Ref. Ares(2013)3131767 - 30/09/2013
date 18/03/1994
N° 839
COMMISSION
TOUS LIEUX D' AFFECTATION
SOMMAIRE
FR MODALITES D'APPLICATION DES DISPOSITIONS GENERALES
D'EXECUTION DE L ARTICLE 24, TROISIEME ALINEA DU STATUT
RELATIF AU PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL DU
PERSONNEL DE LA COMMISSION 2
EN DETAILED RULES FOR THE APPLICATION 0F THE GENERAL
PROVISIONS FOR GIVING EFFECT TO THE THIRD PARAGRAPH OF
ARTICLE 24 OF THE REGULATIONS AS REGARDS TRAINING FOR
COMMISSION STAFF 20
DE MODALITÄTEN ZUR ANWENDUNG DER ALLGEMEINEN
DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN ZU ARTIKEL 24 ABSATZ 3 DES
STATUTS ÜBER DIE BERUFLICHE FORTBILDUNG DES PERSONALS
DER KOMMISSION 38
SOMMAIRE
AVANT-PROPOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
TITRE I. PLANS DE FORMATION
Art. 1 : Définition du plan de formation ..................... 7
Art. 2 : Définition de la fiche individuelle ................. 7
Art. 3 : Modification du plan de formation ................... 8
Art. 4 : Mise en oeuvre du plan de formation . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
TITRE II. CONDITIONS DE PARTICIPATION A UNE ACTION DE FORMATION
Art. 5 : Introduction de la demande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Art. 6 : Critères d'appréciation de la demande . . . . . . . . . . .... 9
Art. 7 : Inscription aux actions de formation ................ 9
Art. 8 : Voies de recours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
TITRE III. INTERVENTION FINANCIERE DE LA COMMISSION
Art. 9 : Actions suivies sur demande d ' u n e direction
générale ou un service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Art. 10 : Actions suivies sur initiative individuelle ......... 11
TITRE IV. CONGE SPECIAL DE FORMATION
Art. 11 : participation à une action de formation sur
demande d ' u n e direction générale ou d ' u n
service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Art. 12 : Congé pour participer, sur initiative
individuelle, à une action de formation . . . . . . . . . . . . . 12
Art. 13 : Recours en cas de refus du congé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
2 - I.A. n° 839 d u 18.3.1994
Art. 14 ; Congé pour participer, sur initiative
individuelle, à des examens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Art. 15 : Actions de perfectionnement suivies par les
fonctionnaires du cadre linguistique . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Art. 16 ; Présentation de la demande et comptabilisation
du congé spécial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
TITRE V. DISPOSITIONS PARTICULIERES
Art. 17 : Empêchement de participer à une action
pour laquelle l'inscription a été prise . . . . . . . . . . . . . 15
Art. 18 : Evaluation des actions de formation ................. 16
Art. 19 : Attestations de fréquentation, certificats
et diplômes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
TITRE VI. DISPOSITIONS FINALES
Art. 20 ; Pouvoir de décision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Art. 21 : Rapport périodique sur le fonctionnement
des modalités d'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
ANNEXE 1 : DEMANDE DE PARTICIPATION A UNE ACTION DE FORMATION ..... 18
I A n° 839 du 18.3.1994- 3
AVANT-PROPOS
NOUVELLE POLITIQUE DE LA FORMATION
NOUVEAU REGLEMENT DE BASE
Monsieur VAN MIERT, vice-président de la Commission et Membre responsable
du personnel et de l'administration, a arrêté le 30 septembre 1993 un
nouveau texte des modalités d'application des dispositions générales
d'exécution de l'article 24, troisième alinéa du Statut. Ce nouveau texte,
publié ci-après, entre en vigueur le 1er mars 1994.
Le texte révisé tient compte des orientations contenues dans le document
"La nouvelle politique de formation" approuvé par la Commission le 11 juin
1991. En particulier, le nouveau règlement se réfère à l'obligation pour
les directions générales et services d'établir des plans de formation, qui
intègrent, sur la base d'une analyse rigoureuse et d ' u n dialogue entre la
hiérarchie et son personnel, les besoins de l'institution, des services et
des individus, en tenant compte, notamment, des aspects relatifs au
développement de la carrière, à l'égalité des chances, à la mobilité et à
la promotion sociale. Le nouveau règlement a fait l'objet d ' u n e large
consultation des instances concernées par ces aspects de la politique du
personnel -et a reçu l'avis favorable unanime du Comité directeur de la
formation.
Il paraît utile, à l'occasion de cette publication, d'attirer l'attention
sur les principales modifications introduites par rapport au texte
précédent et de fournir un aperçu succinct des dispositions applicables en
matière de congé spécial de formation.
PRINCIPALES MODIFICATIONS PAR RAPPORT A LA VERSION PRECEDENTE
Les modifications apportées se situent dans le cadre des dispositions
générales applicables à l'ensemble du personnel des institutions
communautaires. Elles améliorent sur certains points les facilités en
matière de formation accordées au personnel, sans toutefois toucher aux
droits acquis.
Outre des changements de pure forme et des précisions rendant la
compréhension et l'application du texte plus faciles, les modifications
introduites, par rapport à la version précédente concernent pour
l'essentiel le's points suivants :
le nouveau texte introduit la notion de "plan de formation"
décentralisé par direction générale ou service, visant à intégrer les
besoins de l'institution, du service et de l'individu (TITRE I ) ;
4 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
les voies de recours sont adaptées pour tenir compte de l'existence
des plans de formation (TITRE I I ) ;
la possibilité est prévue dans des cas exceptionnels d'imputer le coût
de certaines missions de formation sur les crédits de missions de la
DG IX, selon des modalités arrêtées par le Directeur général du
personnel et de l'administration, après avis du comité directeur de la
formation (TITRE III, article 9, paragraphe 2 ) ;
les plafonds de l'intervention financière de la Commission en ce qui
concerne les actions suivies sur initiative individuelle ont été
adaptés (Titre III, article 10);
s'agissant des actions non organisées par la Commission et, en
particulier, des études étalées sur une ou plusieurs années, un congé
spécial de formation est prévu à titre de "compensation" pour les
heures de cours suivies en dehors des heures normales de service et
pour les cours "à distance" et "par correspondance", ces différents
types de formation ayant pris une certaine ampleur au cours des
dernières années (Titre IV, article 12).
D ' u n e manière générale, au cours de ces dernières années, la politique de
formation a connu un développement considérable. Les actions offertes par
le programme annuel ont été élargies, le nombre des participants s ' e s t
accru et les demandes sont en augmentation.
La "Nouvelle politique de la formation" vise en même temps à encourager la
participation accrue d ' u n plus grand nombre de fonctionnaires aux actions
de formation, à mieux programmer les efforts de formation individuels et à
intégrer l'ensemble des demandes dans un cadre global et cohérent
constitué par le plan de formation.
Je suis convaincu que les modifications et améliorations introduites dans
la nouvelle réglementation, qui concrétisent l'esprit de la nouvelle
politique de la formation, contribueront, par un engagement accru de la
hiérarchie et de l'ensemble du personnel, à promouvoir une gestion active
des ressources humaines de l'institution.
Frans DE KOSTER
Directeur général du personnel
et de l'administration
I A n° 839 du 18 3 1 9 9 4 - 5
MODALITES D'APPLICATION DES DISPOSITIONS GENERALES
D'EXECUTION DE L'ARTICLE 2 4 , TROISIEME ALINEA DU STATUT RELATIF
AU PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL DU PERSONNEL DE IA COMMISSION
Le membre de la Commission responsable du personnel et de
l'administration,
VU le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime
applicable aux autres agents de ces communautés fixés par le règlement
(CEE, Euratom, CECA) n° 2 5 9 / 6 8 ( 1 ) , modifié en dernier lieu par le
règlement (EURATOM, CECA, CE) N° 3608/93 ( 2 ) , et notamment son article
2 4 , troisième alinéa,
VU les dispositions générales d'exécution de l'article 24 du statut
relatif au perfectionnement professionnel, arrêtées par la Commission le
11 avril 1978 ( 3 ) ,
VU la Décision de la Commission en date du 11 juin 1991 concernant la
"Nouvelle Politique de la formation",
VU l'avis du Comité directeur de la formation,
CONSIDERANT q u ' i l y a lieu de modifier les modalités d'application des
dispositions générales d'exécution de l'article 2 4 , troisième alinéa du
statut ( 4 )
A ARRETE LES PRESENTES MODALITES D'APPLICATION :
( 1 ) JO n° L 56 du 4.3.1968
( 2 ) JO n° L 328 du 29.12.1993
( 3 ) Informations administratives, n° 205 du 17.7.1978
( 4 ) Informations administratives. Commission n° 396 du 23.2.1983.
6- I.A. n° 839 du 18.3.1994
TITRE 1 : PLANS DE FORMATION
Article premier - Définition du plan de formation
1. Aux fins de l'application de la politique de formation du personnel
de la Commission ( * ) , il est établi des plans de formation
décentralisés par direction générale ou service valables pendant
une période de deux ans.
2. A cet e f f e t , il est établi tous les deux ans dans chaque direction
générale ou service un projet de plan de formation.
Celui-ci comprend l'ensemble des actions de formation, à organiser
par la Commission ou par un organisme extérieur, qui sont demandées
ou prévues, d ' u n e part, par la direction générale ou le service
concerné dans le cadre des objectifs, missions et tâches de ceux-
ci, et, d ' a u t r e part, par les membres de la direction générale ou
du service concerné ( * * ) .
3. Le projet de plan de formation est établi après consultation de la
représentation du personnel. Il est porté à la connaissance du
personnel de la direction générale ou du service concerné.
4. Dans un délai d ' u n mois à compter de la publication du projet de
plan de formation, au cours duquel d'éventuels recours peuvent être
introduits, le plan de formation est arrêté conjointement par le
directeur général concerné et par le directeur général du personnel
et de l'administration, après avis des comités locaux et du comité
directeur de la formation.
5. Le plan de formation ainsi arrêté est porté à la connaissance du
personnel de la direction générale ou du service concerné.
6. L'existence du plan de formation n'exclut pas la présentation en
cours d'exercice, soit par la direction générale ou le service
concerné, soit sur l'initiative individuelle des membres de la
direction générale ou du service concerné, d'actions de formation
en dehors du plan, pour autant que celles-ci présentent un intérêt
pour le service ou pour l'institution.
Article 2 - Définition de la fiche individuelle
1. Dans le cadre du plan de formation, une fiche individuelle est
établie pour chaque fonctionnaire ou autre agent. Cette fiche
mentionne les actions de formation envisagées ainsi que les actions
demandées et suivies.
( * ) II s'agit de la décision de la Commission en date du 11 juin 1991
concernant la Nouvelle politique de la formation.
( * * ) Fonctionnaires et autres agents au sens du Statut des
fonctionnaires et du Régime applicable aux autres agents ( R . A . A . ) .
I.A. n° 839 du 18.3.1994 - 7
2. La fiche individuelle fait l ' o b j e t d ' u n dialogue régulier entre le
supérieur hiérarchique du fonctionnaire et celui-ci en vue
d'intégrer dans toute la mesure du possible les besoins de
l'institution, les besoins du service et les besoins individuels.
Article 3 - Modification du plan de formation
1 . Le plan de formation peut être modifié après un an.
2. Les dispositions prévues à l'article premier, paragraphes 3 à 6, et
à l'article 2, s'appliquent mutatis mutandis aux modifications
proposées du plan de formation.
Article 4 - Mise en oeuvre du plan de formation
1. Aux fins de la mise en oeuvre du plan de formation visé à l'article
premier, les actions de formation y incluses font l'objet d ' u n e
"Demande de participation à une action de formation" présentée par
la direction générale ou le service.
2. Le cas échéant, les actions de formation non incluses dans le plan,
visées à l'article premier, paragraphe 6, font l'objet, selon le
cas, d ' u n e "Demande de participation à une action de formation"
présentée soit par la direction générale ou le service, soit sur
initiative individuelle.
TITRE II : CONDITIONS DE PARTICIPATION A UNE ACTION DE FORMATION
Article 5 - Introduction de la demande
1. Toute demande de participation à une action de formation ou demande
d'organisation d ' u n cours pour un groupe de fonctionnaires est à
présenter au service de la formation au moyen du formulaire dont le
modèle est reproduit en annexe. Ce formulaire est disponible
auprès du coordinateur en matière de formation de chaque unité ad-
ministrative.
La demande doit parvenir au service de la formation au moins un
mois avant la date limite d'inscription pour les actions de forma-
tion externes et avant la date limite fixée pour les actions de
formation internes.
2 . Les "demandes présentées par une direction générale ou un service"
sont visées par le chef d ' u n i t é et par le directeur général
compétent ou son représentant.
3. Les "demandes présentées sur initiative individuelle" sont soumises
pour avis au chef d ' u n i t é et au directeur général compétent ou a
son représentant.
8- I.A. n° 839 du 18.3.1994
4. En ce qui concerne les actions de formation externes non organisées
par le service de la formation, les éléments d'information précisés
au verso du formulaire de demande de participation, notamment le
programme et le nombre d'heures de cours, doivent être j o i n t s à
chaque demande.
Article 6 - Critères d'appréciation de la demande
1. Le service de la formation se prononce sur la demande en prenant en
considération, notamment, les critères suivants :
l'existence du plan de formation de la direction générale ou du
service;
l'existence d ' u n intérêt pour le service ou pour l'institution;
le cas échéant, les avis des responsables de la direction générale
ou du service concerné ;
les conditions particulières d'admission éventuelles;
le respect des délais fixés pour l'introduction de la demande.
2. Pour certains cours ou cycles de formation organisés ou agréés par
la Commmission, l'admission à l'action peut être subordonnée aux
résultats de testa d'aptitude ou, si l'action comporte plusieurs
niveaux d'étude, à la réussite d ' u n examen d'accès au niveau visé.
3. Sauf justification spéciale, la demande est refusée, si l'intéressé
a déjà participé à une action identique ou équivalente.
4. La demande de participation à une action de formation externe peut
être rejetée, si des cours équivalents sont organisés par la
Commission.
5. Sont seules considérées comme actions de formation au sens des
présentes modalités, toutes actions d'acquisition, de
perfectionnement ou de mise à Jour des connaissances
professionnelles et notamment celles basées sur un programme
d'études ou permettant de favoriser le déroulement de la carrière.
6. L'approbation de la demande présentée par la direction générale ou
le service ouvre pour l'intéressé, le cas échéant, le droit à la
prise en charge financière et à un ordre de mission, accordés dans
les conditions prévues aux titres III et IV ci-dessous.
7. L'approbation de la demande sur initiative individuelle ouvre pour
l'intéressé le droit à une intervention financière et à un congé
spécial de formation, accordés dans les conditions prévues aux
titres III et IV ci-dessous.
Article 7 - Inscriptions aux actions de formation
1. L'inscription aux actions de formation organisées par la Commission
est effectuée par le service de la formation.
2 . En ce qui concerne les actions de formation non organisées par la
Commission, 1'inscription est effectuée :
1 A n° 839 du 183 1994- 9
- par le service de la formation ou, le cas échéant, par l ' u n i t é
administrative concernée, si la demande est présentée par une
direction générale ou un service;
- par le fonctionnaire ou l'autre agent concerné, si la demande est
présentée sur initiative individuelle.
3. Dans tous les cas, l'inscription est subordonnée à la décision du
service de la formation.
Article 8 - Voies de recours
1. Le refus d'intégrer dans le projet de plan de formation un projet
individuel doit être motivé et le motif doit être communiqué à
l'intéressé.
2. En cas de refus d'intégration d ' u n projet individuel dans le projet
de plan de formation, le fonctionnaire ou l ' a u t r e agent intéressé
peut saisir le directeur général concerné ou son représentant, en
en informant le comité local de la formation. Le directeur général
concerné ou son représentant statue sur la demande, après avis du
comité local de la formation, en temps utile pour permettre
éventuellement l'intégration dans le plan de formation du projet
individuel en question.
3. En cas de désaccord sur une modification d ' u n projet individuel à
inclure dans le projet de plan de formation, le fonctionnaire ou
l'autre agent intéressé peut saisir le directeur général concerné
ou son représentant, en en informant le comité local de la
formation. Le directeur général concerné ou son représentant
statue, après avis du comité local de la formation, en temps utile
pour modifier, le cas échéant, le plan de formation.
4. En cas de rejet d ' u n e demande de participation à une action de for-
mation, tant le fonctionnaire ou l'autre agent intéressé que le
directeur général concerné ou son représentant peuvent saisir le
directeur général du personnel et de l'administration, en en infor-
mant le comité local de la formation. Le directeur général du per-
sonnel et de l'administration statue, après avis du comité local de
la formation, en temps utile pour permettre éventuellement la par-
ticipation de l'intéressé à l'action de formation envisagée.
5. La décision prise est portée à la connaissance de l'intéressé et de
toutes les instances qui ont eu à se prononcer sur la demande de
participation en question.
