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This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Shell, BP, Total, ENI, Repsol, Galp and Equinor'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 14.2.2022 
C(2022) 974 final 
 
Ms Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory 
Rue du Bronze 9 
1070 Bruxelles 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2021/4883 
Dear Ms Verheecke, 
I am writing in reference to your email of 13 September 2021, registered on the same day, 
by  which  you  lodge  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
I apologise for the delay in the handling of your request. 
In your initial application of 22 July 2021, you requested access to, I quote, ‘for the period 
between 30 November 2015 to date, a list of all meetings held by DG Environment with the 
following representatives: Shell, BP, Total, ENI, Repsol, Galp and Equinor.’ 
By letter of 3 September 2021, the Directorate-General for Environment informed you that 
it  does  not  hold  any  documents  that  would  correspond  to  the  description  given  in  your 
application.  
Furthermore, I note that in its initial reply of 3 September 2021, the Directorate-General for 
Environment  underlined  that  the  list  of  all  meetings  of  its  Director-General  with 
organisations and self-employed individuals is publicly available3.  
                                                 
1 
OJ L 345, 29.12.2001, p. 94. 
2 
OJ L 145, 31.05.2001, p. 43. 
3   http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=ca175ad3-c2c5-457e-8f6d-
f17956bdcc4e 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
Moreover, the list of meetings held with organisations and self-employed individuals of the 
predecessor of the current Director-General is also publicly available4. 
Indeed,  an official of the European Commission having the status of Director-General has to 
make public information on meetings held with organisations or self-employed individuals on 
issues relating to decision-making and policy implementation in the Union in accordance with 
the Commission decision 2014/838/EU, Euratom of 25 November 20145.  
The publicly available lists enable you to identify the meetings of the Director-General of the 
Directorate-General for Environment with the organisations of your interest in the relevant 
period. Please note that the same obligation does not apply to lower-ranking officials, such as 
the other staff of the Directorate-General for Environment. 
In  your  confirmatory  application,  you  question  the  absence  of  any  documents.  You  state 
that,  I  quote,  ‘The  DG  should  have  kept  records  of  all  its  meetings  with  external 
stakeholders. It is of good administrative practice to keep a record of all external meetings. I 
am only requesting a list of all those meetings.’ 
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search  for  the  documents  requested.  Following  this  renewed  search,  I  confirm  that  the 
European Commission does not hold any documents that would correspond to the description 
given in your application at the date you submitted your confirmatory request. 
Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. 
I would like to refer in this respect to the judgment of the Court of Justice in Case C-127/13 
P (Strack v European Commission), according to which ‘[n]either Article 11 of Regulation 
1049/2001 nor the obligation of assistance in Article 6(2) thereof, can oblige an institution 
to create a document for which it has been asked to grant access but which does not exist’6.  
The  above-mentioned  conclusion  has  been  confirmed  in  Case  C-491/15  P  (Typke  v 
European  Commission),  where  the  Court  of  Justice  held  that  ‘the  right  of  access  to 
documents  of  the  institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution concerned and […] Regulation No 1049/2001 may not be relied upon to oblige 
an institution to create a document which does not exist.  
                                                 
4   http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=ca175ad3-c2c5-457e-8f6d-
f17956bdcc4e&d-6679426-p=28&startDate=01-09-2015 
5   Commission Decision of 25 November 2014 on the publication of information on meetings held between 
Directors-General  of  the  Commission  and  organisations  or  self-employed  individuals,  OJ  L  343/19, 
28.11.2014. 
6 
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 
2 
 
It follows that, […], an application for access that would require the Commission to create a 
new  document,  even  if  that  document  were  based  on  information  already  appearing  in 
existing documents held by it, falls outside the framework of Regulation No 1049/2001’7. 
In  the  present  case,  while  the  Directorate-General  for  Environment  keeps  records  of 
meetings  with  organisations  and  self-employed  individuals,  it  does  not  hold  any  list  of  all 
meetings  of  its  Director-General  nor  of  its  staff  with  the  specific  organisations  and  self-
employed  individuals  concerned  by  your  request  in  addition  to  the  publicly  available 
information on meetings of the Director-General, which is accessible via the abovementioned 
links. In this respect, I would like to confirm that compiling such a list in order to fulfil your 
request would equate to the creation of a new document in the meaning of the corresponding 
paragraphs of the judgments in Cases C-127/13 P and C-491/15 P as neither can such a list be 
extracted from a database by means of a normal or routine search8. 
The  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission)  that 
there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the  declaration  by  the  institution 
asserting  that  documents  do  not  exist9.  This  presumption  continues  to  apply,  unless  the 
applicant can rebut it by relevant and consistent evidence10. The Court of Justice, ruling on 
an appeal in Case C-440/18 P, has confirmed these conclusions11.   
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  provide  evidence  that  the  institution  is  in 
possession  of  any  further  documents  corresponding  to  the  description  provided  in  your 
application.  The  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v 
Commission)  that a mere suspicion  that there must be more documents does not  suffice to 
put in question the presumption of legality of the institution’s statement12. 
Furthermore,  you  underpin  your  request  with  the  following  argument,  I  quote,  ‘I  see  an 
overriding public interest in disclosure of the requested information as the meetings were all 
directly  or  indirectly  related  to  climate  action,  an  issue  which  affects  all  EU  citizens  and 
who is at the center of the EU's Green Deal, its flagship policy. The public should have the 
right to know how major decisions are taken on such a topic.’ 
Indeed, as specified in  Articles 4(2) and  4(3) of Regulation  (EC) No  1049/2001,  access  to 
the  document  requested  shall  be  refused,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. However, please note that this applies only to existing documents in possession 
of  the  institution.  Given  the  absence  of  any  documents  corresponding  to  the  description 
given  in  your  application  in  possession  of  the  European  Commission,  invoking  an 
overriding public interest is not applicable in this case. 
                                                 
7 
Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 
8   Typke v European Commission judgment, cited above, paragraph 47; Judgment of the General Court of 22 
October 2011, Dufour v ECB, T-436/09, EU:T:2011:634, paragraphs 103 and 153. 
9 
Judgment  of  the  General  Court  of  23  April  2018,  Verein  Deutsche  Sprache  v  Commission,  T-468/16, 
EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 
10  Ibid. 
11  Order of the Court of Justice of 30 January 2019,  Verein Deutsche Sprache  v Commission, C-440/18 P, 
ECLI:EU:C:2019:77, paragraph 14. 
12  Verein Deutsche Sprache v Commission judgment, cited above, paragraph 37. 
3 

 
Given that the European  Commission  does not hold  any such documents corresponding to 
the description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General 
 
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