Ref. Ares(2015)1682323 - 21/04/2015
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
Cooperation 
  Stakeholders 
The Head of Unit 
 
Brussels,  
DG CNECT/D4/AAK/SS/ns  
ARES (2015)   
Ms Rosa Birch 
netzpolitik.org 
Schonhauser Allee 6/7 
D-10119 Berlin, Germany 
 
Email: ask+request-1798-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2015/1272 
Dear Ms Birch, 
 
I  refer  to  your  e-mail  dated  02/03/2015  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  02/03/2015  under  the  above-mentioned  reference  number.  I 
also  refer  to  my  letter  of  09/03/2015  on  the  extension  of  the  deadline  due  to  the  large 
number of documents to be assessed. 
 
First, I would like to inform you that concerning the list of meetings that Commissioner 
Oettinger  and  his  Cabinet  members  had  with  stakeholders,  the  list  is  available  on  the 
European Commission's website on the following links: 
 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=f24e4f06-d181-
4f58-9604-3aaf3ce391ea 
 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=595cf53f-c018-
4fc8-afa0-9d66c289795c 
 
Concerning the other parts of your application, we have started to collect the documents 
you  have  requested.  The  handling  of  your  request  involves  the  assessment  of  a  very 
voluminous set of documents to be analysed in accordance with the provisions of Article 
4 of Regulation 1049/2001. It is therefore proving very burdensome and hard to manage 
for our services to carry out this task without a reasonable narrowing of the scope of your 
request. 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. 
+32 22991111 - Office: BU25 05/081 - Tel. direct line +32 229-97671 - Fax +32 229-69229 
Email: xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 

---

 
The Regulation 1049/2001 provides for a possibility to confer with applicants in order to 
find  a  fair  solution  when  an  application  concerns  a  very  large  number  of  documents. 
Article 6(3) provides that "in the event of an application relating to a very long document 
or  to  very  large  number  of  documents,  the  institution  concerned  may  confer  with  the 
applicant informally, with a view to finding a fair solution". 
 
Based on this we would kindly ask you to consider narrowing the scope of your request, 
so  as  to  reduce  it to  a more  manageable  amount  of  documents.  In  particular,  we  would 
like to ask for 
 
-  the  specification  of  the  concrete,  limited  number  of  stakeholders  in  which  you  are 
interested (instead of using the term 'stakeholders') e.g. names of organizations, and 
 
- to specify more concretely those limited number of topics in which you are interested in 
(instead of referring to all the topics that are in the Commissioner's current portfolio) e.g. 
copyright. 
 
 
If you have any questions concerning this proposal, you can contact us: 
  by email: xxxxxx.xxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  by telephone: +32 (0)2 299 7671 
 
Thank you for your understanding.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     Yours sincerely, 
 
Antoaneta Angelova-Krasteva 
 
2 

---