6. Les présentes dispositions ne se substituent pas aux voies de
recours prévues au Statut des fonctionnaires et au Régime applica-
ble aux autres agents.
10- I.A. n° 839 du 18.3.1994
TITRE III ; INTERVENTION FINANCIERE DE LA COMMISSION
Article 9 - Actions suivies sur demande d'une direction générale ou
d ' u n service
1. S'il s'agit d'actions suivies sur demande d'une direction générale
ou d ' u n service, les frais d'inscription et les droits d'examen
sont imputés, dans la limite des disponibilités budgétaires, sur
les crédits réservés à la formation. Les autres frais, notamment
les frais de mission éventuels, sont pris en charge par l'unité ad-
ministrative à laquelle l'intéressé est affecté; celle-ci établit,
le cas échéant, un ordre de mission.
2. pour certaines actions dûment identifiées dans le plan de
formation, ces autres frais peuvent être imputés, dans la limite
des disponibilités budgétaires, sur les crédits de missions de
l'article A130 réservés à la formation, selon des modalités
arrêtées par le Directeur général du personnel et de
l'administration, après avis du Comité directeur de la formation.
Article 10 - Actions suivies sur initiative individuelle
1. s'il s'agit d'actions suivies sur initiative individuelle, qui
présentent un intérêt pour le service et/ou pour l'institution,
l'intervention financière de la Commission concerne exclusivement
les frais d'inscription et les droits d'examen, dans les conditions
précisées ci-après, à l'exclusion, notamment, des frais de
transport entre le lieu d ' a f f e c t a t i o n et le lieu de déroulement de
l'action, des frais de séjour, ainsi que de tout matériel
pédagogique. La prise en charge des frais peut être refusée pour
des actions dont le coût est anormalement élevé.
2. A l'exception des cours de langues de courte durée, suivis par les
fonctionnaires en service dans les lieux d'affectation où des cours
sont régulièrement organisés, et dans la limite des crédits
disponibles réservés à la formation, les frais d'inscription ainsi
que les droits d'examen concernant les actions de formation suivies
sur initiative individuelle présentant un intérêt pour le service
et/ou pour l'institution peuvent être pris en charge à concurrence
de :
- 80% d ' u n e tranche plafonnée à 2 0 . 0 0 0 BFR ( * )
- 50% de la tranche comprise entre 2 0 . 0 0 0 BFR et 5 0 . 0 0 0 BFR (**)
La partie des droits et frais d'inscription supérieure à 5 0 . 0 0 0 BFR
n'est pas prise en charge. (***)
( * ) maximum remboursable : 1 6 . 0 0 0 BFR
(**) maximum remboursable : 15.000 BFR
(***) maximum global remboursable : 31.000 BFR
I . A . n° 839 du 18.3.1994- 11
3. Les sommes correspondant aux frais pris en charge sont versées au
compte indiqué par l'intéressé après la participation à l'action,
sur la base des documents justificatifs (attestation de
fréquentation, facture acquittée ou reçu) et après communication au
service de la formation par le participant de la fiche d'évaluation
visée à l'article 18 ci-après.
TITRE IV : CONGE SPECIAL DE FORMATION
Article 11 - Participation à une action de formation suivie sur
demande d'une direction générale ou d ' u n service
Le temps consacré à une action de formation suivie sur demande d'une
direction générale ou d ' u n service est considéré comme temps de travail
et ne nécessite pas l'obtention d ' u n congé spécial.
Article 12 - Congé pour participer sur initiative individuelle à une
action de formation
Pour les actions suivies sur initiative individuelle, qui présentent un
intérêt pour le service ou pour l'institution, l'autorité compétente
en matière de congé peut accorder un congé spécial, lorsque la
participation à la formation l'exige, selon les dispositions.suivantes :
1. Actions organisées par la Commission
Le temps de travail consacré aux actions organisées par la commis-
sion n'est imputé ni au congé spécial de formation, ni au congé
annuel du participant.
2. Actions non organisées par la Commission
2.1 Actions suivies pendant les heures normales de service
( a ) cours de langues de courte durée
pour les actions de formation linguistiques ne dépassant pas
20 jours ouvrables, l'octroi d ' u n congé spécial d ' u n maximum
de 10 jours par an est subordonné aux conditions suivantes :
- les cours doivent, sauf cas dûment justifié, concerner une langue
officielle de la Communauté ou du lieu d'affectation, se tenir
dans un pays membre où la langue en question est couramment
utilisée et viser au perfectionnement de connaissances
linguistiques déjà acquises;
12 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
- ces cours ne peuvent être suivis sans connaissances préalables
dans la langue concernée et leur intérêt professionnel doit être
justifié par le service dont dépend l'intéressé;
- ces cours doivent être agréés par le service de la formation et
être d ' u n niveau approprié aux besoins de l'intéressé;
- le cycle de formation doit comporter au moins quatre heures
d'apprentissage actif par jour ouvrable et durer au minimum deux
semaines;
- sauf justification particulière du service concerné, un seul
congé spécial de formation peut être accordé pour une langue
donnée.
Si les conditions ci-dessus sont remplies, le congé spécial est
accordé pour la moitié de la durée totale de l ' a c t i o n , l ' a u t r e
moitié étant imputée sur le congé annuel du participant.
( b ) Formation de courte durée autre que linguistique
Pour les actions- de formation autres que linguistiques ne dépassant
pas 20 jours ouvrables, un congé spécial d ' u n maximum de 10 jours
par an est accordé pour la moitié de la durée totale de l'action,
l ' a u t r e moitié étant imputée sur le congé annuel du participant.
( c ) Actions intensives
Pour les actions de formation dépassant 20 jours ouvrables et non
étalées sur plusieurs années, le fonctionnaire ou l ' a u t r e agent
peut obtenir, dans des cas dûment justifiés par le directeur
général ou son représentant, un congé spécial, par période de
quatre ans, d ' u n maximum de 30 jours ouvrables pour la moitié de la
durée totale de l'action, l'autre moitié étant imputée sur le congé
annuel. Il est tenu compte de cette dérogation lors de demandes
utiérieures de congé de formation.
( d ) Etudes étalées sur une ou plusieurs années
Le fonctionnaire ou l'autre agent qui participe à une action de
formation préalablement autorisée s'étalant sur une ou plusieurs
années peut obtenir, sous réserve de satisfaire aux conditions
d'accès au cycle de l'année suivante, un congé spécial calculé
comme suit :
- pour la première année, la moitié du nombre d'heures de cours
avec un maximum de 10 jours (ou du nombre d'heures équivalent);
- pour la deuxième année, la moitié du nombre d'heures de cours
avec un maximum de 15 jours;
- à partir de la troisième année de cours, la totalité du nombre
d'heures de cours avec un maximum de 15 jours (ou du nombre
d'heures équivalent).
I.A. n° 839 du 18.3.1994- 13
2 . 2 Actions suivies en dehors des heures normales de service
( a ) En ce qui concerne les actions suivies en dehors des heures
normales de service et étalées sur une ou plusieurs années,
l'intéressé doit présenter, pour bénéficier d ' u n congé de com-
pensation équivalent au congé spécial visé sous le point
2 . 1 . d ) , au terme de l'action de formation ou au terme de chaque
année académique ou scolaire, au service compétent en matière
de congé, une attestation prouvant le nombre d'heures de
présence au cours, établie par l'organisme d'enseignement
concerné.
( b ) En ce qui concerne les actions suivies dans le cadre de cours à
distance ou par correspondance et étalées sur une ou plusieurs
années, l'intéressé peut bénéficier d ' u n jour de congé spécial
par examen réussi ou par épreuve obligatoire réussie, dans les
limites visées sous le point 2 . 1 . d ) et sur la base
d'attestations prouvant la réussite de l'examen ou de l'épreuve
obligatoire.
Article 13 - Recours en cas de refus du congé
En cas de refus du congé spécial de formation, le fonctionnaire ou
l ' a u t r e agent intéressé dispose des mêmes voies de recours que celles
prévues à l'article 8, paragraphes 4 à 6.
Article 14 - Congé pour participer, sur initiative individuelle, à des
examens
1. Outre les périodes prévues à l'article 12 ci-dessus, le
fonctionnaire ou l'autre agent peut, en vue de participer à des
examens portant sur des formations répondant aux critères définis à
l'article 6, point 5, obtenir, à concurrence de 10 jours ouvrables
par an, un congé spécial égal au nombre de jours de présence
nécessaire, majoré le cas échéant du délai de route requis pour se
rendre sur le lieu des épreuves et en revenir, sauf quand le
déplacement peut s ' e f f e c t u e r au cours d ' u n week-end ou d ' u n jour1
férié ( * ) .
2. Aucun congé spécial de formation n'est accordé pour la préparation
des thèses, mémoires, examens ou cours.
( * ) Voir la réglementation en matière de congé.
14 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
Article 15 - A c t i o n s de p e r f e c t i o n n e m e n t s u i v i e s par les f o n c t i o n n a i r e s
du cadre l i n g u i s t i q u e
1. Par dérogation aux d i s p o s i t i o n s de l ' a r t i c l e 12 et sans p r é j u d i c e
du r é g i m e en v i g u e u r pour l ' o c t r o i de bourses d'études aux
i n t e r p r è t e s de conférences(*), les autres f o n c t i o n n a i r e s du cadre
l i n g u i s t i q u e ( * ) peuvent, en accord avec le service responsable et
en vue de leur p e r f e c t i o n n e m e n t l i n g u i s t i q u e , b é n é f i c i e r , par
p é r i o d e de quatre ans, d'un congé s p é c i a l de f o r m a t i o n d'une durée
m a x i m a l e de 30 Jours o u v r a b l e s , selon des m o d a l i t é s arrêtées par le
d i r e c t e u r général du personnel et de l ' a d m i n i s t r â t i o n ( * )
2. Les f r a i s d ' i n s c r i p t i o n et les d r o i t s d ' e x a m e n concernant l a par-
t i c i p a t i o n aux actions pour l e s q u e l l e s ce congé spécial a été
accordé peuvent être p r i s en charge selon les m o d a l i t é s prévues à
l ' a r t i c l e 10.
A r t i c l e 16 - P r é s e n t a t i o n de l a demande et c o m p t a b i l i s a t i o n du congé
1. Les demandes de congé s p é c i a l de f o r m a t i o n ou de congé de compensa-
t i o n é q u i v a l e n t au congé s p é c i a l pour s u i v r e des actions sur i n i -
t i a t i v e i n d i v i d u e l l e ou passer des examens sont à présenter par le
f o r m u l a i r e h a b i t u e l de congé. Les demandes de congé s p é c i a l de
f o r m a t i o n doivent préciser les l i e u x , dates et heures des cours à
s u i v r e ou des examens à s u b i r . Pour les actions étalées sur
p l u s i e u r s années, i l y a l i e u d ' i n t r o d u i r e une demande par année
académique.
2. L ' a t t r i b u t i o n d é f i n i t i v e du congé s p é c i a l est consécutive au
déroulement de l ' a c t i o n et subordonnée à l a p r o d u c t i o n par
l ' i n t é r e s s é au s e r v i c e compétent en m a t i è r e de congé d ' u n document
é t a b l i s s a n t q u ' e f f e c t i v e m e n t les cours ont été s u i v i s ou les
examens ou épreuves subis. A d é f a u t , l a p é r i o d e de congé y
a f f é r e n t e est imputée sur le congé a n n u e l .
T I T R E V : DISPOSITIONS P A R T I C U L I E R E S
A r t i c l e 17 - Empêchement de p a r t i c i p e r à une a c t i o n pour l a q u e l l e
l ' i n s c r i p t i o n a été p r i s e
1. En cas d'empêchement de p a r t i c i p e r à une a c t i o n de f o r m a t i o n à
l a q u e l l e i l est i n s c r i t , l ' i n t é r e s s é d o i t en i n f o r m e r i m m é d i a t e m e n t
et par é c r i t le s e r v i c e de l a f o r m a t i o n .
(*) Des m o d a l i t é s s p é c i f i q u e s sont a p p l i c a b l e s aux f o n c t i o n n a i r e s du
cadre l i n g u i s t i q u e a f f e c t é s respectivement au S e r v i c e commun
d ' i n t e r p r é t a t i o n - c o n f é r e n c e s et au Service de Traduction.
I.A. n° 839 du 18.3.1994- 15
2. Lorsque l'empêchement est du fait de l'intéressé, il lui appartient
de justifier cette absence. A défaut, celui-ci est tenu de
rembourser les paiements effectués sur les crédits réservés à la
formation ou de prendre en charge les frais d'inscription dus.
3. En cas d'empêchement pour des raisons de service, il appartient au
coordonnateur en matière de formation de fournir au service de la
formation, après avis du supérieur hiérarchique direct de
l'intéressé, les informations nécessaires.
Article 18 - Evaluation des actions de formation
A l'issue d ' u n e action de formation, l'intéressé remplit la fiche
d'évaluation établie par le service de la formation et la transmet à
celui-ci, après visa du coordonnateur en matière de formation.
Article 19 - Attestations de fréquentation, certificats et diplômes
1. Après avoir effectivement participé à une action de formation
organisée par la Commission, l'intéressé peut demander une attesta-
tion de fréquentation.
2. Tout fonctionnaire ou autre agent ayant bénéficié d ' u n congé
spécial ou d ' u n e intervention financière dans le cadre de la
formation pour suivre une action non organisée par la Commission
doit faire parvenir au service de la formation, dans les deux mois
qui suivent la f i n de l'action, l'attestation de fréquentation
ainsi que les certificats ou diplômes reçus y relatifs.
3. L'intéressé peut faire verser ces attestations, certificats ou
diplômes à son dossier personnel.
TITRE VI : DISPOSITIONS FINALES
Article 20 - Pouvoir de décision
1. Sur toute question concernant la formation, le pouvoir de décision
est exercé par le directeur général du personnel et de
l'administration. A l'exception des décisions relatives aux
recours introduits en cas de rejet de la demande, le directeur
général du personnel et de l'administration peut déléguer ce
pouvoir aux directeurs généraux concernés ou aux services
compétents. Pour ce qui est des questions de congé concernant les
actions de formation, celles-ci relèvent de l'autorité compétente
en matière de congé.
2. Sauf en ce qui concerne l'article 8 et dans le cadre des présentes
dispositions, la mise en oeuvre des présentes modalités
d'application dans les instituts du CCR peut faire l'objet
d'adaptations tenant compte de la structure administrative
particulière du CCR, décidées par le directeur général du CCR dans
le cadre de la délégation de pouvoir dont il dispose et après avis
du groupe de coordination formation recherche et des comités locaux
de la formation concernés.
