Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Roadmap for the adaptation of preventive and early support measures to deal with conflict and harassment between Members and APAs or other staff'.

EN VERSION 20/06/2018 
Annex 1 
 
DRAFT DECISION 
 
 
Decision on the functioning of the Advisory Committee dealing with harassment 
complaints concerning Members of the European Parliament and its procedures for 
dealing with complaints 
 
 
 
THE BUREAU OF THE EUROPEAN PARLIAMENT, 
– having regard to the Staff Regulations of Officials of the European Union (hereinafter ‘Staff 
Regulations’) and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union 
(hereinafter  ‘CEOS’),  and  in  particular  Article  12a  and  24  of  the  Staff  Regulations  and 
Articles11, 81 and 127 of the CEOS, 
– having regard to Rule 25(2) and (3) of the European Parliament’s Rules of Procedure, 
whereas: 
(1) 
It is in the interests of the institutions to promote a working environment which respects 
human dignity and to promote employees’ professional and personal development. 
 
(2) 
The concept of harassment is governed by Article 12a of the Staff Regulations, and is 
applied by analogy in the CEOS. 
 
(3) 
The procedure  for  the  investigation of  complaints  regarding  harassment by  Members 
must enable a sufficiently vigorous, speedy, confidential and diligent investigation of 
the facts on which the complaint is based, depending on the circumstances of the case. 
 
(4) 
The experience gained since 2014 in dealing with complaints regarding harassment in 
the European Parliament has led to improvements in the structured preparation of the 
institution’s work aimed at addressing these complaints more quickly and rigorously. 
 
(5) 
For reasons of clarity, comprehensibility and legal certainty, a coordinated approach is 
needed.  
 
(6) 
The Committee shall be assisted by a Secretariat that will be adequately staffed.  
 
 
 
EN 
1 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 1  
Subject 
 
The purpose of this Decision is to lay down the procedure for establishing whether harassment 
by a Member of the European Parliament, which has been alleged by a Parliament staff member, 
(the complainant) did in fact occur. 
 
 
Article 2 
Definitions 
 
1. 
‘Complainant’  means  a  person  who  considers  himself  or  herself  to  be  a  victim  of 
harassment by a Member of the European Parliament. A complainant, within the meaning 
of this decision, may be an accredited parliamentary assistant (APA), an official or a staff 
member of the European Parliament’s Secretariat, a staff member of one of the political 
groups, a national expert seconded in accordance with the Bureau decision of 4 May 2009 
on the rules for the posting of national experts to the European Parliament, or a trainee. 
 
2. 
‘Trainee’  means  a  trainee  under  the  terms  of  the  applicable  internal  rules  concerning 
Member trainees or traineeships and study visits in the European Parliament’s Secretariat. 
 
3. 
“The Committee” means the Advisory Committee dealing with harassment complaints 
concerning Members of the European Parliament”.  
 
4. 
“The appointing authority” means the authority  defined by the Bureau Decision of 13 
January  2014  on  the  delegation  of  the  powers  of  the  appointing  authority  and  of  the 
authority empowered to conclude contracts of employment (AECE). 
 
5. 
In accordance with Article 12a of the Staff Regulations: 
 
a) 
‘Psychological  harassment’ means any improper  conduct  that takes place over a 
period,  is  repetitive  or  systematic  and  involves  physical  behaviour,  spoken  or 
written language, gestures or other acts that are intentional and that may undermine 
the personality, dignity or physical or psychological integrity of any person. 
 
b) 
‘Sexual harassment’ means conduct relating to sex which is unwanted by the person 
to whom it is directed and which has the purpose or effect of offending that person 
or  creating  an  intimidating,  hostile,  offensive  or  disturbing  environment.  Sexual 
harassment shall be treated as discrimination based on gender 
 
 
 
EN 
2 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 3 
Harassment complaint 
 
1. 
The complainant who considers him/herself to be a victim of harassment by a Member of 
the European Parliament within the meaning of Article 12a of the Staff Regulations shall 
submit  his/her  complaint  to  the  appointing  authority,  in  the  form  of  a  request  for 
assistance  under  Article 24  of  the  Staff  Regulations,  or  by  analogy,  as  provided  for  in 
Articles 11 (first paragraph) 81 or 127 of the CEOS, or, in the case of trainees and national 
experts on secondment in accordance with the duty to have regard for the welfare of staff. 
 
2. 
Before  submitting  his/her  complaint,  the  complainant  may  informally  contact  the 
Members of the Committee or its Secretariat. 
 
 
Article 4 
Preliminary study 
 
1. 
Where a complainant submits a request for assistance alleging harassment by a Member, 
the appointing authority shall:  
-  inform the Committee;  
-  entrust  the  complaint  without  delay  to  the  responsible  service  in  the  Parliament 
Secretariat who will carry out a thorough preliminary study into the alleged facts in 
order to determine whether there is any prima facie evidence of harassment.  
 
