Corporate Europe Observatory 
Ministry of Forreign Affairs 
Margarida Silva 
Rijnstraat 8 
2515 XP Den Haag 
 
Postbus 20061 
2500 EB Den Haag 
Nederland 
Exclusively by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
www.rijksoverheid.nl 
Nederland 
 
www.nederlandwereldwijd.nl 
Contact 
 
xxx@xxxxxxx.xx 
 
  
 
 Datum  10 December 2021 
 Re
Your FOI request 
 
  
 
 Dear Ms Silva, 
  
In your email of 11 October 2021, you requested information on meetings 
 
 
of the Dutch Permanent Representation to the European Union regarding 
digital policy issues, invoking the Government Information (Public Access) 
 Act (Wet openbaarheid va  
n bestuur; Wob). 
 
The information you requested concerned the following: 
 
‘How many meetings have employees of the Permanent 
Representation of the Kingdom of the Netherlands to the European 
Union had with representatives of companies, organisations and other 
stakeholders to discuss the digital policy issues since 01 December 
2019? 
The digital policies we are interested in include but are not limited to 
the AI Act, the Digital Services Act, the Digital Markets Act and the 
ePrivacy Directive. 
I would like to request a list of these meetings including who was 
present at the meeting, the names of the organisations and lobbyists 
present, the date of the meeting, and the subject matters discussed.’  
The decision was postponed by four weeks on 4 November 2021. 
 
Statutory framework 
 
Your application falls within the scope of the Government Information 
(Public Access) Act.  
 
Decision 
 
In response to your application, one document has been created, namely 
a list of meetings of the Permanent Representation of the Kingdom of the 
 
Pagina 1 van 1 
 

---

link to page 2 link to page 2  
 
 
 
 
Netherlands to the European Union with stakeholders. This list 
 
encompasses meetings in the period from 1 December 2019 until 11 
Datum 
10 december 2021 
October 2021, the date of your request. I have decided to grant your 
application and to disclose this document.  
Onze referentie 
BZ-2021.98956 
  
 
Despite the fact that the Government Information (Public Access) Act 
 
does not provide for any obligation to produce information that is not 
already contained in existing documents, regardless of the degree of 
effort that this would involve, I have decided to create a document in 
order to be able to substantively reply to you application and in that way 
serve the public interest by disclosure of the requested information. 1 
 
 
With regard to this document, it is relevant to mention that no distinction 
is made between who took the initiative for the meeting; the Permanent 
Representation in principle receives every stakeholder. Further it is 
relevant to mention, that the document encompasses meetings that took 
place in the building of the Permanent Representation, as well as 
meetings which have taken place through videoconference.2   
 
In the document you will find: 
-  the date of a meeting, 
-  the name of the stakeholder, 
-  the topic discussed at the meeting and 
-  the abbreviation of the department of the Permanent 
Representation of the Kingdom of the Netherlands to the European 
Union that is responsible for the topic discussed. 
 
In the document you will not find the names of the persons who were 
present at the meetings. I do not disclose this information in respect of 
personal privacy, on the ground of section 10, subsection 2, opening 
words and (e) of the Government Information (Public Access) Act. 
 
Overall and according to my analysis the document shows the following 
numbers and percentages: 
 
Manner of disclosure 
 
The document is digitally enclosed with this decision. 
 
 
 
                                                           
 
1 See the judgment of the Administrative Jurisdiction Division of the Council of State (ABRvS) of 5 June 2013, no. 201204362/1/A3. 
 
2 For events that have been organized by the Dutch Permanent Representation, lthe list contains information about the invitees to these 
events, not about the stakeholders actually present. 
Furthermore, in light of the fact that – due to the pandemic -  many meetings have taken place through video-conferences in het period 
covered by this request for access to documents, it has been decided to also retroactively include these meetings in the list. However, 
due to staff changes no guarantee can be given that the list is complete in this respect. 
 
Pagina 2 van 2 
 

---

 
 
 
 
 
Publication 
 
 
Datum 
10 december 2021 
The disclosed document will be published on www.rijksoverheid.nl, so that 
the document can be accessed by everyone. 
Onze referentie 
BZ-2021.98956 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
For the Minister of Foreign Affairs,  
The deputy permanent Representative of the Kingdom of the Netherlands 
to the European Union 
 
 
[This letter was processed digital y and is therefore not signed.]  
 
 
 
Michael Stibbe 
 
 
 
Within six weeks after this decision is sent, a notice of objection may be 
lodged. The notice of objection must be signed and dated and include the 
name and address of the person submitting it, a description of the 
decision against which the objection is being lodged and the grounds on 
which it is based. The notice of objection should be addressed to the 
Minister of Foreign Affairs, Legal Affairs Department, Postbus 20061, 2500 
EB  The Hague, The Netherlands. 
 
 
Pagina 3 van 3 
 

---