Ref. Ares(2024)807545 - 02/02/2024
 
 
 
Mr. Arun Dohle  
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Brussels, 02/02/2024 
 
Subject: Review of the Office’s initial decision on your application for public access to 
documents concerning requests for review  
 
Dear Mr. Dohle, 
 
I refer to your email of  26 January 2024 by which you requested us to review the Office’s 
initial decision on your request for public access to documents concerning the Ombudsman’s 
attendance  at  the  2008  Fall  Meeting  of  the  American  Bar  Association  -  a  ‘confirmatory 
application’ under Article 7(2) of Regulation 1049/2001 and the Ombudsman’s Decision on 
the handling of requests for public access to documents. 
 
Your  request  was  registered  on  26  January  2024  under  the  reference   Ares(2024)596695.  In 
accordance with Regulation 1049/200l, the time limit for replying to your request expires on 
15 February 2024. 
 
In your confirmatory application, you requested access to (i) the list of participants and (ii) 
the  invitation  to  the  meeting  and  state  that  the  Ombudsman  as  a  public  institution  is 
required to maintain records for transparency and accountability purposes. The  Office has 
over the last sixteen years moved from a paper-based system of record-keeping to a digital 
one in line with good administrative practices. In addition, the Office has used different ICT 
tools  to  handle  the  digital  recording  of  documents  and  records,  for  accountability  and 
transparency  purposes.  As  explained  in  the  initial  reply,  in  accordance  with  the  EU’s 
Financial Regulation1, financial documents, such as those related to or supporting missions 
of the Ombudsman must be retained for a period of five years from the date of the Discharge, 
after which they may be destroyed by the appointing authority. In similar terms, in line with 
the  Ombudsman’s  current  records  management  decision,  administrative  documents 
concerning events or visits of the Ombudsman must be retained for a period of five years. 
 
1 Article 75 of Regulation (EU, Euratom) 2018/1046  
  Brussels 
Strasbourg 
Postal address 
+ 33 (0)3 88 17 23 13 
  Rue Froissart 87 
Havel Building - Allée Spach 
1 Av. du Président R. Schuman 
ombudsman.europa.eu 
B-1000 Bruxelles 
F-67000 Strasbourg 
CS 30403 
 
F-67001 Strasbourg Cedex 

---

 
Notwithstanding the retention periods mentioned, we have conducted further searches in 
our  electronic  databases  and  ICT  tools,  including  former  applications  no  longer  in  use  by 
this Office, and regret to inform you that we are not in possession of these two documents.   
 
As  regards  the  documents  identified  and  provided  in  our  initial  reply,  we  note  that  you 
contest the limited redaction of personal data based on the fact that the identity of the data 
subject  is  in  the  public  domain  and  that  the  American  Bar  Association  is  a  registered 
lobbyist. However, notwithstanding the fact that some of the information redacted may be 
public in nature, this does not alter the fact that the information comprises personal d ata. 
To  recall,  ‘personal  data’  means  any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable 
natural  person  […]’2.  In  order  for  ‘personal  data’  to  be  transmitted  to  you,  you  must 
demonstrate that it is necessary for you to have the data for a specific  purpose in the public 
interest. Only where this is established, is the Ombudsman required to assess whether there 
is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, and 
if so, to consider if it is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose 
after having demonstrably weighed the various competing interests 3. In this instance, you 
refer to the fact that the association is a registered lobbyist and that the conference took pl ace 
‘in the framework of the influencing EU policies’ to support your claim of the existence of a 
specific  purpose  in  the  public  interest.  However,  the  fact  that  part  of  the  redacted 
information is public means that your claim of necessity is moot. As such , we do not believe 
that you have demonstrated the necessity of the transfer of personal data and thus we cannot 
provided wider partial or full access to the documents provided.  
 
We  trust  that  these  additional  explanations  are  of  assistance  in  explaining  h ow  we  have 
identified the documents within scope and how we have applied the exception to disclosure 
concerning the protection of personal data.  
 
You  can  either  submit  a  complaint  to  the  Ombudsman  or  bring  an  action  against  this 
decision  before  the  General  Court  of  the  European  Union.  The  time  limit  for  bringing  an 
action before the General Court is two months. If you have any questions, please take contact  
with  the  staff  member  handling  your  request  whose  contact  details  have  already  been 
communicated  to  you.  For  your  recollection,  it  is  Jennifer  King  who  can  be  contacted  at 
xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xxxxxx.xx and/or +32 47 33 41541. 
 
Yours sincerely,  
 
 
Rosita Hickey 
Director of Inquiries 
 
2 Article 3(1) of Regulation (EU) No 2018/1725 
3 Ibid cf Article 9. 
 
2 

---