Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
 
 
 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
1.  Purpose 
This work instruction describes how a third party consultation addressed to ECHA according 
to  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents  (i.e.  the  “ATD 
Regulation”) or under national law is handled by the Legal Affairs Unit (LAU) in collaboration 
with the competent Directorate(s).   
   
2.  Scope 
This WIN starts with receiving a consultation on access to documents and ends with sending 
a reply. 
This WIN mainly applies to staff members of LAU that are in charge of coordinating ATD; 
Contact Persons nominated by each Directorate; members of the ATD Network nominated 
by each Directorate and/or Unit. It may also concern staff members who were the addressee 
of a consultation or have been assigned the task of handling the consultation. 
Referral and consultation based on the Management Board decision MB/32/2010 (i.e. access 
request to documents/information contained in REACH-IT received by a MSCA, Commission) 
are not falling within the scope of this WIN. ATD requests for REACH-IT data referred to 
ECHA  are  handled  according  to  WIN-0011  Processing  of  initial  applications  for  access  to 
documents. ATD requests regarding REACH-IT data on which ECHA is consulted are handled 
according to MB/32/2010. 
 
3.  Description 
1. Filtering  
1.1 Reception and registration of a third party 
Responsibility/Role 
consultation  
Forward  received  consultation  to  the  ATD  functional  mailbox 
ECHA staff member 
(xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx) and in any case, when 
there is doubt whether it is a third party consultation addressed 
 
to ECHA.  
 
 
 
Provided  the  received  communication  constitutes  a  third  party 
ATD Coordinator 
consultation  addressed  to  ECHA  under  the  ATD  Regulation  or 
national law, register it in the ATD SP. 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 1 of 6 

Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
 
 
1.2 Checking the scope of the consultation and the 
 Responsibility/Role 
deadline for replying 
Is  the  scope  of  the  consultation  clear  and  the  deadline  for 
ATD Coordinator 
replying  sufficient  taking  into  account  possible  third  party 
consultations ECHA might have to lodge itself? 
Consult an ATD Contact Person from the competent Directorate. 
If No, go to 1.3. 
If Yes, go to 2.1. 
 
1.3  Clarification  of  the  scope  of  the  consultation  and 
Responsibility/Role 
negotiation of the deadline 
Ask  the  Requestor  by  e-mail  to  clarify  the  consultation  and/or 
ATD Coordinator 
negotiate  the  deadline.  Provide  information  to  identify  the 
document  requested  and/or  on  the  reasons  for  an  extended 
deadline.  
 
2. Internal processing of the third party consultation  
2.1 Assignment of the third party consultation 
Responsibility/Role 
Assign  the  third  party  consultation  by  email  to  the  competent 
ATD Coordinator 
Directorate according to the rules below: 
 
- 
When a reply needs to  be coordinated among several 
Directorates  assign  to  the  volunteering  “lead” 
Directorate  (Directorate  which  holds  most  of  the 
documents in the scope); 
 
- 
In  all  other  cases,  assign  the  consultation  to  the  ATD 
contact person(s) of the competent Directorate.  
 
Indicate the legal deadline to the Directorate for replying to the 
third party consultation.  
2.2 Assessment of the need of a further consultation 
Responsibility/Role 
If  (the)  document(s)  contain(s)  information  originating  from  a 
ATD Contact Person 
further party (e.g. company, MSCA) and a further consultation is 
needed, go to 3.1.  
If no third party consultation needs to be lodged by ECHA, go to 
4.1. 
Consult the ATD Coordinator in case of doubt. 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 2 of 6 

Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
 
 
3. Further consultation  
3.1 ECHA’s document(s) containing information 
Responsibility/Role 
originating from a further party  
For  document(s)  containing  information  originating  from  a 
ATD Contact Person  
Member State, follow step 5.2 of WIN-0011 / Processing initial 
applications for ATD. 
For document(s) containing information originating from a third 
party which is not a Member State, follow step 5.3 of WIN-0011 
/ Processing initial applications for ATD. 
Inform the ATD Coordinator by email and confirm with him/her 
by email that a further consultation is going to be launched by 
the competent Directorate. 
3.2 Deadline and further consultation  
Responsibility/Role 
If an extended deadline has not already been negotiated under 
ATD Coordinator 
step 1.3 contact the Requestor by email and verify if it already 
lodged  itself  third  party  consultations  which  would  make  it 
redundant for ECHA to do so.  
If the Requestor’s reply demonstrates that this is not the case  
explain that ECHA is going to launch a further consultation and 
thus  an  extension  of  deadline  for  consultation  is  needed.  If 
possible,  propose  a  new  timeframe.  Adjust  the  deadline 
accordingly.  
 