16 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
A r t i c l e 21 - Rapport p é r i o d i q u e sur le fonctionnement des
m o d a l i t é s d ' a p p l i c a t i o n
La m i s e en oeuvre des présentes m o d a l i t é s d ' a p p l i c a t i o n f a i t l objet de
r a p p o r t s p é r i o d i q u e s é t a b l i s et t r a n s m i s , à l ' i n i t i a t i v e du c o m i t é d i r e c t e u r
de la f o r m a t i o n , au d i r e c t e u r général du personnel et de l ' a d m i n i s t r a t i o n ,
a i n s i que, pour I n f o r m a t i o n , aux services de l a f o r m a t i o n
*
* *
TABLEAU SYNOPTIQUE
CONGE S P E C I A L DE FORMATION POUR P A R T I C I P E R SUR I N I T I A T I V E I N D I V I D U E L L E A DES
COURS E X T E R N E S OU A DES EXAMENS
Le t a b l e a u ci-après f o u r n i t un aperçu des p o s s i b i l i t é s o f f e r t e s en m a t i è r e
de congé de f o r m a t i o n , dans l a mesure b i e n entendu ou les c o n d i t i o n s de
p a r t i c i p a t i o n sont r e m p l i e s I I s a g i t du nombre m a x i m u m de jours ou
d'heures é q u i v a l e n t qui peut être accordé Sauf i n d i c a t i o n s p é c i a l e , le
congé est accordé dans cette l i m i t e pour la m o i t i é de l a durée t o t a l e de
l ' a c t i o n , l ' a u t r e m o i t i é étant imputée sur le congé annuel du p a r t i c i p a n t
Sous c e r t a i n e s c o n d i t i o n s , ce congé est désormais également octroyé sous l a
forme d'une "compensation" des heures de cours s u i v i e s en dehors des heures
n o r m a l e s de service et des "cours à d i s t a n c e " et "par correspondance"
Type de cours Nombre m a x i m u m
de jours
- Langues, autres f o r m a t i o n s de courte durée 10
- Etudes étalées sur une ou p l u s i e u r s années
1ère année 10
2e année 15
3e année et les s u i v a n t e s (*) 15
- A c t i o n s i n t e n s i v e s a n n u e l l e s dépassant 20 jours 30
- P a r t i c i p a t i o n à des examens (*) 10
- P e r f e c t i o n n e m e n t l i n g u i s t i q u e du cadre L/A (*)
traducteurs R é g i m e " a r t i c l e 15" 30
i n t e r p r è t e s R é g i m e "bourses d'études"
(*) sans i m p u t a t i o n sur le congé annuel
I A n° 839 du 18.3.1994- 17
Instructions (*)
1 Le présent formulaire dûment complété doit être transmis au
coordinateur en matière de
formation de la Direction générale/du Service Celui-ci transmet la demande au Service de
la formation selon les procédures arrêtées dans le cadre des plans de formation décentralisés et,
en tout état de cause
• au moins un mois avant la date limite d'inscription pour les actions de formation
organisées par un organisme extérieur (formation externe)
• avant la date limite fixée pour les actions de formation organisées par les services
de la Commission (formation interne)
2 En ce qui concerne les actions de
formation externe, il y a lieu de Joindre à la présente demande,
outre le programme de 1 organisme extérieur, également le nombre d'heures de cours par matière
et le nombre total d'heures de cours Pour les actions étalées sur plusieurs années, il y a lieu
d'introduire une demande par année académique
3 En ce qui concerne l'octroi du
congé spécial de formation, le présent formulaire ne se substitue
pas au formulaire de demande de congé, qui doit être Joint à la demande de participation à l'action
de formation
4 En ce qui concerne 1 octroi du
congé spécial pour la participation à des examens, il y a lieu
de transmettre l'attestation des examens subis au service compétent en matière de congé du lieu
d'affectation
5 En ce qui concerne l'octroi du
congé spécial consécutif à la réussite
d'examens ou
d'épreuves dans le cadre de cours à distance ou par correspondance, il y a lieu de
transmettre l'attestation de la réussite des examens ou des épreuves obligatoires au service
compétent en matière de congé du lieu d'affectation
. INDICATIONS RELATIVES A LA DESCRIPTION DE L'ACTION DE
FORMATION
- Utiliser les intitulés et numéros de code du Programme de formation pour le personnel de la
Commission
- Codes langues (correspondant aux cours de langues dispensés par les services de la Commission)
D A
D E
E L
E N
E S
F R
I T
N L
PT | FI
N 0
SV | A R
J A
R U
(*) Le texte complet de la réglementation a été publié dans les Informations
administratives n° 839 du 15.3.1994
I A n° 839 du 18.3.1994- 19
CONTENTS
F O R E W O R D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
T I T L E 1: T R A I N I N G PLANS
A r t . 1:
D e f i n i t i o n of t r a i n i n g p l a n
25
A r t . 2:
D e f i n i t i o n of i n d i v i d u a l record
25
A r t . 3:
M o d i f i c a t i o n of t r a i n i n g p l a n
26
A r t . 4:
I m p l e m e n t a t i o n of t r a i n i n g p l a n
26
T I T L E I I
A D M I S S I O N TO T R A I N I N G COURSES
A r t . 5:
AppIications
26
A r t . 6:
C r i t e r i a for assessing a p p l i c a t i o n s
27
A r t . 7:
E n r o l m e n t
27
A r t . 8:
A p p e a l s a g a i n s t r e j e c t i o n
28
T I T L E I I I
C O M M I S S I O N C O N T R I B U T I O N TOWARDS COST
A r t . 9:
Courses attended at the request of a
D i r e c t o r a t e - G e n e r a l or d e p a r t m e n t
29
A r t . 10:
Courses attended by the member of s t a f f
on h i s own in i n i t i a t i v e
29
T I T L E IV
SPECIAL T R A I N I N G LEAVE
A r t . 11:
Attendance at a course at the request of a
d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or department
30
A r t . 12:
Leave to attend a course on one's own
i n i t i a t i v e
30
A r t . 13:
Appeals against refusal of leave
32
20- I.A. n° 839 du 18.3.1994
A r t . 14:
Leave for e x a m i n a t i o n s taken on one's
own i n i t i a t i v e
32
A r t . 15:
Advanced language courses for o f f i c i a l s
i n the language service
32
A r t . 16:
S u b m i s s i o n of a p p l i c a t i o n s and r e c o r d i n g
of s p e c i a l leave
33
T I T L E V
S P E C I A L P R O V I S I O N S
A r t . 17:
F a i l u r e to attend a course a f t e r enrolment
33
A r t . 18:
E v a l u a t i o n of courses
34
A r t . 19.
Attendance c e r t i f i c a t e s and d i p l o m a s
34
T I T L E V I
F I N A L P R O V I S I O N S
A r t . 20:
Power of d e c i s i o n
34
A r t . 21:
P e r i o d i c report on the o p e r a t i o n of the r u l e s
34
ANNEX 1 :
A P P L I C A T I O N TO ATTEND A T R A I N I N G COURSE
36
I A n° 839 du 18.3.1994- 21
FOREWORD
THE NEW T R A I N I N G POLICY
NEW BASIC RULES
On 30 September 1993, Mr Van M i e r t , Vice-president of the C o m m i s s i o n
and Member r e s p o n s i b l e for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n , approved a
new v e r s i o n of the d e t a i l e d r u l e s for the a p p l i c a t i o n of the t h i r d
p a r a g r a p h of A r t i c l e 24 of the S t a f f R e g u l a t i o n s . The new t e x t ,
w h i c h is set out b e l o w , comes i n t o force on 1 M a r c h 1994.
The r e v i s e d t e x t takes account of the g u i d e l i n e s c o n t a i n e d i n "The
New T r a i n i n g P o l i c y ", approved by the C o m m i s s i o n on 11 June 1991.
More p a r t i c u l a r l y , the new r u l e s r e f e r to the o b l i g a t i o n of
d i r e c t o r a t e s - g e n e r a l / s e r v i c e s to d r a w up t r a i n i n g p l a n s , w h i c h , on
the b a s i s of c a r e f u l s c r u t i n y and a d i a l o g u e between s t a f f and t h e i r
s u p e r i o r s , cater for the needs of the i n s t i t u t i o n , i t s v a r i o u s
departments and i n d i v i d u a l members of s t a f f , w i t h s p e c i f i c
c o n s i d e r a t i o n for aspects r e l a t i n g to career d e v e l o p m e n t , equal
o p p o r t u n i t i e s , m o b i l i t y and s o c i a l a d v a n c e m e n t . The new r u l e s have
been the subject of w i d e - r a n g i n g c o n s u l t a t i o n s w i t h the bodies
concerned w i t h these aspects of s t a f f p o l i c y and have been
u n a n i m o u s l y endorsed by the S t e e r i n g C o m m i t t e e on T r a i n i n g .
I t is perhaps u s e f u l , at the moment of p u b l i c a t i o n , to s i n g l e out for
a t t e n t i o n the p r i n c i p a l d e p a r t u r e s f r o m the p r e v i o u s t e x t and to g i v e
a short summary of the r u l e s g o v e r n i n g s p e c i a l t r a i n i n g l e a v e .
P R I N C I P A L CHANGES FROM THE P R E V I O U S V E R S I O N
The changes are i n the area of t h e g e n e r a l r u l e s a p p l i c a b l e to a l l
s t a f f of C o m m u n i t y i n s t i t u t i o n s . I n some a r e a s , they i m p r o v e t h e
t r a i n i n g f a c i l i t i e s g r a n t e d to s t a f f , w i t h o u t d e r o g a t i n g f r o m
p r e v i o u s l y a c q u i r e d r i g h t s .
A p a r t f r o m changes i n p r e s e n t a t i o n and p r e c i s i o n d e s i g n e d to
f a c i l i t a t e u n d e r s t a n d i n g and a p p l i c a t i o n of the t e x t , t h e changes are
as f o l l o w s :
the new t e x t i n t r o d u c e s t h e concept of the " t r a i n i n g p l a n " d r a w n
up at the level of each d i r e c t o r a t e - g e n e r a l / s e r v i c e i n such a way
as to accommodate the needs of the i n s t i t u t i o n , t h e d e p a r t m e n t and
the i n d i v i d u a l a l i k e ( T i t l e I ) ;
22 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
- the appeal procedures have been adapted to take account of the
e x i s t e n c e of the t r a i n i n g p l a n s ;
i n e x c e p t i o n a l cases, the cost of c e r t a i n t r a i n i n g m i s s i o n s can be
charged to DG I X ' s a p p r o p r i a t i o n s for m i s s i o n s , on terms d e c i d e d
on by the D i r e c t o r - G e n e r a l of Personnel and A d m i n i s t r a t i o n a f t e r
c o n s u l t a t i o n of the S t e e r i n g Committee on T r a i n i n g ( T i t l e I I I ,
A r t i c l e 9 ( 2 ) ) ;
the c e i l i n g s on the Commission's f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n s to
courses attended by i n d i v i d u a l members of s t a f f on t h e i r own
i n i t i a t i v e have been adjusted ( T i t l e I I I , A r t i c l e 10),
- as regards courses w h i c h are not o r g a n i z e d by the Commission,
p a r t i c u l a r l y those w h i c h last a year or mo r e , s p e c i a l t r a i n i n g
leave is p r o v i d e d for as "compensation" for t i m e spent a t t e n d i n g
courses o u t s i d e n o r m a l w o r k i n g t i m e and f o r " d i s t a n c e l e a r n i n g "
and "correspondence" courses, these v a r i o u s types of courses
h a v i n g become f a r more commonplace in recent years ( T i t l e I V ,
A r t i c l e 12).
G e n e r a l l y s p e a k i n g , t r a i n i n g has undergone a c o n s i d e r a b l e e x p a n s i o n
over the last few years. The courses o f f e r e d i n the a n n u a l
programme, the number of p a r t i c i p a n t s , and the l e v e l of s p e c i f i c
requests are i n c r e a s i n g a l l the t i m e .
The a i m of the new p o l i c y is a l s o to encourage greater numbers of
s t a f f to a t t e n d t r a i n i n g courses, to improve the p l a n n i n g of
i n d i v i d u a l t r a i n i n g and to i n t e g r a t e a l l a p p l i c a t i o n s i n t o a coherent
o v e r a l l f r a m e w o r k i n the shape of the t r a i n i n g p l a n .
I am f i r m l y convinced t h a t , by p r o m o t i n g a greater commitment on the
p a r t of the h i e r a r c h y and the s t a f f as a w h o l e , the changes and
improvements made to the r u l e s w i l l g i v e t a n g i b l e e x p r e s s i o n to t h e
new p o l i c y on t r a i n i n g and l e n d a more a c t i v e c h a r a c t e r to t h e
management of the i n s t i t u t i o n ' s human resources.
Frans de Koster
Director-General of Personnel"
a n d A d m i n i s t r a t i o n
I A n° 839 du 18.3.1994- 23
DETAILED RULES FOR THE APPLICATION OF THE
GENERAL PROVISIONS FOR G I V I N G EFFECT TO THE T H I R D PARAGRAPH OF
ARTICLE 24 OF THE STAFF REGULATIONS
AS REGARDS T R A I N I N G FOR COMMISSION STAFF
The Member of the C o m m i s s i o n w i t h r e s p o n s i b i l i t y for personnel and
a d m i n i s t r a t i o n ,
H a v i n g regard to C o u n c i l R e g u l a t i o n ( E E C , E u r a t o m , ECSC) No 259/681
l a y i n g down the S t a f f R e g u l a t i o n s of O f f i c i a l s and C o n d i t i o n s of
Employment of O t h e r Servants of the European C o m m u n i t i e s , as last
amended by R e g u l a t i o n ( E u r a t o m , ECSC, EC) No 3608/93,2 and i n
p a r t i c u l a r the t h i r d p a r a g r a p h of A r t i c l e 24 of the S t a f f
R e g u l a t i o n s ,
H a v i n g regard to the general p r o v i s i o n s for g i v i n g e f f e c t to
A r t i c l e 24 of the S t a f f R e g u l a t i o n s r e l a t i n g to t r a i n i n g for s t a f f
adopted by the C o m m i s s i o n on 11 A p r i l 1978,3
H a v i n g regard to the C o m m i s s i o n D e c i s i o n of 11 June 1991 on the "New
T r a i n i n g P o l i c y " ,
H a v i n g regard to the o p i n i o n of the S t e e r i n g C o m m i t t e e on S t a f f
T r a i n i n g ,
Whereas the d e t a i l e d r u l e s for the a p p l i c a t i o n of the g e n e r a l
p r o v i s i o n s for g i v i n g e f f e c t to the t h i r d p a r a g r a p h of A r t i c l e 24 of
the S t a f f R e g u l a t i o n s should be amended,4
HAS ADOPTED THESE D E T A I L E D RULES:
1 OJ L 56, 4.3.1968.
2 OJ L 328, 29.12.1993.
3 A d m i n i s t r a t i v e N o t i c e s No 205, 17.7.1978.
4 A d m i n i s t r a t i v e N o t i c e s No 396, 23.2.1983.
24- I A n° 839 du 18.3.1994
T I T L E 1. T R A I N I N G PLANS
A r t i c l e 1 - D e f i n i t i o n of t r a i n i n g p l a n
1. For the purposes of a p p l y i n g the C o m m i s s i o n ' s s t a f f t r a i n i n g
p o l i c y , * d e c e n t r a l i z e d two-year t r a i n i n g p l a n s s h a l l be drawn up
for each d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e .
2. Each d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or service s h a l l d r a w up a d r a f t t r a i n i n g
p l a n every two years.
The p l a n must encompass a l l t r a i n i n g courses to be o r g a n i z e d by
the C o m m i s s i o n or e x t e r n a l bodies w h i c h have been requested or
planned e i t h e r by the directorate-general or s e r v i c e i n r e l a t i o n
to i t s own o b j e c t i v e s , assignments and tasks or by i t s i n d i v i d u a l
members.**
3. The d r a f t t r a i n i n g p l a n s h a l l be drawn up a f t e r the staff
r e p r e s e n t a t i v e s have been c o n s u l t e d . I t s h a l l be n o t i f i e d to the
s t a f f of the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e concerned.
4. One mont h a f t e r the p u b l i c a t i o n of the d r a f t t r a i n i n g p l a n , d u r i n g
w h i c h p e r i o d any appeals may be lodged, the t r a i n i n g p l a n s h a l l be
adopted j o i n t l y by the d i r e c t o r - g e n e r a l concerned and by t h e
Director-General for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n , the l o c a l
committees and the S t e e r i n g C o m m i t t e e on T r a i n i n g h a v i n g been
c o n s u l t e d .
5. The t r a i n i n g p l a n thus adopted s h a l l be n o t i f i e d to the s t a f f of
the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or service concerned.
6. The existence of the t r a i n i n g p l a n s h a l l not p r e c l u d e the
p r e s e n t a t i o n i n the course of t h e f i n a n c i a l y e a r , e i t h e r by t h e
d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e concerned or by an i n d i v i d u a l
member of i t s s t a f f , of t r a i n i n g courses o u t s i d e the p l a n p r o v i d e d
t h a t they are of p o t e n t i a l v a l u e to the d e p a r t m e n t or the
i n s t i t u t i o n .
A r t i c l e 2 - D e f i n i t i o n of i n d i v i d u a l record
1. As p a r t of the t r a i n i n g p l a n , an i n d i v i d u a l record s h a l l be kept
for each o f f i c i a l or other s e r v a n t . The record s h a l l m e n t i o n any
t r a i n i n g a c t i v i t i e s p l a n n e d as w e l l as those a p p l i e d for and
attended.
* See C o m m i s s i o n D e c i s i o n of 11 June 1991 concerning the new p o l i c y
on t r a i n i n g .
** O f f i c i a l s and other servants w i t h i n the m e a n i n g of the S t a f f
R e g u l a t i o n s and the C o n d i t i o n s of E m p l o y m e n t of other servants of
the European C o m m u n i t i e s .
I A n° 839 du 18.3.1994- 25
2. I n d i v i d u a l records s h a l l be the subject of r e g u l a r i n t e r v i e w s
between each o f f i c i a l and h i s or her i m m e d i a t e s u p e r i o r w i t h a
v i e w to r e c o n c i l i n g as f a r as p o s s i b l e the needs of the
i n s t i t u t i o n and t h e department w i t h those of the i n d i v i d u a l
A r t i c l e 3 - M o d i f i c a t i o n of t r a i n i n g p l a n
1. The t r a i n i n g p l a n may be m o d i f i e d a f t e r one y e a r .
2. The p r o v i s i o n s of A r t i c l e 1(3) to (6) and A r t i c l e 2 s h a l l a p p l y
m u t a t i s m u t a n d i s to the m o d i f i c a t i o n s proposed to the t r a i n i n g
p l a n .
A r t i c l e 4 - I m p l e m e n t a t i o n of t r a i n i n g p l a n
1 I n t h e case of t r a i n i n g courses i n c l u d e d i n t h e t r a i n i n g p l a n s
r e f e r r e d to i n A r t i c l e 1, an " a p p l i c a t i o n to a t t e n d a t r a i n i n g
course" s h a l l be s u b m i t t e d by t h e d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e
concerned.