2. 
Within  40  days  of  the  receipt  of  the  complaint,  the  responsible  service  shall  submit  a 
preliminary study to the Committee and the appointing authority.  
 
This preliminary study shall contain: 
-  the complaint and where appropriate, any written witnesses statements, 
-  a list and a summary of the evidence collected and copies of the relevant documents,  
-  an opinion as to whether or not there is prima facie evidence of harassment. 
 
The study shall be based on the complaint and, where appropriate, any written statements 
from the proposed witnesses, and information obtained from the relevant services in the 
administration,  such  as  absences,  documentation  relating  to  the  recruitment  of  the 
complainant, and data with a short retention period, for example, concerning access to the 
Parliament. 
 
3. 
In the absence of sufficient evidence to establish a prima facie case of harassment, and in 
agreement with the Committee, the appointing authority shall consult the Legal Service 
and give the staff member concerned the opportunity to be heard before taking a decision 
on the basis of Article 24 of the Staff Regulations. 
 
4. 
An intentionally false and/or misleading complaint may lead to disciplinary proceedings 
against the complainant, and in the case of a trainee, to the termination of the traineeship. 
 
5. 
If there is sufficient evidence to establish a prima facie case of harassment, the Committee 
shall continue the investigation. 
 
EN 
3 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 5 
Provisional measures 
  
1. 
The appointing authority may decide at any moment to adopt provisional measures. These 
measures may include, inter alia, permission for the complainant to perform work at home 
or in the European Parliament, but not in the office of the Member concerned, or for the 
complainant to be granted a leave of absence ex officio. 
 
2. 
If  the  appointing  authority  decides  to  adopt  provisional  measures,  it  shall  inform  the 
Committee of the measures, indicating whether it was necessary to inform the Member 
concerned.  
 
 
Article 6 
Composition and meetings of the Committee 
 
1. 
The Committee shall be composed of six members. The Chair of the Committee and two 
other members shall be Quaestors. The Chair of the Advisory Committee on Harassment 
and its Prevention at the Workplace shall be a member. Two members shall be members 
of  the  Accredited  Parliamentary  Assistants’  Committee  (“the  APA  Committee”)  -  the 
Chair of the APA Committee and one being the assistant of a member of another political 
group 
 
2. 
If the Committee is considering a complaint by a staff member other than an accredited 
parliamentary assistant or a Member’s trainee, the members of the APA Committee shall 
be replaced by one member of the Advisory Committee on Harassment and its Prevention 
at the Workplace representing the Staff Committee.  
 
3. 
The  members  of  the  Committee  shall  be  appointed  by  the  President  of  the  European 
Parliament who shall also appoint the Chair of the Committee.  The composition of the 
Committee shall observe gender balance. 
 
4. 
Two expert advisers - one medical officer from the Medical Service and one Member of 
the Legal Service - shall be appointed by the Secretary General.  
 
5. 
The Committee shall be assisted in its work by a Secretariat.  
 
 
Article 7 
Quorum and vote  
 
1. 
The  Committee  shall  meet  when  convened  by  its  Chair  or  one  of  the  other  Quaestors 
replacing the Chair.  In  his/her absence the Chair  shall be  replaced  by one of the other 
Quaestors in the order of precedence of their election by the Plenary. 
 
2. 
Three members of the Committee, including two Quaestors and one member of the APA 
Committee or, where Article 6(2) of this Decision applies, the member of the Advisory 
Committee  on  Harassment  and  its  Prevention  at  the  Workplace  representing  the  Staff 
Committee, shall constitute a quorum.  
 
EN 
4 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
3. 
In the event of a tied vote, the Chair shall have a casting vote. 
 
EN 
5 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 8 
Procedure 
 
1. 
The Committee shall work with complete autonomy, independence and confidentiality. 
Its proceedings shall be secret.  
 
2. 
It shall investigate cases brought before it with due rigour, speed and discretion. 
 
 
Article 9 
Detailed investigation by the Committee 
 
1. 
For  each  case  referred  to  it,  the  Committee  shall  appoint,  from  among  its  members,  a 
rapporteur. The rapporteur shall inter alia identify the facts to be clarified and the persons 
to be heard and shall propose to the Committee a draft report.  
 
2. 
Unless  the  Committee  decides  that  the  complaint  lodged  by  the  complainant  does  not 
constitute an instance of harassment, the Committee will inform the Member concerned 
of  the  complaint  and  will  send  to  him/her  a  summary  of  the  allegations  made  against 
him/her to enable him/her to become acquainted with them and to submit his position and 
arguments,  if  he/she  so  wishes.  The  summary  may  conceal  the  origin  of  certain 
testimonies  to  the  extent  necessary  to  protect  the  witnesses.  The  Committee  will  give 
reasonable time to the Member concerned to respond before the complainant is heard by 
the Committee. 
 