4. Drafting and sending the reply 
4.1 Reminding the deadline 
Responsibility/Role 
If  one  day  before  the  expiry  of  the  deadline  no  draft  reply  is 
ATD Coordinator 
received  for  legal  review,  contact  the  ATD  Contact  Person 
concerned to remind the Directorate of the legal deadline. 
4.2 Drafting the reply 
Responsibility/Role 
Draft the reply. 
ATD Contact Person 
Submit the draft reply for legal review to the ATD Coordinator. 
 
In  order  to  ensure  a  fast  and  smooth  handling  of  the 
 
consultation, it is up to each Directorate to decide how the reply 
should  be  concretely  sent  to  the  Requestor  (i.e.  formal  ECHA 
The Competent Director or HoU 
letter v/ simple email). 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 3 of 6 

Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
 
Prior  to  any  sending,  the  competent  HoU  or  Director  
needs to approve the reply. 
It  is  up  to  each  Directorate  to  choose  how  to  implement  this 
obligation.  
4.3 Sending the reply 
Responsibility/Role 
Send the final reply to the Requestor at the latest on the day of 
ATD Contact Person 
the  expiry  of  the  deadline.  Attach  (if  relevant)  supporting 
 
documents.  
 
 
When  sending  the  reply  put  in  cc)  the  ECHA  ATD  functional 
 
mailbox (xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx).  
 
 
 
Upload the reply to the ATD SP. 
 
 
4.  Flowchart 
N/A. 
 
5.  Definitions 
Term or abbreviation 
Definition 
Applicant  
The natural or legal person (i.e. the first party) requesting access to 
a 
document 
in 
the 
possession 
of 
an 
European 
institution/agency/body or national entity (i.e. the second party). 
ATD 
Access to documents 
ATD Contact Person 
Contact  persons  nominated  by  Directorates  for  ATD  coordination 
purposes.  The  contact  persons  are  nominated  for  a  period  of  two 
years.  
ATD Coordinator 
Staff  member  of  the  LAU  coordinating  the  processing  of  initial 
applications for ATD.  
ATD Network 
Group of expert staff nominated by Directorates. It functions on an 
ad hoc basis and can be consulted on specific questions related to 
applications for access to documents. The opinion of the Network is 
not  binding  and  a  reply  by  members  of  the  network  not  a 
requirement  for  allowing  the  Directorate  in  charge  to  continue 
processing a request. The sharing of information and opinions within 
the network however facilitates an efficient information flow as well 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 4 of 6 

Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
 
Term or abbreviation 
Definition 
as the early identification of complex questions and contributes to 
an efficient and consistent decision-making. 
Competent Director 
ECHA Director who can approve ECHA’s reply to the requestor. 
Competent HoU 
ECHA Head of Unit who can approve ECHA’s reply to the requestor. 
LAU 
Legal Affairs Unit 
MSCA 
Member State Competent Authority 
Requestor  
European institution/agency/body or national entity (i.e. the second 
party) in possession of an ECHA document from whom originates the 
third party consultation addressed to ECHA. 
ATD SP 
ATD SharePoint, storage place for records, maintained by LAU. 
 
6.  Records 
Record name 
Security level 
Comments 
Third party consultation 
Restricted 
Storage location: ATD SP 
Reply 
Restricted 
Storage location: ATD SP 
Other relevant external correspondence 
sent by ECHA and/or received from 
Restricted 
Storage location: ATD SP 
external (if any) 
 
7.  References 
Associated document code 
Document name 
(EC) No 1049/2001 
Regulation of the European Parliament and of the Council of 30 May 
2001 regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission documents 
(EC) No 1367/2006 
Regulation  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  6 
September 2006 on the application of the provisions of the Aarhus 
Convention on access to information, public participation in decision-
making and access to justice in environmental matters to Community 
institutions and bodies 
ECHA/MB/32/2010 
Referral  and  consultation  procedure  for  requests  for  access  to 
environmental  information  or  access  to  documents  or  other 
information  contained  in  REACH-IT  received  by  a  Member  State 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 5 of 6 

Document code: 
 
WIN-0130.07 
 
Security level: 
 
Internal 
 
Effective date: 
 
29/09/2021 
Processing of third party consultations addressed to ECHA 
 
 
 
Associated document code 
Document name 
Competent  Authority/  Mandated  National  Institution  or  the 
Commission of 23 June 2010 
ECHA/MB/12/2008 
Decision on the implementation of Regulation (EC) N) 1049/2001 on 
public  access  to  ECHA  documents  as  amended  by  decision 
ED/04/2009 of 25 March 2009 
ECHA/MB/11/2008  
Code of good administrative behaviour for the staff of the ECHA in 
their relations with the public 
I(2013)0149 
Decision  by  the  Director  of  Regulatory  Affairs  –  Handling  of  the 
consultations  on  the  disclosure  of  documents  submitted  for  the 
purposes of the meetings of the Competent Authorities  for REACH 
and CLP (CARACAL) of 30 April 2013 
 
8.  Annexes 
N/A 
 
 
TEM-0129.01 
Uncontrolled copy once printed. Ensure that the right version is in use. 
Page 6 of 6