed  sensitive  information  about  the 
business strategy and economic figures of a third party, i.e. the document originator. The 
release of such information would undermine the protection of the commercial interests 
of this third party.  
Therefore,  the  respective  parts  of  documents 05  and  06  need  to  be  protected,  and 
accordingly be redacted under the first indent of Article 4(2) of Regulation 1049/2001. 
2.2.2.  Question of overriding public interest 
The exception of Article 4(2), first indent (protection of commercial interests of a natural 
or  legal  person,  including  intellectual  property)  of  Regulation 1049/2001  applies, unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the document. Such an interest must, 
first, be public and, secondly, outweigh the harm caused by a disclosure.  
Accordingly, we have considered whether the risks attached to the release of the withheld 
part  of  documents 05  and  06  are  outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the 
requested document. We have not been able to identify any such public interest capable of 
overriding the commercial interests of the companies concerned. In the present case, there is 
no such evidence.  
 
 
 
5   Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, point 93. 
6   See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
7   Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, point 29. 
4 
 
2.3.   PROTECTION OF THE PUBLIC INTEREST AS REGARDS INTERNATIONAL RELATIONS 
(DOCUMENT 11) – ARTICLE 4(1)(A), THIRD INDENT OF REGULATION 1049/2001 
Article 4(1)(a),  third  indent  of  Regulation 1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations’. 
Disclosing  parts  of  document 11  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest 
as regards international relations, because this information  – if disclosed – would put in 
the  public  domain  the  EU’s  and  its  Member  States’  strategic  and  policy  positions  and 
related internal policy considerations related to semiconductors.  
We therefore consider that the confidentiality of parts of document 11 is fully protected 
by  a  coherent  application  of  Article 4(1)(a),  third  indent  of  Regulation 1049/2001. 
Therefore, public access to these parts of document 11 has also to be refused. 
2.4.  QUESTION OF PARTIAL ACCESS (DOCUMENT 02) 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  document 02.  However, 
partial access is not possible in the present case, as there would be no meaningful content 
remaining  after  the  redaction  of  the  sensitive  personal  data.  Therefore,  this  document  is 
entirely withheld.  
3.  DISCLAIMER(S) 
Please kindly pay attention to the following: you may reuse public documents, which have 
been produced by the European Commission or by public and private entities on its behalf, 
based  on  Commission  Decision 2011/833/EU  of  12 December 2011  on  the  re-use  of 
Commission documents8. You may reuse the documents disclosed free of charge for non-
commercial  and  commercial  purposes,  provided  that  the  source  is  acknowledged,  and 
that you do not distort the original meaning or message of the documents. Please note that 
the Commission does not assume any liability stemming from the reuse. 
Furthermore,  please  note  that  documents  containing  content  of  third-party  origin,  i.e. 
either  documents  originating  from  third  parties  or  documents  containing  parts  of  third-
party origin (in the present case: documents 01, 03, 05, 06, 08 and 10) are disclosed to 
you based on Regulation 1049/2001.  However, disclosure of such third-party content is 
without  prejudice  to  the  rules  on  intellectual  property,  which  may  limit  your  right  to 
reproduce or exploit the released documents without the agreement of the originator, who 
may  hold  an  intellectual  property  right  on  them.  The  European  Commission  does  not 
assume any responsibility from the reuse of those documents or parts of documents. 
Finally,  documents 04,  07,  09  and  11  were  drawn  up  under  the  responsibility  of  the 
relevant  Commission  official.  They  solely  reflect  the  author's  interpretation  of  the 
interventions made and do not set out any official position of any third party to which the 
documents  may  refer,  which  was/were  not  necessarily  consulted  on  their  content.  They 
 
8  OJ L 330, 14.12.2011, p. 39. 
5 


 
do not necessarily reflect the position of the Commission and, therefore, cannot be quoted as 
such. 
4.  POSSIBILITY OF A CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article 7(2)  of  Regulation 1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretariat-General of the Commission, either by 
•  asking  for  a  review  via  your  portal9  account  (available  only  for  initial  requests 
submitted via the portal account), or 
•  email to xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, or  
•  letter post to the following address: 
European Commission  
Secretariat-General  
‘Transparency, Document Management & Access to Documents’ (unit SG C.1) 
BERL 7/76 
Rue de la Loi 200/Wetstraat 200 
1049 Brussels 
BELGIUM. 
Yours sincerely, 
 
 
      Sabine WEYAND 
Enclosures: (11) 
Annex ‘List of identified documents and type of disclosure’,   
10 documents (partially redacted). 
 
9  https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request 
6 
Electronically signed on 21/08/2024 11:20 (UTC+02) in accordance with Article 11 of Commission Decision (EU) 2021/2121

Document Outline