2. I n t h e case of t r a i n i n g courses not i n c l u d e d i n t h e p l a n r e f e r r e d
to i n A r t i c l e 1 ( 6 ) , an " a p p l i c a t i o n to a t t e n d a t r a i n i n g course"
s h a l l be s u b m i t t e d by the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e or by the
i n d i v i d u a l concerned, as a p p r o p r i a t e .
T I T L E I I A D M I S S I O N TO T R A I N I N G COURSES
A r t i c l e 5 - A p p l i c a t i o n s
1. A p p l i c a t i o n s to a t t e n d a t r a i n i n g course or to o r g a n i z e courses
for groups of o f f i c i a l s must be s u b m i t t e d to the T r a i n i n g U n i t on
the form of w h i c h a specimen is annexed to these r u l e s T h i s f o r m
can be o b t a i n e d f r o m the t r a i n i n g c o o r d i n a t o r of each d e p a r t m e n t .
A p p l i c a t i o n s must reach t h e T r a i n i n g U n i t at least one month
before t h e f i n a l e n r o l m e n t date for e x t e r n a l courses and before
t h e f i n a l d a t e for i n t e r n a l courses.
2. A p p l i c a t i o n s made on the i n i t i a t i v e of a d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or
s e r v i c e s h a l l be approved by the r e l e v a n t head of u n i t and by t h e
d i r e c t o r - g e n e r a l or h i s r e p r e s e n t a t i v e .
3 A p p l i c a t i o n s made on the i n i t i a t i v e of an i n d i v i d u a l member of
s t a f f s h a l l be s u b m i t t e d for o p i n i o n to the a p p l i c a n t ' s head of
u n i t and to t h e d i r e c t o r - g e n e r a l or h i s r e p r e s e n t a t i v e .
26-IAn°839du18.3.1994
4. Each a p p l i c a t i o n for e x t e r n a l t r a i n i n g courses not o r g a n i z e d by
the T r a i n i n g U n i t must be accompanied by the i n f o r m a t i o n s p e c i f i e d
on the reverse side of the a p p l i c a t i o n f o r m , and i n p a r t i c u l a r the
programme and number of hours.
A r t i c l e 6 - C r i t e r i a for assessing a p p l i c a t i o n s
1. The T r a i n i n g U n i t s h a l l accept or r e j e c t a p p l i c a t i o n s on the b a s i s
of the f o l l o w i n g :
e x i s t e n c e of a t r a i n i n g p l a n for the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or
department concerned,
- v a l u e of the t r a i n i n g to the department or the i n s t i t u t i o n ,
o p i n i o n of r e s p o n s i b l e s t a f f i n the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or
d e p a r t m e n t concerned;
- s p e c i a l a d m i s s i o n r e q u i r e m e n t s ,
- c o m p l i a n c e w i t h the d e a d l i n e for s u b m i t t i n g a p p l i c a t i o n s
2. For c e r t a i n courses o r g a n i z e d or approved by the C o m m i s s i o n ,
a d m i s s i o n may be c o n d i t i o n a l on the r e s u l t s of a p t i t u d e tests o r ,
i f the course covers s e v e r a l l e v e l s , on p a s s i n g an a d m i s s i o n test
for the l e v e l i n q u e s t i o n .
3. U n l e s s there are s p e c i a l reasons, an a p p l i c a t i o n s h a l l be r e j e c t e d
i f the a p p l i c a n t has a l r e a d y attended an i d e n t i c a l or e q u i v a l e n t
course.
4. A p p l i c a t i o n s for e x t e r n a l t r a i n i n g courses may be rejected i f
e q u i v a l e n t courses are o r g a n i z e d by the C o m m i s s i o n .
5 For the purposes of these r u l e s o n l y courses designed to ensure
the a c q u i s i t i o n , improvement or u p d a t i n g of o c c u p a t i o n a l s k i l l s or
to promote career development s h a l l be considered t r a i n i n g
courses.
6. Acceptance of a p p l i c a t i o n s s u b m i t t e d on b e h a l f of i n d i v i d u a l
members of s t a f f by the d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or d e p a r t m e n t
concerned s h a l l e n t i t l e a p p l i c a n t s , where a p p r o p r i a t e , to costs
and a t r a v e l order g r a n t e d i n accordance w i t h T i t l e s I I I and I V
below.
7. Acceptance of a p p l i c a t i o n s s u b m i t t e d by members of s t a f f on t h e i r
own i n i t i a t i v e s h a l l e n t i t l e a p p l i c a n t s to a c o n t r i b u t i o n towards
costs and s p e c i a l t r a i n i n g leave g r a n t e d i n accordance w i t h
T i t l e s I I I and I V b e l o w
A r t i c l e 7 - E n r o l m e n t
1. E n r o l m e n t procedures for t r a i n i n g courses o r g a n i z e d by the
C o m m i s s i o n s h a l l be completed by the T r a i n i n g U n i t .
I A n° 839 du 18.3.1994- 27
2. E n r o l m e n t procedures for courses not o r g a n i z e d by the C o m m i s s i o n
s h a l I be completed:
by the T r a i n i n g U n i t o r , where a p p r o p r i a t e , by the department
concerned, i f the a p p l i c a t i o n is s u b m i t t e d by a
d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e ;
- by the member of s t a f f concerned i f t h e a p p l i c a t i o n i s
s u b m i t t e d on h i s or her own i n i t i a t i v e .
3. I n a l l cases, e n r o l m e n t is subject to the approval of t h e T r a i n i n g
U n i t .
A r t i c l e 8 - A p p e a l s a g a i n s t r e j e c t i o n
1. Any r e f u s a l to i n c l u d e an i n d i v i d u a l project i n a d r a f t t r a i n i n g
p l a n must be s u b s t a n t i a t e d and the p a r t y concerned must be
i n f o r m e d of the grounds for the r e f u s a l .
2. W h e r e a request to i n c l u d e an i n d i v i d u a l project i n a d r a f t
t r a i n i n g p l a n is r e j e c t e d , the member of s t a f f concerned may
a p p e a l to the d i r e c t o r - g e n e r a l or h i s r e p r e s e n t a t i v e w h i l s t
n o t i f y i n g the local t r a i n i n g c o m m i t t e e . H a v i n g consulted the
l o c a l t r a i n i n g c o m m i t t e e , the d i r e c t o r - g e n e r a l concerned or h i s
r e p r e s e n t a t i v e s h a l l take a d e c i s i o n on the appeal i n t i m e for the
i n d i v i d u a l p r o j e c t i n q u e s t i o n to be i n c l u d e d i n the t r a i n i n g p l a n
i f the appeal is u p h e l d .
3. I n the event of disagreement over a m o d i f i c a t i o n to an i n d i v i d u a l
project to be i n c l u d e d i n the d r a f t t r a i n i n g p l a n , the member of
s t a f f concerned may appeal to the d i r e c t o r - g e n e r a l or h i s
r e p r e s e n t a t i v e w h i l s t n o t i f y i n g the local t r a i n i n g c o m m i t t e e .
H a v i n g consulted the local t r a i n i n g c o m m i t t e e , the
d i r e c t o r - g e n e r a l concerned or h i s r e p r e s e n t a t i v e s h a l l take a
d e c i s i o n i n t i m e for the t r a i n i n g p l a n to be m o d i f i e d i f the
a p p e a l is u p h e l d .
4. Where an a p p l i c a t i o n to a t t e n d a t r a i n i n g course is r e j e c t e d ,
e i t h e r the member of s t a f f concerned or the d i r e c t o r - g e n e r a l or
h i s r e p r e s e n t a t i v e may r e f e r the m a t t e r to the D i r e c t o r - G e n e r a l
for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n , n o t i f y i n g the local t r a i n i n g
committee at the same t i m e . H a v i n g consulted the s a i d c o m m i t t e e ,
the D i r e c t o r - G e n e r a l for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n s h a l l g i v e
h i s d e c i s i o n i n t i m e for the a p p l i c a n t to be a b l e to attend the
course i n q u e s t i o n .
5. The a p p l i c a n t and a l l those c o n s u l t e d on the a p p l i c a t i o n s h a l l be
i n f o r m e d of the D i r e c t o r - G e n e r a l ' s d e c i s i o n .
6. These p r o v i s i o n s s h a l l not r e p l a c e the appeal procedures p r o v i d e d
for under the S t a f f R e g u l a t i o n s of O f f i c i a l s and the C o n d i t i o n s of
E m p l o y m e n t of Other Servants.
28 - I A n° 839 du 18.3.1994
T I T L E I I I C O M M I S S I O N C O N T R I B U T I O N TOWARDS COSTS
A r t i c l e 9 - Courses a t t e n d e d at the request of a d i r e c t o r a t e - g e n e r a l
or s e r v i c e
1 Subject to the a v a i l a b i l i t y of f u n d s , e n r o l m e n t and e x a m i n a t i o n
fees for courses requested by a d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e
s h a l l be p a i d out of a p p r o p r i a t i o n s set a s i d e for t r a i n i n g Other
expenses, i n c l u d i n g any m i s s i o n expenses, s h a l l be borne by t h e
a p p l i c a n t s d e p a r t m e n t , w h i c h s h a l l issue any t r a v e l order
r e q u i r e d
2 I n the case of c e r t a i n t r a i n i n g courses d u l y i d e n t i f i e d i n the
t r a i n i n g p l a n , these other costs may be charged, subject to
b u d g e t a r y a v a i l a b i l i t y , to t h e A r t i c l e A-130 a p p r o p r i a t i o n s for
t r a i n i n g m i s s i o n s i n accordance w i t h arrangements decided on by
t h e D i r e c t o r - G e n e r a l for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n a f t e r
c o n s u l t i n g the S t e e r i n g C o m m i t t e e on T r a i n i n g
A r t i c l e 10 - Courses attended by s t a f f on t h e i r own i n i t i a t i v e
1 The Commissions c o n t r i b u t i o n towards the cost of courses attended
by members of s t a f f on t h e i r own i n i t i a t i v e and recognized as
b e i n g i n the i n t e r e s t s of t h e department and/or i n s t i t u t i o n s h a l l
be l i m i t e d to e n r o l m e n t and e x a m i n a t i o n fees under the c o n d i t i o n s
set out b e l o w No c o n t r i b u t i o n w i l l be made towards t r a v e l
expenses between the p l a c e of e m p l o y m e n t and t h e p l a c e w h e r e the
course is h e l d , subsistence expenses or any m a t e r i a l s r e q u i r e d for
the course C o n t r i b u t i o n s may be refused i f t h e course fees are
a b n o r m a l l y h i g h
2 Subject to the a v a i l a b i l i t y of a p p r o p r i a t i o n s for t r a i n i n g , the
C o m m i s s i o n may pay the f o l l o w i n g p r o p o r t i o n of the e n r o l m e n t and
e x a m i n a t i o n fees for courses (other t h a n short language courses
attended by s t a f f i n those places of e m p l o y m e n t where courses are
r e g u l a r l y h e l d ) w h i c h members of s t a f f a t t e n d on t h e i r own
i n i t i a t i v e and w h i c h a r e r e c o g n i z e d as b e i n g i n the i n t e r e s t s of
t h e d e p a r t m e n t and/or i n s t i t u t i o n
80% of fees up to B F R 20 000.*
BOX of fees f r o m BFR 20 000 to BFR 50 000 **
No c o n t r i b u t i o n s h a l l be made towards fees i n excess of
BFR 50 000 ***
* m a x i m u m r e f u n d BFR 16 000
** m a x i m u m refund BFR 15 000
*** m a x i m u m t o t a l r e f u n d BFR 31 000
I A n° 839 du 18.3. 1994- 29
3. The C o m m i s s i o n ' s c o n t r i b u t i o n s h a l l be p a i d i n t o t h e account
i n d i c a t e d by the member of s t a f f upon p r o d u c t i o n of e v i d e n c e of
c o m p l e t i o n of the course (attendance c e r t i f i c a t e and r e c e i p t e d
b i l l or i n v o i c e ) and p r e s e n t a t i o n to the T r a i n i n g U n i t of the
e v a l u a t i o n f o r m r e f e r r e d to i n A r t i c l e 18.
T I T L E I V - S P E C I A L T R A I N I N G LEAVE
A r t i c l e 11 - A t t e n d a n c e at a course at t h e request of a
d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e
T i m e spent a t t e n d i n g a t r a i n i n g course at t h e request of a
d i r e c t o r a t e - g e n e r a l or s e r v i c e s h a l l be considered w o r k i n g t i m e and
s h a l l not r e q u i r e s p e c i a l l e a v e .
A r t i c l e 12 - Leave to a t t e n d a course on one's own i n i t i a t i v e
For courses w h i c h members of s t a f f a t t e n d on t h e i r own i n i t i a t i v e and
w h i c h a r e recognized as b e i n g i n t h e i n t e r e s t s of t h e d e p a r t m e n t or
the i n s t i t u t i o n , the competent a u t h o r i t y may g r a n t s p e c i a l l e a v e , i f
r e q u i r e d , i n accordance w i t h t h e f o l l o w i n g p r o v i s i o n s .
1. Courses o r g a n i z e d by the C o m m i s s i o n
The w o r k i n g t i m e spent on courses o r g a n i z e d by t h e C o m m i s s i o n
s h a l l not count as s p e c i a l t r a i n i n g l e a v e or as a n n u a l l e a v e .
2. Courses not o r g a n i z e d by the C o m m i s s i o n
2.1 Courses a t t e n d e d d u r i n g w o r k i n g t i m e
( a ) Short l a n g u a g e courses
For languages courses l a s t i n g not more t h a n t w e n t y w o r k i n g
days, s p e c i a l leave of up to ten days per year s h a l l be
g r a n t e d on the f o l l o w i n g t e r m s -
u n l e s s an e x c e p t i o n i s made i n d u l y s u b s t a n t i a t e d cases,
courses must r e l a t e to an o f f i c i a l language of t h e C o m m u n i t y
or of the a p p l i c a n t ' s p l a c e of e m p l o y m e n t , must be h e l d i n a
c o u n t r y where the language i n q u e s t i o n is r e g u l a r l y used and
must be d e s i g n e d to i m p r o v e an e x i s t i n g k n o w l e d g e of t h e
l a n g u a g e ;
30 - I A n° 839 du 18 3 1994
such courses m a y not be a t t e n d e d by s t a f f who have no
knowledge of the language i n question and the r e l e v a n c e of
the course to the work of the a p p l i c a n t must be attested by
h i s d e p a r t m e n t ;
such courses must be approved by the T r a i n i n g U n i t and must
be of a l e v e l a p p r o p r i a t e to the needs of the a p p l i c a n t ;
the courses must i n v o l v e at least four h o u r s t u i t i o n per
w o r k i n g day and last at least two weeks;
unless s p e c i a l reasons are put f o r w a r d by the department
concerned o n l y one p e r i o d of s p e c i a l t r a i n i n g leave s h a l l be
g r a n t e d for any one language.
Where the above c o n d i t i o n s are m e t , s p e c i a l leave s h a l l be g r a n t e d
f o r h a l f the t o t a l d u r a t i o n of the course, the o t h e r h a l f c o u n t i n g
as a n n u a l leave
( b ) Short t r a i n i n g courses other t h a n language courses
For t r a i n i n g courses ( o t h e r t h a n language courses) l a s t i n g not
more t h a n twenty w o r k i n g days, s p e c i a l leave of up to ten days per
year s h a l l be granted for h a l f the t o t a l d u r a t i o n of the course,
the other h a l f c o u n t i n g as a n n u a l l e a v e .
(c) I n t e n s i v e courses
Members of s t a f f a t t e n d i n g a t r a i n i n g course l a s t i n g more t h a n
t w e n t y w o r k i n g days and not spread over a number of years m a y , i n
cases d u l y s u b s t a n t i a t e d by the d i r e c t o r - g e n e r a l or h i s
r e p r e s e n t a t i v e , o b t a i n s p e c i a l leave of up to t h i r t y w o r k i n g days
every four years for h a l f the t o t a l d u r a t i o n of the course, the
other h a l f c o u n t i n g as a n n u a l leave. Leave g r a n t e d on t h i s b a s i s
s h a l l be taken i n t o c o n s i d e r a t i o n when subsequent a p p l i c a t i o n s for
t r a i n i n g leave are s u b m i t t e d .
( d ) Courses spread over one or more years
P r o v i d e d t h a t they meet the a d m i s s i o n r e q u i r e m e n t s for the
f o l l o w i n g y e a r , members of s t a f f a t t e n d i n g an a u t h o r i z e d t r a i n i n g
course spread over one or more years may be g r a n t e d s p e c i a l leave
c a l c u l a t e d as f o l l o w s
for the f i r s t year h a l f the number of hours' t u i t i o n up to
a m a x i m u m of ten days (or the e q u i v a l e n t number of h o u r s ) ,
for the second y e a r , h a l f the number of h o u r s ' t u i t i o n up to
a m a x i m u m of f i f t e e n days (or an e q u i v a l e n t number of h o u r s ) ,
for the t h i r d and subsequent years the t o t a l number of
h o u r s ' t u i t i o n up to a m a x i m u m of f i f t e e n days (or an
e q u i v a l e n t number of h o u r s ) .
