European Ombudsman 
 Directorate A 
Registry 
[POST ADDRESS]
[E‐mail address]  
[Confidential] 
Strasbourg,  
Complaint reference: 
Dear [Mr] [Mrs] [Ms] [Dr] [Professor], [Title Surname], 
I refer to your [letter] [e‐mail] [correspondence] of [date] in which you 
informed us that you [disagree with the Ombudsmanʹs decision on your 
complaint] [are unhappy with the way your complaint was or is being dealt 
with]. 
In conformity with the rules laid down by the Ombudsman for such 
cases, your [letter] [e‐mail] [correspondence] has been registered on date as a 
[request for review of the Ombudsmanʹs decision on your complaint] [service 
complaint about the way the Ombudsmanʹs services were or are dealing with 
your complaint]. 
Your request for review service complaint will be dealt with by [[Mr] 
[Mrs] XXX, Head of Complaints and Inquiries Unit X] [Mr Joao SantʹAnna, 
Director of Directorate A]. 
A substantive reply from the European Ombudsman will be dispatched 
to you as soon as possible within a maximum period of two months from 
registration of your [request for review] [service complaint]. 
Yours sincerely, 
Peter Bonnor  
Head of the Registry  
1 avenue du Président Robert Schuman
T. + 33 (0)3 88 17 23 13 
www.ombudsman.europa.eu 
 CS 30403 
F. + 33 (0)3 88 17 90 62 
xx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx 
F - 67001 Strasbourg Cedex 

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