3. 
The  complainant  shall  be  invited  to  be  heard  alone  as  promptly  as  possible.  If  the 
complainant  provides  valid  reasons  for  not  being  able  to  be  heard  within  a  reasonable 
time,  the  Committee  may  proceed  without  hearing  the  complainant,  explaining  the 
reasons for its decision to proceed in the report that it shall submit to the President. 
 
4. 
On the basis of the preliminary study, the Advisory Committee, on a proposal from the 
rapporteur, shall assess whether any witnesses are to be heard and whether any additional 
investigation is needed. Members’ assistants, officials and other staff members shall be 
required  to  appear  before  the  Committee  unless  they  can  give  valid  reasons  for  not 
attending.  They  shall  be  heard  alone  and  separately.  The  Committee  may  invite  other 
third persons to be heard. 
 
5. 
The Member shall be heard alone by the Advisory Committee regarding the allegations 
made against him or her.  
 
6. 
Any person heard may ask to be accompanied by a member of the European Parliament's 
Medical Service. 
 
 
 
EN 
6 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 10 
Report to the President 
 
1. 
The  Committee  shall  forward  to  the  President  its  reasoned  opinion  on  whether  or  not 
alleged harassment has occurred, in the form of a confidential report. Where appropriate, 
any minority opinion shall be recorded in it. 
 
2. 
The Committee’s confidential report shall contain: 
-  a summary of the allegations made by the complainant, 
-  a description of any improper conduct identified,  
-  a summary of the investigation, including the comments of the Member concerned 
and of any witnesses heard,  
-  an assessment of the facts and an evaluation of the evidence, including the witnesses’ 
testimonies,  
-  the Committee’s conclusions as to whether or not harassment has occurred, 
-  in  the  event  that  the  Committee  has  concluded  that  harassment  has  occurred,  a 
recommendation  to  the  President  on  any  sanctions  against  the  Member  concerned 
and any follow-up concerning the complainant concerned, 
-  the Committee may make any other recommendation it considers necessary.   
 
 
Article 11 
Decision of the President  
 
1. 
In the light of the opinion delivered by the Committee, the President shall issue a reasoned 
decision as to whether or not harassment has occurred. He or she shall endeavour to notify 
his decision to the complainant and the Member concerned within six weeks of receiving 
the report, and shall inform the Committee and the appointing authority thereof.  
 
2. 
Before  deciding  that  harassment  has  occurred,  the  President  shall  hear  the  Member 
concerned.  The  President  may  impose  a  penalty  on  him/her  in  accordance  with  the 
European Parliament’s Rules of Procedure.  
 
3. 
The President may decide to impose financial measures by means of which the Member 
acknowledges accountability for the professional harm suffered by the complainant. 
 
4. 
The hearing of the Member shall be deemed to be a hearing as required by the European 
Parliament’s Rules of Procedure. 
 
EN 
7 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1 
EN VERSION 20/06/2018 
Article 12 
Decision of the appointing authority 
 
1. 
In the light of the President’s decision, the appointing authority shall take a final decision 
on the request for assistance after consulting the Legal Service.  
 
2. 
If  the  President’s  decision  concludes  that  harassment  has  occurred,  the  appointing 
authority shall decide on the action to be taken to support the victim of the harassment.  
 
3. 
If the appointing authority intends to reject the request for assistance, it shall offer the 
complainant concerned an opportunity to be heard beforehand. 
 
 
Article 13 
Access to documents 
 
1. 
The documents of the Committee are confidential and shall remain secret. They shall be 
kept for as long as it is necessary for the treatment of the case and for no longer than 5 
years. 
 
2. 
Access to the documents of the Committee shall only be granted by unanimous decision 
of the Committee.  
 
3. 
The reports of the Committee shall be kept for 10 years.  
 
 
Article 14 
Other tasks of the Committee  
 
1. 
The Committee shall be responsible for assessing the effectiveness of the procedure set 
out in this Decision. The Chair of the Committee shall regularly inform the Bureau about 
the functioning of the Committee. 
 
2. 
The  Committee  may  report  to  the  President  of  Parliament  and  propose  prevention, 
information or training measures. 
 
 
Article 15 
Entry into force 
 
1. 
This Decision shall enter into force on 1st September 2018 and it shall apply to requests 
for assistance submitted after that date. 
 
2. 
This  Decision  replaces  the  Bureau  Decision  of  14  April  2014  on  the  internal  rules  on 
harassment and its prevention at the workplace and on harassment complaints involving 
Accredited  Parliamentary  Assistants  and  Members  of  the  European  Parliament  as 
amended on 6 July 2015. 
EN 
8 / 8 
PE 612.537/QUEST/GT/rev3 
 
 
PE 622.990/BUR/ANN.1