I A n° 839 du 18.3.1994-31
2.2 Courses attended outside n o r m a l w o r k i n g t i m e
( a ) To q u a l i f y for compensatory leave e q u i v a l e n t to the s p e c i a l
leave r e f e r r e d to i n 2 . 1 ( d ) above, s t a f f who attend courses
h e l d outside n o r m a l w o r k i n g t i m e and l a s t i n g one or more
years roust, e i t h e r at the end of the t r a i n i n g course or at
the end of each academic or school y e a r , p r o v i d e the
department r e s p o n s i b l e for leave w i t h an a t t e s t a t i o n f r o m t h e
t r a i n i n g body concerned showing the number of hours of
attendance at the course.
( b ) S t a f f who undertake t r a i n i n g i n the form of a
" d i s t a n c e - l e a r n i n g " or correspondence course l a s t i n g one or
more years may q u a l i f y for one day of s p e c i a l leave per
e x a m i n a t i o n or o b l i g a t o r y test passed subject to the l i m i t s
l a i d down i n 2 1 ( d ) above and on the basis of a t t e s t a t i o n s
s h o w i n g t h a t they have passed the e x a m i n a t i o n or o b l i g a t o r y
test concerned.
A r t i c l e 13 - A p p e a l s a g a i n s t r e f u s a l of leave
S h o u l d s p e c i a l t r a i n i n g leave be refused, the member of s t a f f
concerned may have recourse to the same appeal procedures as l a i d
down i n A r t i c l e 8(4), (5) and (6).
A r t i c l e 14 - Leave for e x a m i n a t i o n s t a k e n on one's own i n i t i a t i v e
1 I n a d d i t i o n to the p e r i o d s provided for i n A r t i c l e 12 and p r o v i d e d
the courses comply w i t h the c r i t e r i a l a i d down i n A r t i c l e 6(5),
s t a f f s h a l l be e n t i t l e d to s p e c i a l e x a m i n a t i o n leave of up to ten
w o r k i n g days per year for the number of days they are r e q u i r e d to
be present p l u s any t r a v e l l i n g t i m e needed unless the J o u r n e y can
be undertaken at a weekend or on a p u b l i c h o l i d a y . *
2. S p e c i a l t r a i n i n g leave s h a l l not be granted for the p r e p a r a t i o n of
theses, d i s s e r t a t i o n s , e x a m i n a t i o n s or lessons.
A r t i c l e 15 - Advanced language courses for o f f i c i a l s i n the
language s e r v i c e
1. N o t w i t h s t a n d i n g the p r o v i s i o n s of A r t i c l e 12 and w i t h o u t p r e j u d i c e
to the system for a l l o c a t i n g study g r a n t s to i n t e r p r e t e r s , * *
other o f f i c i a l s i n the language service** s h a l l be e n t i t l e d
every four years, subject to the a p p r o v a l of the departments i n
q u e s t i o n , to s p e c i a l leave of up to t h i r t y w o r k i n g days for
advanced language courses, as set out i n the r u l e s adopted by the
D i r e c t o r - G e n e r a l for Personnel and A d m i n i s t r a t i o n . * *
* See r u l e s on leave.
** S p e c i f i c arrangements are a p p l i c a b l e to o f f i c i a l s i n the language
s e r v i c e , d e p e n d i n g on whether t h e y are employed i n the J o i n t
I n t e r p r e t i n g and Conference S e r v i c e or t h e T r a n s l a t i o n S e r v i c e .
32- I A n° 839 d u 18.3. 1994
2. The e n r o l m e n t and e x a m i n a t i o n fees for courses for w h i c h t h i s
s p e c i a l leave has been granted may be p a i d by the C o m m i s s i o n as
p r o v i d e d i n A r t i c l e 10.
A r t i c l e 16 - Submission of a p p l i c a t i o n s and r e c o r d i n g
of s p e c i a l leave
1. A p p l i c a t i o n s for s p e c i a l t r a i n i n g leave or compensatory leave to
attend courses on one's own i n i t i a t i v e or to take e x a m i n a t i o n s
s h a l l be made on the usual leave form. A p p l i c a t i o n s for special
t r a i n i n g leave must s p e c i f y the places, dates and t i m e s of the
courses or e x a m i n a t i o n s . An a p p l i c a t i o n must be made each
academic year i n the case of courses spread over a number of
years.
2. S p e c i a l leave s h a l l not be f i n a l l y g r a n t e d u n t i l the a p p l i c a n t has
s u b m i t t e d a document to the leave records department showing t h a t
the courses have a c t u a l l y been attended or t h a t the e x a m i n a t i o n s
have a c t u a l l y been taken. F a i l i n g t h i s , the p e r i o d of absence
s h a l l count as annual leave.
T I T L E V - S P E C I A L P R O V I S I O N S
A r t i c l e 17 - F a i l u r e to attend a course a f t e r e n r o l m e n t
1. A member of s t a f f who has e n r o l l e d for a t r a i n i n g course but is
u n a b l e to attend must i m m e d i a t e l y i n f o r m the T r a i n i n g U n i t
2. I f the member of s t a f f is prevented from a t t e n d i n g for personal
reasons, he must p r o v i d e a s a t i s f a c t o r y e x p l a n a t i o n . O t h e r w i s e ,
he s h a l l be r e q u i r e d to r e i m b u r s e any payments made f r o m the
t r a i n i n g a p p r o p r i a t i o n s or to pay the e n r o l m e n t fees due.
3. I f the member of s t a f f is prevented from a t t e n d i n g for service
reasons, the t r a i n i n g coordinator s h a l l consult the i m m e d i a t e
superior and s u p p l y the T r a i n i n g U n i t w i t h the necessary d e t a i l s
I A n° 839 du 18.3.1994-33
A r t i c l e 18 - E v a l u a t i o n of courses
A f t e r c o m p l e t i n g a t r a i n i n g course, the member of s t a f f s h a l l s u b m i t
an e v a l u a t i o n form to the T r a i n i n g U n i t . I t s h a l l be endorsed by the
t r a i n i n g c o o r d i n a t o r .
A r t i c l e 19 - A t t e n d a n c e c e r t i f i c a t e s and d i p l o m a s
1. A member of s t a f f who has a t t e n d e d a course o r g a n i z e d by t h e
C o m m i s s i o n may request an attendance c e r t i f i c a t e .
2. A member of s t a f f who has r e c e i v e d s p e c i a l leave or a c o n t r i b u t i o n
towards the cost of a course not o r g a n i z e d by the C o m m i s s i o n must
send the T r a i n i n g U n i t , w i t h i n two months of the end of the
course, a c e r t i f i c a t e of a t t e n d a n c e and any c e r t i f i c a t e s or
d i p l o m a s r e c e i v e d .
3. He may have these c e r t i f i c a t e s or d i p l o m a s p l a c e d i n h i s p e r s o n a l
f i l e .
T I T L E V I : F I N A L P R O V I S I O N S
A r t i c l e 20 - Power of d e c i s i o n
1. The D i r e c t o r - G e n e r a l of Personnel and A d m i n i s t r a t i o n s h a l l
e x e r c i s e t h e power to take d e c i s i o n s on a l l m a t t e r s c o n c e r n i n g
t r a i n i n g . W i t h the e x c e p t i o n of d e c i s i o n s r e l a t i n g to a p p e a l s
lodged a g a i n s t r e j e c t i o n s of a p p l i c a t i o n s , t h e D i r e c t o r - G e n e r a l of
Personnel and A d m i n i s t r a t i o n may d e l e g a t e t h i s power to the
d i r e c t o r s - g e n e r a l or d e p a r t m e n t s concerned. Q u e s t i o n s of leave
r e l a t i n g to t r a i n i n g s h a l l be a m a t t e r for the competent leave
authority.
2. Under these p r o v i s i o n s , the i m p l e m e n t a t i o n of these r u l e s i n the
JRC e s t a b l i s h m e n t s m a y , except as regards A r t i c l e 8, be a d j u s t e d
to t a k e account of the p a r t i c u l a r a d m i n i s t r a t i v e s t r u c t u r e of the
J R C . Such a d j u s t m e n t s s h a l l be d e t e r m i n e d by the D i r e c t o r - G e n e r a l
of the JRC under the powers d e l e g a t e d to h i m , the l o c a l t r a i n i n g
c o m m i t t e e s h a v i n g been c o n s u l t e d .
A r t i c l e 21 - P e r i o d i c r e p o r t on the o p e r a t i o n of the r u l e s
The i m p l e m e n t a t i o n of these r u l e s s h a l l be t h e subject of p e r i o d i c
reports d r a w n up and f o r w a r d e d , on t h e i n i t i a t i v e of the S t e e r i n g
C o m m i t t e e on T r a i n i n g , to the D i r e c t o r - G e n e r a l of Personnel and
A d m i n i s t r a t i o n and, for t h e i r g u i d a n c e , to the t r a i n i n g d e p a r t m e n t s .
34- I . A . n° 839 du 18.3.1994
SUMMARY CHART
SPECIAL T R A I N I N G LEAVE FOR P A R T I C I P A T I O N
I N EXTERNAL COURSES OR E X A M I N A T I O N S
SPECIAL T R A I N I N G LEAVE W H I C H MAY BE O B T A I N E D FOR P A R T I C I P A T I O N I N
EXTERNAL COURSES OR E X A M I N A T I O N S
The c h a r t below sets out the a l l o c a t i o n s of t r a i n i n g leave g i v e n
where the c o n d i t i o n s for p a r t i c i p a t i o n have been f u l f i l l e d . The
f i g u r e s g i v e n are a l w a y s of the m a x i m u m number of days, or t h e i r
e q u i v a l e n t i n hours, w h i c h can be granted. W h e r e t h e r e is no
i n d i c a t i o n to the c o n t r a r y , the leave g r a n t e d w i t h i n these l i m i t s i s
for h a l f the t o t a l l e n g t h of the t r a i n i n g concerned, the other h a l f
b e i n g deducted f r o m the c a n d i d a t e ' s a n n u a l leave a l l o w a n c e .
Subject to c e r t a i n c o n d i t i o n s , such leave i s now a l s o a v a i l a b l e i n
the f o r m of "compensation" for t i m e spent a t t e n d i n g courses o u t s i d e
n o r m a l w o r k i n g t i m e as w e l l on "distance l e a r n i n g " and
"correspondence" courses.
Type of t r a i n i n g
M a x i m u m number of days
- Language courses, o t h e r short
t r a i n i n g courses
10
T r a i n i n g spread over s e v e r a l years
1st year
10
2nd year
15
3rd and subsequent years (*)
15
- I n t e n s i v e courses e x c e e d i n g 20 days
30
- P a r t i c i p a t i o n i n e x a m i n a t i o n s (*)
10
- Language t r a i n i n g for language s t a f f (*)
. t r a n s l a t o r s
30
. i n t e r p r e t e r s
Study S c h o l a r s h i p
System
(*) W i t h o u t p a r a l l e l s a c r i f i c e of a n n u a l l e a v e .
I A n° 839 du 18.3.1994- 35
Instructions (*)
1 This form must be sent, duly completed, to the applicants
training coordinator, who will then
forward it to the training department in accordance with the procedures laid down in the
decentralized training plans and, in any event
• at least one month before the final enrolment date for training organized by an outside
body (outside training)
• before the final date for training organized by the Commission (internal training)
2 Applications for
external training should be accompanied by the organizer a programme and
details of the number of hours per subject and the total number ofhours A new application should
be submitted each academic year for training spread out over a number of years
3 A leave form must be submitted with this application if
special training leave is required
4 If
special exam leave is required, a certificate of attendance must be sent to the leave office
6 For special leave following success at exams or tests taken in connection with a distance-learning
or correspondence course, an attestation showing that the exams/tests were compulsory and that
candidate was successful, must be sent to the leave office
• DETAILS OF THE TRAINING COURSE
- Use the titles and the code numbers given in the Training Programme for Commission staff
- Language codes (for Commission courses)
D A
D E
E L
E N
E S
P R
I T
N L
PT
FI
N O
SV
A R
J A
R U
(*) The rules were published in their entirety in Administrative Notice No 839 of 15 3 1994
I A n° 839 du 18.3.1994-37
I N H A L T S Ü B E R S I C H T
V O R W O R T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
T I T E L l F O R T B I L D U N G S P L A N E
A r t . 1: E r s t e l l u n g des F o r t b i l d u n g s p l a n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
A r t . 2: Ü b e r s i c h t e n über d i e i n d i v i d u e l l e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n .. 43
A r t . 3: Änderung des F o r t b i l d u n g s p l a n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
A r t . 4: D u r c h f ü h r u n g des F o r t b i l d u n g s p l a n s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
T I T E L I I B E D I N G U N G E N FÜR D I E T E I L N A H M E AN E I N E R FORTBlLDUNGSMASSNAHME
A r t . 5: E i n r e i c h u n g des A n t r a g s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
A r t . 6: K r i t e r i e n f ü r d i e B e u r t e i l u n g des A n t r a g s . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
A r t . 7: A n m e l d u n g zu den F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
A r t . 8: Beschwerden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
T I T E L I I I F I N A N Z I E L L E B E T E I L I G U N G DER K O M M I S S I O N
A r t . 9: T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf A n t r a g
e i n e r G e n e r a l d i r e k t i o n oder e i n e s D i e n s t e s . . . . . . . . . . . . . . . . 47
A r t . 10: T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf eigenen Wunsch 47
T I T E L I V F O R T B I L D U N G S U R L A U B
A r t . 11: T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf A n t r a g
e i n e r G e n e r a l d i r e k t i o n oder e i n e s D i e n s t e s . . . . . . . . . . . . . . . 48
A r t . 12: D i e n s t b e f r e i u n g zur T e i l n a h m e an e i n e r
Fortbildungsmaßnahme auf eigenen Wunsch . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
A r t . 13: Beschwerde b e i A b l e h n u n g des Antrages auf
D i e n s t b e f r e i u n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
38- l A n° 839 du 183 1994
A r t . 14: D i e n s t b e f r e i u n g zur T e i l n a h m e an P r ü f u n g e n auf
eigenen Wunsch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
A r t . 15: F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n f ü r Beamte der S o n d e r l a u f b a h n
Sprachendienst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
A r t . 16: Beantragung und Anrechnung des P o r t b i l d u n g s u r l a u b s . . . . . . . 51
T I T E L V SONDERBESTIMMUNGEN
A r t . 17: U n f ä h i g k e i t zur T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e .. 51
A r t . 18: B e u r t e i l u n g der F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2
A r t . 19: T e i l n a h m e b e s c h e i n i g u n g e n , Zeugnisse und D i p l o m e . . . . . . . . . . 52
T I T E L V I SCHLUSSBESTIMMUNGEN
A r t . 20: E n t s c h e i d u n g s b e f u g n i s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
A r t . 21: P e r i o d i s c h e B e r i c h t e r s t a t t u n g über d i e D u r c h f ü h r u n g der
Anwendungsmodalitäten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
ANHANG 1: ANTRAG AUF T E I L N A H M E AN E I N E R FORTBILDUNGSMASSNAHME . . . . . . 54
I.A. n° 839 du 18.3.1994- 39
VORWORT
NEUE F O R T B I L D U N G S P O L I T I K
NEUE REGELUNG
Das f ü r Personal und V e r w a l t u n g zustandige M i t g l i e d der K o m m i s s i o n ,
V i z e p r ä s i d e n t VAN M I E R T , hat am 30. September 1993 eine Neufassung der
M o d a l i t ä t e n zur Anwendung der a l l g e m e i n e n Durchführungsbestimmungen zu
A r t i k e l 24 Absatz 3 des Statuts g e n e h m i g t . D i e nachstehende Neufassung t r i t t
am 1. März 1994 i n K r a f t .
D i e ü b e r a r b e i t e t e Fassung tragt den L e i t l i n i e n Rechnung, d i e d i e K o m m i s s i o n
i n i h r e m am 11. Juni 1991 g e b i l l i g t e n Dokument zum Thema " D i e neue
F o r t b i I d u n g s p o l i t i k " festgelegt h a t . D i e Neuregelung v e r p f l i c h t e t d i e
G e n e r a l d i r e k t i o n e n und Dienste insbesondere dazu, F o r t b i I d u n g s p l a n e
a u f z u s t e l l e n , in denen sie nach g r ü n d l i c h e r Analyse und auf der G r u n d l a g e
eines D i a l o g s zwischen der H i e r a r c h i e und i h r e n Bediensteten den Bedarf des
J e w e i l i g e n Organs, der D i e n s t s t e l l e n und der e i n z e l n e n Bediensteten
d a r l e g e n , wobei insbesondere auf d i e Lauf b a h n e n t w i c k l u n g sowie auf
C h a n c e n g l e i c h h e i t , M o b i l i t ä t und s o z i a l e A u f s t i e g s f o r d e r u n g geachtet w i r d
D i e Neuregelung, d i e Gegenstand e i n e r umfassenden K o n s u l t a t i o n der f ü r
diesen T e i l der P e r s o n a l p o l i t i k z u s t a n d i g e n S t e l l e n w a r , ist vom
Lenkungsausschuß Tür F o r t b i l d u n g e i n h e l l i g befürwortet worden
An l aß l ich dieser V e r ö f f e n t l i c h u n g s o l l e n d i e w i c h t i g s t e n Neuerungen
gegenüber der f r ü h e r e n Regelung hervorgehoben und d i e Bestimmungen über
F o r t b i l d u n g s u r l a u b kurz e r l ä u t e r t werden.
