SCREENING 
DETAILED ASSESSMENT 
Ref. Ares(2016)5416325 - 16/09/2016
- Assess the initial reply; is the confirmatory 
- If necessary consult: 
NEW CASE 
 
application submitted within the time frame provided 
   - internally 
 and/or
 in case of politically sensitive  
- Inform SG DOSSIERS ACCES 
for by Regulation 1049/2001? 
    decisions) 
 
(send the GestDem nr.) 
- Fill in the screening, send the screening, with the 
     - DG: set a deadline for reply, usually 1 or 2 WD; 
- Ch
checklist attached, to: the HoU, DHoU, colleague case 
     - third party: see Regulation 1049/2001 and the Detailed Rules; 
 
eck the deadline for 
responding, 15 WD from the 
handlers and SG DOSSIERS ACCES. Save a copy on the 
    - MS: see Regulation 1049/2001 and the Detailed Rules. 
date o f registration plus a 
U-Drive; 
- Will the decision need to be translated? If yes, be aware that this 
potential 15 WD extension.*  
- In case of sensitive cases and/or cases falling within 
takes time and prioritise your workload accordingly.  
 
the remit of unit SG/B3, please follow the specific 
procedures described in U:\Accès Doc\02\14  
 
 
DRAFT CONFIRMATORY DECISION 
 
 
- Use the template (on the U-Drive); 
- If full/partial access is granted: create a separate folder in the 
 
CONSULTATION OF SJ 
"Accès Partiel" folder and save these documents in the new folder 
(with the name and GestDem nr. of the case); 
- Send  the draft to 
 for feedback; 
- In case further partial access is granted, redact the documents 
- Fill in and save the Fiche de Synthèse (on the U-Drive). 
 
using Adobe Acrobat Professional (grey). 
After receiving feedback and (possibly) changing the draft:    
- Sav  
 
e the draft decision on the U-Drive and send the link to the draft decision 
SIGNATAIRE/QUALITY CHECKLIST  
together with the link to the Fiche to SG DOSSIERS ACCES, after which it will be sent to 
 
- Send the U-Drive links to the (translated) decision, Fiche and 
SJ for consultation. 
other documents to be disclosed to SG DOSSIERS ACCES, with the 
- SJ
 
 approves: send the documents for translation or signataire (via SG DOSSIERS 
agreement of SJ attached; 
ACCES) after having  inserted the date of the LS approval and any other necessary 
- SG DOSSIERS ACCES will print out the decision: read it, sign it and 
chang  es into the Fiche; 
give it to 
 for her approval and transmission to 
- SJ does not give its agreement: redraft decision/discuss it with SJ/discuss implications 
 
; 
and steps forward with the DHoU/HoU. 
- SG DOSSIERS ACCES will upload the document(s) in Ares: read it 
 
and click 'terminer'; 
* PROLONGATION OF THE DEADLINE  
- Make sure the cover page of the signataire and the synthesis 
 
fiche inside both contain a reference to the sensitivity of the case, 
- Draft a holding reply using the template on the U-Drive. Pay attention to the 
 
where applicable, and that sensitive cases are circulated to the 
language of the request and allow sufficient time for translation if needed; 
Cabinet/SPP and where relevant SG/B3, following the specific 
- Save the letter on the U-Drive and send the link to SG DOSSIERS ACCES; 
procedures described in U:\Accès Doc\02\14   
- SG DOSSIERS ACCES will print out the letter: read it, sign it and give it to the HoU; 
- Fill out the quality checklist of the initial reply/DG's contribution 
- SG DOSSIERS ACCES will upload the letter in Ares: read it and click 'terminer'. 
at confirmatory stage 
 

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