W I C H T I G S T E N E U E R U N G E N GEGENÜBER DER F R Ü H E R E N REGELUNG
D i e Änderungen b e t r e f f e n d i e für das gesamte Personal der
Gemeinschaftsorgane geltenden a l l g e m e i n e n Bestimmungen. D i e
F o r t b i l d u n g s m o g l i c h k e i t e n des Personals wurden i n e i n i g e n Punkten
verbessert, d i e b e r e i t s vorgesehenen Maßnahmen jedoch n i c h t e i n g e s c h r ä n k t
Neben den r e i n r e d a k t i o n e l l e n Änderungen, d i e das V e r s t ä n d n i s und d i e
Anwendung e r l e i c h t e r n s o l l e n , s i n d Neuerungen i m w e s e n t l i c h e n i n folgenden
Punkten zu v e r z e i c h n e n -
- e i n g e f ü h r t w i r d der B e g r i f f des " P o r t b i l d u n g s p l a n s " , der d e z e n t r a l f ü r
Jede G e n e r a l d i r e k t l o n bzw. Jeden D i e n s t m i t dem Z i e l a u f g e s t e l l t w i r d ,
d i e B e d u r f n i s s e des Organs, der D i e n s t s t e l l e und der e i n z e l n e n
Beamten/Bediensteten m i t e i n a n d e r in E i n k l a n g zu bringen ( T I T E L l ) ;
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- d i e Beschwerdemoglichkelten wurden angepaßt, um den vorhandenen
F o r t b i l d u n g s p l a n e n Rechnung zu tragen ( T I T E L I I A r t i k e l 8);
es wurde vorgesehen, daß i n Ausnahmefallen D i e n s t r e i s e n im Rahmen
b e s t i m m t e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n nach Maßgabe der vom G e n e r a l d i r e k t o r f ü r
Personal und V e r w a l t u n g festgelegten Bestimmungen und nach S t e l l u n g n a h m e
des Lenkungsausschusses für F o r t b i l d u n g aus den M i t t e l n der GD I X für
D i e n s t r e i s e n f i n a n z i e r t werden können ( T I T E L I I I A r t i k e l 9 Absatz 2 ) ,
- d i e Hochstbeträge für d i e f i n a n z i e l l e B e t e i l i g u n g der Kommission an den
vom Personal auf eigenen Wunsch beantragten Fortbildungsmaßnahmen wurden
angepaßt ( T I T E L I I I A r t i k e l 10),
im F a l l von F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n , d i e n i c h t von der Kommission
d u r c h g e f ü h r t w e r d e n , b z w . von Untersuchungen, d i e s i c h über e i n oder
m e h r e r e J a h r e erstrecken, ist a l s " A u s g l e i c h " f ü r U n t e r r i c h t s s t u n d e n
a u ß e r h a l b der n o r m a l e n D i e n s t z e i t und für F e r n u n t e r r i c h t D i e n s t b e f r e i u n g
vorgesehen, nachdem diese Formen der F o r t b i l d u n g i n vergangenen J a h r e n an
U m f a n g zugenommen haben ( T I T E L I V A r t i k e l 12).
Ganz a l l g e m e i n ist d i e F o r t b i l d u n g s t a t i g k e i t i n den letzten Jahren e r h e b l i c h
ausgebaut worden. D i e i m Jahresprogramm angebotenen Maßnahmen wurden
e r w e i t e r t , d i e Z a h l der T e i l n e h m e r hat s i c h e r h ö h t , und d i e Z a h l der
e i n g e r e i c h t e n A n t r a g e n wachst s t a n d i g .
D i e "Neue F o r t b i l d u n g s p o l i t i k " z i e l t darauf ab, d i e Z a h l der T e i l n e h m e r an
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n zur e r h o h e n , d i e T e i l n a h m e der e i n z e l n e n B e d i e n s t e t e n
besser zu p r o g r a m m i e r e n und d i e G e s a m t h e i t der A n t r a g e i n e i n e n g l o b a l e n und
f u n k t i o n s f a h l g e n Rahmen - den F o r t b i l d u n g s p l a n - e i n z u b i n d e n
I c h b i n s i c h e r , daß d i e Änderungen und Verbesserungen i n der neuen R e g e l u n g ,
d i e den I n h a l t der neuen F o r t b i l d u n g s p o l i t i k k o n k r e t i s i e r e n , i n V e r b i n d u n g
m i t e i n e m v e r s t ä r k t e n Engagement der H i e r a r c h i e und des gesamten Personals
dazu b e i t r a g e n w e r d e n , e i n e n s i n n v o l l e n E i n s a t z der Humanressourcen unseres
Organs zu f o r d e r n .
Frans DE KOSTER
G e n e r a l d i r e k t o r fur Personal und V e r w a l t u n g
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M O D A L I T Ä T E N ZUR ANWENDUNG DER A L L G E M E I N E N DURCHFÜHRUNGSBESTIMMUNGEN
ZU A R T I K E L 24 ABSATZ 3 DES STATUTS ÜBER D I E B E R U F L I C H E FORTBILDUNG DES
PERSONALS DER KOMMISSION
Das f ü r personal und V e r w a l t u n g zustandige M i t g l i e d der Kommission -
gestutzt auf das S t a t u t der Beamten der E u r o p a i s c h e n G e m e i n s c h a f t e n und d i e
Beschaf t i g u n g s b e d i n g u n g e n f ü r d i e sonstigen B e d i e n s t e t e n d i e s e r
Gemeinschaften in der Fassung der Verordnung (EWG, Euratom, EGKS) N r . 259/68
( 1 ) des Rates, z u l e t z t geändert durch d i e Verordnung ( E u r a t o m , EGKS, EG)
N r . 3608/93(2), insbesondere auf A r t i k e l 24 Absatz 3 des S t a t u t s ,
g e s t u t z t auf d i e von der Konimission am 4. A p r i l 1978(3) e r l a s s e n e n
a l l g e m e i n e n Durchführungsbestimmungen zu A r t i k e l 24 des Statuts über d i e
b e r u f l i c h e F o r t b i l d u n g ,
g e s t u t z t auf den Beschluß der K o m m i s s i o n vom 11. J u n i 1991 über d i e "Neue
Fortbildungspolitik",
nach S t e l l u n g n a h m e des Lenkungsausschusses f ü r F o r t b i l d u n g ,
i n der Erwägung, daß d i e M o d a l l t a t e n zur Anwendung der a l l g e m e i n e n
Durchführungsbestimmungen zu A r t i k e l 24 Absatz 3 des Statuts geändert
werden müssen(4) -
HAT FOLGENDE ANWENDUNGSMODALITATEN ERLASSEN
( 1 ) A B I . N r . L 56 vom 4.3.1968
( 2 ) A B I . N r . L 328 vom 29.12.1993
(3) Verwaltungs I n f o r m a t i o n e n N r . 205 vom 17.7.1978
(4) V e r w a l t u n g s i n f o r m a t i o n e n K o m m i s s i o n N r . 396 vom 23 2 1983
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T I T E L 1 F O R T B I L D U N G S P L A N E
A r t i k e l 1 - E r s t e l l u n g des F o r t b i l d u n g s p l a n s
1. Zur Durchführung der F o r t b i l d u n g s p o l i t i k f ü r das Personal der
K o m m i s s i o n * ) werden d e z e n t r a l f ü r d i e e i n z a l n e n G e n e r a l d i r e k t i o n e n bzw
D i e n s t e F o r t b i I d u n g s p l a n e e r s t e l l t , d i e J e w e i l s zwei J a h r e g ü l t i g s i n d
2. Zu diesem Zweck a r b e i t e t jede G e n e r a l d i r e k t i o n b z w . jeder D i e n s t a l l e
zwei J a h r e e i n e n E n t w u r f aus.
D i e s e r e n t h a l t s ä m t l i c h e von der K o m m i s s i o n oder e i n e r e x t e r n e n
E i n r i c h t u n g d u r c h z u f u h r e n d e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n , d i e von der
G e n e r a l d i r e k t i o n bzw. dem D i e n s t i m R a h m e n i h r e r / s e i n e r Z i e l s e t z u n g e n
und Aufgaben sowie von den M i t g l i e d e r n der G e n e r a l d i r e k t l o n b z w . des
D i e n s t e s b e a n t r a g t oder g e p l a n t werden**)
3 Der E n t w u r f des F o r t b i l d u n g s p l a n s w i r d nach Anhörung der
P e r s o n a l v e r t r e t u n g e r s t e l l t . Es w i r d dem P e r s o n a l der j e w e i l i g e n
G e n e r a l d i r e k t l o n e n bzw. D i e n s t e zur K e n n t n i s gebracht
4 B i n n e n eines Monats nach Bekanntgabe des E n t w u r f s - i n n e r h a l b d i e s e r
F r i s t können Beschwerden vorgebracht werden - w i r d der F o r t b i l d u n g s p l a n
von dem b e t r e f f e n d e n G e n e r a l d i r e k t o r und dem G e n e r a l d i r e k t o r f ü r
Personal und V e r w a l t u n g nach S t e l l u n g n a h m e der ö r t l i c h e n Ausschusse und
des Lenkungsausschusses f ü r F o r t b i l d u n g g e m e i n s a m angenommen.
5. Der e n d g ü l t i g e F o r t b i I d u n g s p l a n w i r d dem Personal der j e w e i l i g e n
G e n e r a l d i r e k t i o n e n bzw D i e n s t e zur K e n n t n i s g e b r a c h t .
6 Ergänzend zu dem F o r t b i l d u n g s p l a n können d i e G e n e r a l d i r e k t i o n e n bzw.
D i e n s t e oder e i n z e l n e Beamte i m L a u f e des H a u s h a l t s j a h r e s
a u ß e r p l a n m ä ß i g e F o r t b i I d u n g s m a ß n a h m e n v o r s c h l a g e n , sofern diese f ü r d i e
D i e n s t s t e l l e oder das O r g a n von Interesse s i n d .
A r t i k e l 2 - Ü b e r s i c h t e n über d i e i n d i v i d u e l l e n F o r t b i l dungsmaßnahmen
1 I m Rahmen des F o r t b i l d u n g s p l a n s w i r d f ü r jeden Beamten oder sonstigen
B e d i e n s t e t e n e i n e Ü b e r s i c h t e r s t e l l t . D a r i n werden d i e g e p l a n t e n , d i e
b e a n t r a g t e n und d i e t a t s ä c h l i c h e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n a u f g e f ü h r t
*) V g l . B e s c h l u ß der Kommission vom 11 J u n i 1991 über d i e Neue
F o r t b i l d u n g s p o l i t i k
**) Beamte und s o n s i t i g e B e d i e n s t e t e i m S i n n e des Statuts der Beamten und
der B e s c h a f t i g u n g s b e d i n g u n g e n f ü r d i e sonsitgen B e d i e n s t e t e n
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2. D i e s e Ü b e r s i c h t ist Gegenstand eines r e g e l m ä ß i g e n D i a l o g s z w i s c h e n dem
Beamten und seinem u n m i t t e l b a r e n Dienstvorgesetzten m i t dem Z i e l , seine
B e d u r f n i s s e m i t denen des Organs und den d i e n s t l i c h e n Erfordernissen
soweit w i e m ö g l i c h i n E i n k l a n g zu b r i n g e n .
A r t i k e l 3 - Änderung des F o r t b i l d u n g s p l a n s
1. Der F o r t b i l d u n g s p l a n kann nach Ablauf eines Jahres geändert werden.
2. D i e B e s t i m m u n g e n i n A r t i k e l 1 Absatze 3 b i s 6 und i n A r t i k e l 2 g e l t e n
m u t a t i s m u t a n d i s auch für d i e vorgeschlagenen Änderungen des
Fortbildungsplans.
A r t i k e l 4 - D u r c h f ü h r u n g des F o r t b i l d u n g s p l a n s
1. Zum Zwecke der D u r c h f ü h r u n g des F o r t b i l d u n g s p l a n s gemäß A r t i k e l 1 legen
d i e G e n e r a l d i r e k t i o n e n b z w . D i e n s t e f ü r d i e darin a u f g e f ü h r t e n
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n e i n e n "Antrag auf T e i l n a h m e e i n e r F o r t b i l d u n g s -
maßnahme" vor .
2. I m F a l l e n i c h t i n dem F o r t b i l d u n g s p l a n a u f g e f ü h r t e r F o r t b i I d u n g s -
maßnahmen gemäß A r t i k e l 1 Absatz 6 s t e l l e n , je nach F a l l , d i e
G e n e r a l d i r e k t l o n e n b z w . D i e n s t e oder e i n z e l n e Beamte e i n e n "Antrag auf
T e i l n a h m e an einer Fortbildungsmaßnahme".
T I T E L I I . B E D I N G U N G E N FÜR D I E T E I L N A H M E AN E I N E R FORTBILDUNGSMASSNAHME
A r t i k e l 5 - E i n r e i c h u n g des A n t r a g s
1. Antrage auf T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e oder auf D u r c h f ü h r u n g
eines Kurses/Lehrgangs f ü r e i n e Gruppe von Beamten s i n d m i t t e l s eines
besonderen Vordrucks ( s i e h e Muster i n der A n l a g e ) b e i m R e f e r a t
F o r t b i l d u n g e i n z u r e i c h e n . D i e Vordrucke s i n d b e i dem f ü r F o r t b i l d u n g
zustandigen K o o r d i n a t o r jeder V e r w a l t u n g s e i n h e i t e r h ä l t l i c h .
Der A n t r a g muß f ü r externe Fortbildungsmaßnahmen spätestens e i n e n Monat
vor A n m e l d e s c h l u ß und f ü r i n t e r n e F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n vor A n m e l d e s c h l u ß .
b e i m R e f e r a t F o r t b i l d u n g e i n g e h e n
2 Von e i n e r G e n e r a l d i r e k t i o n oder e i n e m D i e n s t e i n g e r e i c h t e Antrage werden
vom j e w e i l i g e n R e f e r a t s l e i t e r und vom zuständigen G e n e r a l d i r e k t o r oder
seinem S t e l l v e r t r e t e r a b g e z e i c h n e t .
3. D i e vom Beamten auf eigenen Wunsch e i n g e r e i c h t e n A n t r a g e werden dem
R e f e r a t s l e i t e r und dem z u s t a n d i g e n G e n e r a l d i r e k t o r oder s e i n e m
S t e l l v e r t r e t e r zur S t e l l u n g n a h m e u n t e r b r e i t e t .
4 4 - l A n° 839 du 1831994
4. Für d i e n i c h t vom R e f e r a t F o r t b i l d u n g d u r c h g e f ü h r t e n externen
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n s i n d i n dem A n t r a g d i e auf der R u c k s e i t e des
Vordrucks vorgesehenen Angaben, insbesondere Über das Programm und d i e
Z a h l der U n t e r r i c h t s s t u n d e n , m i t z u t e i l e n .
A r t i k e l 6 - K r i t e r i e n zur B e u r t e i l u n g des Antrags
1. Das R e f e r a t F o r t b i l d u n g b e s c h l i e ß t über den A n t r a g n a m e n t l i c h nach
f o l g e n d e n K r i t e r i e n
F o r t b i l d u n g s p l a n der G e n e r a l d i r e k t i o n bzw. des D i e n s t e s
Interesse f ü r d i e D i e n s t s t e l l e oder das Organ
g e g e b e n e n f a l l s S t e l l u n g n a h m e n der V e r a n t w o r t l i c h e n der b e t r e f f e n d e n
G e n e r a l d i r e k t i o n bzw. des b e t r e f f e n d e n Dienstes
- e t w a i g e besondere Zulassungsbedingungen
E i n h a l t u n g der F r i s t e n f ü r d i e A n t r a g s t e l l u n g .
2. D i e Zulassung zu bestimmten von der K o m m i s s i o n d u r c h g e f ü h r t e n oder
g e n e h m i g t e n F o r t b i l d u n g s k u r s e n oder - l e h r g a n g e n kann vom E r g e b n i s e i n e s
Eignungstests oder, f a l l s d i e Maßnahme verschiedene B i l d u n g s s t u f e n
u m f a ß t , vom Bestehen e i n e r Z u l a s s u n g s p r ü f u n g zur gewünschten Stufe
a b h a n g i g gemacht werden.
3. L i e g t k e i n e besondere Begründung v o r , so w i r d der A n t r a g a b g e l e h n t , f a l l s
der B e t r e f f e n d e b e r e i t s an der g l e i c h e n oder e i n e r g l e i c h w e r t i g e n
Maßnahme t e i l g e n o m m e n h a t .
4. Der A n t r a g auf T e i l n a h m e an e i n e r e x t e r n e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e kann
f e r n e r a b g e l e h n t werden, f a l l s d i e K o m m i s s i o n g l e i c h w e r t i g e Kurse
v e r a n s t a l t e t .
5. A l s F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n i m S i n n e d i e s e r M o d a l l t a t e n g e l t e n nur
Maßnahmen zum E r w e r b , zur V e r v o l l k o m m n u n g oder zur A u f f r i s c h u n g b e r u f l i c h
e i n s c h l a g i g e r K e n n t n i s s e , insbesondere solche, d i e auf e i n e m
S t u d i e n p r o g r a m m beruhen oder d i e L a u f b a h n e n t w i c k l u n g f o r d e r n .
6. W i r d e i n von der G e n e r a l d i r e k t l o n b z w . dem D i e n s t e i n g e r e i c h t e r A n t r a g
g e n e h m i g t , so hat der B e t r e f f e n d e g e g e b e n e n f a l l s Anspruch auf e i n e
f i n a n z i e l l e B e t e i l i g u n g und e i n e n D i e n s t r e i s e a u f t r a g nach Maßgabe der in
T i t e l I I I und I V vorgesehenen Bedingungen.
7 W i r d e i n vom Beamter auf eigenen Wunsch e i n g e r e i c h t e r A n t r a g g e n e h m i g t ,
so hat der B e t r e f f e n d e Anspruch auf e i n e f i n a n z i e l l e B e t e i l i g u n g und auf
D i e n s t b e f r e i u n g nach Maßgabe der i n T i t e l I I I und I V vorgesehenen
Bedingungen.
A r t i k e l 7 - Anmeldung zu F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n
1. D i e Anmeldung zu den von der Kommission d u r c h g e f ü h r t e n
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n e r f o l g t durch das R e f e r a t F o r t b i l d u n g .
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I m F a l l e der n i c h t von der K o m m i s s i o n d u r c h g e f ü h r t e n
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n e r f o l g t d i e A n m e l d u n g
d u r c h das R e f e r a t F o r t b i l d u n g oder g e g e b e n e n f a l l s durch d i e
b e t r e f f e n d e V e r w a l t u n g s e i n h e i t , wenn der A n t r a g von e i n e r
G e n e r a l d i r e K t i o n bzw. e i n e m D i e n s t e i n g e r e i c h t w i r d ;
durch den Beamten oder sonstigen B e d i e n s t e t e n , wenn der A n t r a g auf
eigenen Wunsch e i n g e r e i c h t w i r d .
3. I n a l l e n F ä l l e n e n t s c h e i d e t das R e f e r a t F o r t b i l d u n g über d i e Anmeldung.
A r t i k e l 8 - Beschwerden
1. D i e Weigerung, eine vom Beamten oder sonstigen B e d i e n s t e t e n auf e i g e n e n
Wunsch beantragte F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e i n den E n t w u r f des
F o r t b i l d u n g s p l a n s aufzunehmen, muß begründet werden; d i e Begründung ist
dem B e t r e f f e n d e n m i t z u t e i l e n .
2. I m F a l l e der W e i g e r u n g , e i n e vom Beamten auf eigenen Wunsch beantragte
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e i n den E n t w u r f des F o r t b i l d u n g s p l a n s e i n z u b e z i e h e n ,
kann s i c h der B e t r e f f e n d e an den z u s t ä n d i g e n G e n e r a l d i r e k t o r oder seinen
S t e l l v e r t r e t e r wenden, wobei der ö r t l i c h e F o r t b i l d u n g s a u s s c h u ß i n
K e n n t n i s zu setzen i s t . Der z u s t ä n d i g e G e n e r a l d i r e k t o r oder s e i n
S t e l l v e r t r e t e r b e s c h l i e ß t nach S t e l l u n g n a h m e des ö r t l i c h e n
F o r t b i l d u n g s a u s s c h u s s e s so r e c h t z e i t i g , daß d i e auf eigenen Wunsch
beantragte F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e g e g e b e n e n f a l l s noch i n den
F o r t b i l d u n g s p l a n einbezogen werden k a n n .
3. Kommt k e i n E i n v e r n e h m e n zustande, so kann s i c h der Beamte oder sonstige
Bedienstete an den zuständigen G e n e r a l d i r e k t o r oder dessen S t e l l v e r t r e t e r
wenden, wobei der ö r t l i c h e F o r t b i l d u n g s a u s s c h u ß I n K e n n t n i s zu setzen
i s t . Der z u s t ä n d i g e G e n e r a l d i r e k t o r oder s e i n S t e l l v e r t r e t e r b e s c h l i e ß t
nach S t e l l u n g n a h m e des ö r t l i c h e n Fortbildungsausschusses so r e c h t z e i t i g ,
daß der F o r t b i l d u n g s p l a n g e g e b e n e n f a l l s geändert werden K a n n .
4. Bei A b l e h n u n g eines Antrags auf T e i l n a h m e an einer F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e
kann s i c h sowohl der Beamte oder sonstige B e d i e n s t e t e a l s auch der
z u s t ä n d i g e G e n e r a l d i r e k t o r oder s e i n S t e l l v e r t r e t e r an den
G e n e r a l d i r e k t o r f ü r Personal und V e r w a l t u n g wenden, wobei der ö r t l i c h e
F o r t b i l d u n g s a u s s c h u ß i n K e n n t n i s zu setzen i s t . Der G e n e r a l d i r e k t o r f ü r
Personal und V e r w a l t u n g b e s c h l i e ß t nach S t e l l u n g n a h m e des ö r t l i c h e n
Fortbildungsausschusses so r e c h t z e i t i g , daß d i e T e i l n a h m e des
B e t r e f f e n d e n an der F o r t b i l d u n g n s m a ß n a h m e g e g e b e n e n f a l l s noch m ö g l i c h
i s t .
5. Der Beschluß w i r d dem A n t r a g s t e l l e r sowie a l l e n Personen, d i e zu dem
A n t r a g S t e l l u n g genommen haben, zur K e n n t n i s g e b r a c h t .
6. Diese Bestimmungen t r e t e n n i c h t an d i e S t e l l e des i m S t a t u t der Beamten
und i n den B e s c h ä f t i g u n g s b e d i n g u n g e n f ü r d i e sonstigen Bediensteten
vorgesehenen Beschwer de v e r f a h r e n .
46 - I . A . n° 839 du 18.3.1994
T I T E L III F I N A N Z I E L L E B E T E I L I G U N G DER K O M M I S S I O N
A r t i k e l 9 - T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf A n t r a g e i n e r
G e n e r a l d i r e k t i o n oder e i n e s D i e n s t e s
1 Bei der T e i l n a h m e an F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n auf A n t r a g e i n e r
G e n e r a l d i r e k t l o n oder eines Dienstes werden d i e Anmelde- und
Prüfungsgebühren nach Maßgabe der v e r f ü g b a r e n H a u s h a l t s m i t t e l den f ü r d i e
F o r t b i l d u n g zur V e r f u g u n g stehenden M i t t e l n a n g e l a s t e t D i e sonstigen
Kosten, vor a l l e m e t w a i g e D i e n s t r e i s e K o s t e n , werden von der
V e r w a l t u n g s e i n h e i t übernommen, der der B e t r e f f e n d e angehort D i e s e
e r t e i l t g e g e b e n e n f a l l s e i n e n D i e n s t r e i s e a u f t r a g
I m F a l l e b e s t i m m t e r , i m F o r t b i l d u n g s p l a n entsprechend b e z e i c h n e t e r
F o r t b i l d u n g s i n a ß n a h m e n , können diese sonstigen Kosten nach Maßgabe der
v e r f u g b a r e n H a u s h a l t s m i t t e l entsprechend den von G e n e r a l d i r e k t o r f ü r
Personal und V e r w a l t u n g f e s t g e l e g t e n M o d a l l t a t e n aus den i n A r t i k e l A130
i m Rahmen der F o r t b i l d u n g f ü r D i e n s t r e i s e n vorgesehenen M i t t e l n
f i n a n z i e r t w e r d e n , zuvor ist d i e S t e l l u n g n a h m e des Lenkungsausschusses
f ü r F o r t b i l d u n g e i n z u h o l e n
A r t i k e l 10 - T e i l n a h m e an F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n auf eigenen Wunsch
1 I m F a l l e von F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n i m d i e n s t l i c h e n Interesse, an denen
der Beamte oder s o n s t i g e B e d i e n s t e t e auf e i g e n e n Wunsch t e i l n i m m t ,
b e s c h r a n k t s i c h d i e f i n a n z i e l l e B e t e i l i g u n g der K o m m i s s i o n auf d i e
A n m e l d e - und P r ü f u n g s g e b ü h r e n , wobei d i e nachstehend f e s t g e l e g t e n
B e d i n g u n g e n maßgebend s i n d D i e K o m m i s s i o n b e t e i l i g t s i c h weder an den
Reisekosten vom D i e n s t o r t zum O r t der F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e noch an den
A u f e n t h a l t s k o s t e n oder an den Kosten f ü r L e h r m a t e r i a l D i e Ü b e r n a h m e der
Kosten f ü r ü b e r m ä ß i g a u f w e n d i g e F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n kann a b g e l e h n t
werden
2 Außer i m F a l l e von K u r z z e i t s p r a c h k u r s e n f ü r Beamte an den D i e n s t o r t e n , an
denen r e g e l m ä ß i g Kurse s t a t t f i n d e n , können d i e A n m e l d e - und
P r ü f u n g s g e b ü h r e n f ü r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n i m d i e n s t l i c h e n I n t e r e s s e , an
denen der B e t r e f f e n d e auf eigenen Wunsch t e i l n i m m t , nach Maßgabe der f ü r
d i e F o r t b i l d u n g v e r f u g b a r e n H a u s h a l t s m i t t e l b i s zu f o l g e n d e r Hohe
übernommen werden
- 80 % e i n e s G r u n d b e t r a g s von höchstens 20 000 BFR (*)
- 50 % des Betrags z w i s c h e n 20 000 B F R und 50 000 BFR (**)
Der über den B e t r a g von 50 000 BFR hinausgehende T e i l der Gebuhren w i r d
n i c h t e r s t a t t e t (***)
(*) E r s t a t t u n g s f a h i g e r H o c h s t b e t r a g 16 000 BFR
(**) E r s t a t t u n g s f a h i g e r Hochstbetrag 15 000 BFR
(***) E r s t a t t u n g s f a h i g e r Hochstbetrag insgesamt 31 000 BFR
l A n° 839 du 18.3.1994-47
3. D i e übernommenen Gebühren werden nach Abschluß der F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e
gegen V o r l a g e der Belege ( T e i l n a h m e b e s c h e i n i g u n g , q u i t t i e r t e Rechnung
oder Q u i t t u n g ) und des i n A r t i k e l 18 genannten Beurteilungsbogens auf das
vom T e i l n e h m e r angegebene Konto ü b e r w i e s e n .
T I T E L I V : F O R T B I L D U N G S U R L A U B
A r t i k e l 11 - T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf Antrag einer
Genera l direktion oder e i n e s D i e n s t e s
D i e Dauer der T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e auf Antrag e i n e r
G e n e r a l d i r e k t i o n oder eines Dienstes g i l t a l s A r b e i t s z e i t . H i e r f ü r ist k e i n e
D i e n s t b e f r e i u n g zu b e a n t r a g e n .
A r t i k e l 12 - D i e n s t b e f r e i u n g zur T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e
auf eigenen Wunsch
Für Maßnahmen i m d i e n s t l i c h e n Interesse, an denen der Beamte auf eigenen
Wunsch t e i l n i m m t , kann d i e f ü r U r l a u b zuständige S t e l l e , wenn d i e T e i l n a h m e
an der F o r t b i l d u n g es e r f o r d e r t , u n t e r folgenden Bedingungen D i e n s t b e f r e i u n g
gewähren:
1. Von der K o m m i s s i o n d u r c h g e f ü h r t e Maßnahmen
D i e A r b e i t s z e i t , d i e der T e i l n e h m e r für d i e von der K o m m i s s i o n
d u r c h g e f ü h r t e n Maßnahmen aufwendet, g i l t n i c h t a l s F o r t b i l d u n g s u r l a u b und
w i r d n i c h t auf den J a h r e s u r l a u b angerechnet.
2. N i c h t von der K o m m i s s i o n durchgeführte Maßnahmen
2.1 F o r t b i l d u n g w ä h r e n d der n o r m a l e n D i e n s t z e i t
a) Sprachkurse von k u r z e r Dauer
Für s p r a c h l i c h e F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n , d i e 20 A r b e i t s t a g e n i c h t
ü b e r s c h r e i t e n , w i r d unter f o l g e n d e n B e d i n g u n g e n D i e n s t b e f r e i u n g
b i s zu 10 Tagen i m J a h r g e w ä h r t :
Der Sprachkurs muß - außer i n ordnungsgemäß begründeten F ä l l e n -
auf d i e E r l e r n u n g e i n e r der Amtssprachen der G e m e i n s c h a f t e n oder.
der Sprache des D i e n s t o r t e s z i e l e n ; er muß i n e i n e m Land(
s t a t t f i n d e n , i n dem d i e b e t r e f f e n d e Sprache a l l g e m e i n b e n u t z t
w i r d , und der V e r v o l l k o m m n u n g der b e r e i t s vorhandenen
Sprachkenntnisse d i e n e n .
Der T e i l n e h m e r muß ausreichende Vorkenntnisse i n der b e t r e f f e n d e n
Sprache b e s i t z e n ; der b e r u f l i c h e Nutzen muß von der D i e n s t s t e l l e ,
i n der der B e t r e f f e n d e b e s c h ä f t i g t I s t , begründet werden.
48 - I.A. n° 839 du ,18.3.1994
Der Sprachkurs muß vom R e f e r a t F o r t b i l d u n g genehmigt werden und auf
e i n e m f ü r den B e t r e f f e n d e n geeigneten N i v e a u s t a t t f i n d e n
Der Sprachkurs muß mindestens v i e r U n t e r r i c h t s s t u n d e n je A r b e i t s t a g e
umfassen und s i c h über mindestens zwei Wochen erstrecken
Außer bei e i n e r besonderen Begründung der b e t r e f f e n d e n D i e n s t s t e l l e
kann f ü r e i n e Sprache nur e i n m a l D i e n s t b e f r e i u n g gewahrt werden
S i n d d i e vorstehenden Voraussetzungen e r f ü l l t , so w i r d d i e
D i e n s t b e f r e i u n g f ü r d i e H ä l f t e der Gesamtdauer der F o r t b i l dungsmaßnahme
g e w a h r t , d i e z w e i t e H ä l f t e w i r d auf den J a h r e s u r l a u b des T e i l n e h m e r s
angerechnet
B) F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n von kurzer Dauer, ausgenommen Sprachkurse
Bei F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n , ausgenommen Sprachkurse, d i e 20 A r b e i t s t a g e
n i c h t ü b e r s c h r e i t e n , w i r d f ü r d i e H ä l f t e der Gesamtdauer D i e n s t b e f r e i u n g
b i s zu 10 A r b e i t s t a g e n J ä h r l i c h g e w ä h r t , d i e z w e i t e H ä l f t e w i r d auf den
J a h r e s u r l a u b des T e i l n e h m e r s angerechnet
C) I n t e n s i v l e h r g a n g e
Beamte oder sonstige Bedienstete können f ü r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n , d i e 20
A r b e i t s t a g e überschreiten und sich n i c h t über m e h r e r e J a h r e e r s t r e c k e n ,
vom D i e n s t b e f r e i t werden, sofern i h r A n t r a g vom G e n e r a l d i r e k t o r oder
seinem S t e l l v e r t r e t e r ordnungsgemäß begründet w i r d D i e D i e n s t b e f r e i u n g
kann I n v i e r Jahren höchstens 30 A r b e i t s t a g e betragen S i e w i r d f ü r d i e
H ä l f t e der Gesamtdauer der Fortbildungsmaßnahme g e w ä h r t , d i e z w e i t e
H ä l f t e w i r d auf den J a h r e s u r l a u b angerechnet Diese Ausnahmegenehmigung
w i r d bei späteren Anträgen auf F o r t b i l d u n g s u r l a u b b e r ü c k s i c h t i g t
D ) E i n - oder m e h r j ä h r i g e s S t u d i u m
E i n e m Beamten oder sonstigen B e d i e n s t e t e n , dessen T e i l n a h m e an e i n e r
m e h r j ä h r i g e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e genehmigt worden i s t , k a n n , sofern er
d i e Voraussetzungen f ü r d i e Zulassung zum f o l g e n d e n Jahr e r f ü l l t ,
D i e n s t b e f r e i u n g g e w a h r t werden Der Beamte oder sonstige Bedienstete w i r d
dann w i e f o l g t b e u r l a u b t
- i m ersten J a h r f ü r d i e H ä l f t e der U n t e r r i c h t s s t u n d e n , höchstens
jedoch f ü r 10 Tage (oder d i e entsprechende A n z a h l von S t u n d e n ) ,
i m z w e i t e n Jahr f ü r d i e H ä l f t e der U n t e r r i c h t s s t u n d e n , höchstens
Jedoch f ü r 15 Tage,
ab dem d r i t t e n Jahr f ü r d i e G e s a m t z a h l der U n t e r r i c h t s s t u n d e n ,
höchstens Jedoch f ü r 15 Tage (oder d i e entsprechende A n z a h l von
Stunden)
l A n° 839 du 18.3. 1994-49
2 . 2 F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n a u ß e r h a l b der n o r m a l e n D i e n s t z e i t
a) Für F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n a u ß e r h a l b der n o r m a l e n D i e n s t z e i t , d i e s i c h
über e i n oder mehrere J a h r e erstrecken, kann e i n A u s g l e i c h gewahrt
werden, der der unter 2 . 1 . d vorgesehenen D i e n s t b e f r e i u n g f ü r
b e r u f l i c h e F o r t b i l d u n g e n t s p r i c h t . H i e r z u ist dem R e f e r a t F o r t b i l d u n g
nach Abschluß der b e t r e f f e n d e n Maßnahme oder nach A b l a u f Jedes
Hochschul- b z w . S c h u l j a h r e s e i n e B e s c h e i n i g u n g der b e t r e f f e n d e n
B i l d u n g s e i n r i c h t u n g über d i e Z a h l der U n t e r r i c h t s s t u n d e n v o r z u l e g e n ,
an denen der B e t r e f f e n d e t e i l g e n o m m e n h a t .
B) Für F e r n u n t e r r i c h t , der s i c h über e i n oder m e h r e r e J a h r e e r s t r e c k t ,
kann nach Maßgabe von Punkt 2.1.d f ü r Jedes bestandene Examen bzw.
jede bestandene P f l i c h t p r u f u n g e i n Tag D i e n s t b e f r e i u n g g e w a h r t
werden. H i e r z u s i n d entsprechende Nachweise v o r z u l e g e n .
A r t i k e l 13: - Beschwerde bei A b l e h n u n g des A n t r a g s auf D i e n s t b e f r e i u n g
Bei A b l e h n u n g e i n e s A n t r a g s kann der b e t r o f f e n e Beamte oder sonstige
Bedienstete gemäß A r t i k e l 8 Absatze 4 b i s 6 Beschwerde e i n l e g e n .
A r t i k e l 14: - D i e n s t b e f r e i u n g zur T e i l n a h m e an P r ü f u n g e n auf eigenen Wunsch
1 Z u s ä t z l i c h zu der i n A r t i k e l 12 vorgesehenen D i e n s t b e f r e i u n g kann der
Beamte oder sonstige B e d i e n s t e t e im H i n b l i c k auf d i e T e i l n a h m e an
P r ü f u n g e n i m Rahmen der F o r t b i l dungsmaßnahmen, d i e den i n A r t i k e l 6 Punkt
5 f e s t g e l e g t e n K r i t e r i e n entsprechen, an den Tagen, an denen seine
Anwesenheit e r f o r d e r l i c h i s t , vom D i e n s t b e f r e i t werden. D i e
D i e n s t b e f r e i u n g b e t r ä g t höchstens 10 A r b e i t s t a g e pro J a h r ; h i n z u kommen
g e g e b e n e n f a l l s d i e f ü r d i e R e i s e zum P r ü f u n g s o r t und d i e R u c k r e i s e
e r f o r d e r l i c h e n Reisetage, wenn d i e Reise n i c h t an einem Wochenende oder
an e i n e m F e i e r t a g e r f o l g e n kann (•).
2. Zur V o r b e r e i t u n g von D i s s e r t a t i o n e n , Abhandlungen, Prüfungen oder
Lehrgangen w i r d k e i n e D i e n s t b e f r e i u n g g e w a h r t .
A r t i k e l 15 - F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n f ü r Beamte der Sonder l auf bahn
S p r a c h e n d i e n s t
1. A b w e i c h e n d von A r t i k e l 12 und unbeschadet der S t i p e n d i e n r e g e l u n g f ü r
K o n f e r e n z d o l m e t s c h e r (**) können d i e ü b r i g e n Beamten der Sonder l auf bahn
Sprachendienst(**) zu i h r e r s p r a c h l i c h e n F o r t b i l d u n g m i t E i n w i l l i g u n g der
z u s t a n d i g e n D i e n s t s t e l l e a l l e v i e r J a h r e e i n e n F o r t b i l d u n g s u r l a u b von
höchstens 30 A r b e i t s t a g e n e r h a l t e n ; maßgebend s i n d d i e vom
G e n e r a l d i r e k t o r f ü r Personal und V e r w a l t u n g erlassenen M o d a l l t a t e n (**).
(*) V g l . U r l a u b s r e g e l u n g
(**) Für Beamte der Sonder l auf bahn S p r a c h e n d i e n s t , d i e dem Gemeinsamen
Dolmetscher-Konferenzdienst oder dem Ubersetzungsdienst angehören,
g e l t e n Sonderbestimmungen
50 - I.A. n° 839 du 18.3.1994
2. D i e A n m e l d e - und P r ü f u n g s g e b ü h r e n b e t r e f f e n d d i e T e i l n a h m e an den
M a ß n a h m e n , f ü r d i e d i e d i e s e m F o r t b i l d u n g s u r l a u b entsprechende
D i e n s t b e f r e i u n g g e w a h r t w u r d e , können nach den i n A r t i k e l 10 vorgesehenen
M o d a l l t a t e n vom Organ übernommen werden.
A r t i k e l 16. - B e a n t r a g u n g und Anrechnung des F o r t b i l d u n g s u r l a u b s
1. D i e n s t b e f r e i u n g f ü r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n oder A u s g l e i c h entsprechend der
D i e n s t b e f r e i u n g , d i e zur T e i l n a h m e an Maßnahmen auf eigenen Wunsch oder
an P r ü f u n g e n vorgesehen i s t , ist auf dem ü b l i c h e n Vordruck
( U r l a u b s a n t r a g ) zu b e a n t r a g e n . I n dem A n t r a g s i n d O r t , Datum und U h r z e i t
der U n t e r r i c h t s s t u n d e n oder P r ü f u n g e n anzugeben. B e i m e h r j ä h r i g e n
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n i s t f ü r Jedes Hochschul J a h r e i n A n t r a g zu s t e l l e n .
2 Der Z e i t r a u m der D i e n s t b e f r e i u n g w i r d nach A b s c h l u ß der
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e e n d g ü l t i g f e s t g e l e g t . Zu d i e s e m Zweck i s t der f ü r
U r l a u b z u s t a n d i g e n D i e n s t s t e l l e e i n e B e s c h e i n i g u n g über d i e e f f e k t i v e
T e i l n a h m e an den Kursen oder P r ü f u n g e n v o r z u l e g e n . A n d e r n f a l l s w i r d d i e
entsprechende B e u r l a u b u n g s z e l t auf den J a h r e s u r l a u b angerechnet
T I T E L V S O N D E R B E S T I M M U N G E N
A r t i k e l 17 - U n f ä h i g k e i t zur T e i l n a h m e an e i n e r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e
1 Kann e i n B e a m t e r oder sonstiger B e d i e n s t e t e r an e i n e r
F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e , zu der er angemeldet i s t , n i c h t t e i l n e h m e n , so hat
er d i e s u n v e r z ü g l i c h dem R e f e r a t F o r t b i l d u n g m i t z u t e i l e n .
2 I s t der B e t r e f f e n d e aus p e r s ö n l i c h e n G r ü n d e n v e r h i n d e r t , so hat er d i e s
zu b e g r ü n d e n , a n d e r n f a l l s muß er d i e zu Lasten der H a u s h a l t s m i t t e l f ü r
F o r t b i l d u n g n s m a ß n a h m e n v e r a u s l a g t e n Kosten e r s t a t t e n oder d i e f ä l l i g e n
A n m e l d e k o s t e n ü b e r n e h m e n .
3. Ist der Beamte aus d i e n s t l i c h e n G r ü n d e n v e r h i n d e r t , so hat der
K o o r d i n a t o r f ü r F o r t b i l d u n g das R e f e r a t F o r t b i l d u n g nach S t e l l u n g n a h m e
des u n m i t t e l b a r e n D i e n s t v o r g e s e t z t e n e n t s p r e c h e n d zu u n t e r r i c h t e n .
l A n° 839 du 18.3.1994-51
A r t i k e l 18 - B e u r t e i l u n g der F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n
Nach Beendigung e i n e s F o r t b i l d u n g s l e h r g a n g s f ü l l t der B e t r e f f e n d e den vom
R e f e r a t F o r t b i l d u n g e r s t e l l t e n B e u r t e i l u n g s b o g e n aus und sendet i h n nach
A b z e i c h n u n g durch den K o o r d i n a t o r f ü r F o r t b i l d u n g an dieses R e f e r a t zuruck
A r t i k e l 19 - T e i l n a h m e b e s c h e i n i g u n g e n . Zeugnisse und D i p l o m e
1. Beamte oder sonstige Bedienstete, d i e an e i n e r von der K o m m i s s i o n
d u r c h g e f ü h r t e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e t a t s ä c h l i c h t e i l g e n o m m e n haben,
können e i n e Teilnahmebescheinigung v e r l a n g e n
2. Beamte oder sonstige B e d i e n s t e t e , denen f ü r d i e T e i l n a h m e an e i n e r n i c h t
von der K o m m i s s i o n d u r c h g e f ü h r t e n F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e D i e n s t b e f r e i u n g
oder e i n e f i n a n z i e l l e B e t e i l i g u n g des Organs gewahrt w u r d e , haben dem
R e f e r a t F o r t b i l d u n g b i n n e n zwei Monaten nach A b s c h l u ß der Maßnahme d i e
T e i l n a h m e b e s c h e i n i g u n g sowie die b e t r e f f e n d e n Zeugnisse oder D i p l o m e zu
ü b e r m i t t e l n .
3 Der B e t r e f f e n d e kann v e r l a n g e n , daß diese B e s c h e i n i g u n g e n , Zeugnisse oder
D i p l o m e i n seine P e r s o n a l a k t e aufgenommen werden.
T I T E L V I SCHLUSSBESTIMMUNGEN
A r t i k e l 20 - E n t s c h e i d u n g s b e f u g n i s
1 Der G e n e r a l d i r e k t o r f ü r Personal und V e r w a l t u n g e n t s c h e i d e t über jede d i e
F o r t b i l d u n g b e t r e f f e n d e Frage. Er kann diese B e f u g n i s , außer i m F a l l e von
E n t s c h e i d u n g e n über Beschwerden wegen A b l e h n u n g eines A n t r a g s , den
z us t a n di ge n G e n e r a l d i r e k t o r e n oder D i e n s t l e i t e r n übertragen Über Fragen
i m Zusammenhang m i t D i e n s t b e f r e i u n g f ü r F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e n entscheidet
d i e f ü r U r l a u b z u s t a n d i g e D i e n s t s t e l l e .
2. D i e D u r c h f ü h r u n g der v o r l i e g e n d e n Anwendungsmodal i t a t e n i n den I n s t i t u t e n
der GFS k a n n , außer bei Fragen i m Zusammenhang m i t A r t i k e l 8, i m Rahmen
der v o r l i e g e n d e n B e s t i m m u n g e n an d i e besondere V e r w a l t u n g s s t r u k t u r der
Gemeinsamen F o r s c h u n g s s t e l l e angepaßt werden. Über d i e Anpassungen«
entscheidet der G e n e r a l d i r e k t o r der Gemeinsamen F o r s c h u n g s s t e l l e in
Rahmen der i h m übertragenen B e f u g n i s nach S t e l l u n g n a h m e der ö r t l i c h e n
Fortbildungsausschüsse.
A r t i k e l 21 - P e r i o d i s c h e B e r i c h t e r s t a t t u n g über d i e Umsetzung der
Anwendungsmodalitaten
D i e Umsetzung der v o r l i e g e n d e n Anwendungsmodalitaten i s t Gegenstand
p e r i o d i s c h e r B e r i c h t e , d i e auf V e r a n l a s s u n g des Lenkungsausschusses f ü r
F o r t b i l d u n g e r s t e l l t und dem G e n e r a l d i r e k t o r f ü r Personal und V e r w a l t u n g
sowie zur K e n n t n i s n a h m e den f ü r F o r t b i l d u n g z u s t ä n d i g e n D i e n s t s t e l l e n
ü b e r m i t t e l t werden.
52 - l A n° 839 du 18.3.1994
ZUSAMMENFASSENDE Ü B E R S I C H T
F O R T B I L D U N G S U R L A U B FÜR D I E T E I L N A H M E AN E X T E R N E N K U R S E N BZW. L E H R G A N G E N ODER
PRÜFUNGEN AUF E I G E N E N WUNSCH
Aus der nachstehenden Ü b e r s i c h t geht hervor, w e l c h e M ö g l i c h k e i t e n f ü r
F o r t b i l d u n g s u r l a u b bestehen, sofern d i e Voraussetzungen f ü r d i e T e i l n a h m e an
der F o r t b i l d u n g s m a ß n a h m e e r f ü l l t s i n d . Angegeben w i r d j e w e i l s d i e H o c h s t z a h l
der Tage bzw. der entsprechenden Stunden. Sofern n i c h t s anderes b e s t i m m t
i s t , w i r d der U r l a u b i n n e r h a l b dieser Grenzen für d i e H ä l f t e der Gesamtdauer
der Maßnahme g e w ä h r t , wahrend d i e andere H ä l f t e auf den J a h r e s u r l a u b des
T e i l n e h m e r s angerechnet w i r d .
U n t e r b e s t i m m t e n Voraussetzungen w i r d F o r t b i l d u n g s u r l a u b k ü n f t i g auch a l s
" A u s g l e i c h " f ü r U n t e r r i c h t s s t u n d e n a u ß e r h a l b der n o r m a l e n D i e n s t z e i t sowie
f ü r F e r n u n t e r r i c h t g e w a h r t .
l A n° 839 du 18.3.1994-53
Anweisungen (*)
1 Der ordnungsgemäß ausgefüllte Vordruck ist dem Fortbildungskoordmator der
Generaldirektion/Dienststelle zuzuleiten Dieser leitet den Antrag nach den im Rahmen der
dezentral erstellten Fortbildungspläne an das Referat Fortbildung weiter, und zwar jedenfalls
. bei Fortbildungsmaflnahmen einer externen Einrichtung spätestens einen Monat vor dem
vorgesehenen Anmeldesschluß,
• vor dem für interne Fortbildungsmaßnahmen der Kommissionsdienststellen vorgesehenen
Anmeldesschluß
2 Bei externen Fortbildungsmaßnahmen ist dem Antrag das Programm der externen
Einrichtung beizufügen, außerdem sind die Zahl der Unterrichtsstunden Je Sachgebiet sowie die
Gesamtzahl der Unterrichtsstunden anzugeben Bei Fortbildungsmaßnahmen, die sich über
mehrere Jahre erstrecken, ist für jedes Jahr ein neuer Antrag zu stellen
3 Um Fortbildungsurlaub zu erhalten ist dem Antrag auf Teilnahme an einer
Fortbildungsmaßnahme ein entsprechender Urlaubsantrag beizufügen
4 Um Dienstbefreiung für die Teilnahme an Prüfungen zu erhalten, ist der Urlaubsstelle des
Dienstorts eine Bescheinigung über die abgelegten Prüfungen zuzuleiten
5 Fernunterricht Wird Dienstbefteiung im Anschluß anbestandene Examina oder Pflichtprüfingen
beantragt, so ist der Urlaubsstelle des Dienstorts ein entsprechender Nachweis vorzulegen
• ANGABEN ZUR BESCHREIBUNG DER FORTBILDUNGSMASSNAHME
- Bitte verwenden Sie die Bezeichnungen und Codenummern des Fortbildungsprogramms für
das Personal der Kommission
- Sprachen Code (Kurse, die von der Kommission veranstaltet werden)
D A
D E
E L
E N
E S
F R
I T
N L
PT
FI
N O SV
A R
J A
R U
(*) Der vollständige Text der Regelung ist in den Verwaltungsmittellungen
Nr 839 vom 15 3 1994 veröffentlicht
l A n° 839 du 18.3.1994-55
DA Teksten offentliggøres senere pa de øvrige sprog.
DE Die übrigen Sprachfassungen werden später
veröffentlicht.
EN The other language versions will follow.
ES Las demás versiones lingüísticas serán publicadas
posteriormente.
FR Les autres versions linguistiques seront publiées
ultérieurement.
IT Le altre versioni linguistiche verranno pubblicate
in seguito.
NL De andere taalversies worden later gepubliceerd.
PT As outras versões linguísticas serão publicadas
ulteriormente.
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